社内規程管理クラウド「KiteRa」、規程改定時に従業員へ自動通知する新機能を提供開始。6割がこの半年で規程を確認していない実態を受け、法改正・規程改定時の周知強化

〜規程改定から周知までを効率化する社内規程DXで、働き方改革を推進〜

社内規程管理クラウドの企業向けサービス「KiteRa Biz（キテラビズ）」と、社労士向けサービス「KiteRa Pro（キテラプロ）」を展開する株式会社KiteRa（代表取締役社長CEO：植松隆史、本社：東京都港区、読み：キテラ、以下「当社」）は、社内規程が改定された際や新版が確定された際に、KiteRaに登録している全従業員に自動でメール通知を行う『社内周知機能』を新たに提供開始します。

これにより、最新の規程情報をリアルタイムで全従業員に共有することができるようになるため、従業員一人ひとりが社内規程の改定をスピーディに把握することができる環境が整い、ガバナンス向上につながります。また、社内規程は育児・介護休業法や労働基準法といった働き方に関する法改正を受け改定されることもが多く、本機能により規程改定の周知を強化することで、働き方改革の推進と法律で定められた周知義務への対応を支援します。

■開発背景
働き方改革の推進に伴い、社内規程の正確な理解と適切な適用が求められています。社内規程は、労働条件や福利厚生など、会社と従業員間のルールが記載された重要な文書です。社内規程を整備することで、社内のガバナンスが強化され、従業員が安心して働ける職場環境を構築することができます。
しかし、規程を定期的に確認し最新の更新を常に把握している従業員は多くありません。

当社が、20〜50代の会社員105名を対象に実施した調査では「直近6か月で就業規則をはじめとする社内規程を確認する機会はどれくらいありましたか？」との質問に対し、約6割が「全く確認する機会がない／ほとんど確認する機会がない」と回答しました※。
これらのことから、改定した規程に対し、従業員の理解度や遵守度を向上するには、従業員一人ひとりが常に最新の情報を手軽に入手できる環境を提供することが重要だと考え、社内規程が改定された際や新版が確定された際に、KiteRaに登録している全従業員に自動で新旧規程等の差分が明示されたメール通知を行う『社内周知機能』を開発し、新たに提供開始します。また、社内周知の履歴及びお知らせの内容はKiteRa内に保管されるため、法律に定められた周知が正しく行われていることを確認することが可能です。

さらに既存の「ダッシュボード機能」において、規程がどの程度従業員に参照されているかを把握することが可能となっており、これらの機能を組み合わせることで自動通知による改定後の周知実態を見える化することが可能です。

　　　　　　　　　　　　　　　「社内規程確認頻度に関するアンケート」より※

■『社内周知機能』について

社内規程を改定した際や新版が確定した際、KiteRa上に登録されている全従業員に自動で新旧規程の差分が明示されたメール通知を送る機能です。最新の規程情報をリアルタイムで全従業員に共有することができるため、従業員は改定箇所をスピーディに把握することができます。また、就業規則及び36協定等の労使協定は、法律により周知の義務が定められてます。本機能では社内周知の履歴及びお知らせの内容がKiteRa内に保管されるため、法律に定められた周知が正しく行われていることを確認することが可能です。

既存の「ダッシュボード機能」も組み合わせることで、管理者はどの規程を誰が見たのか、といった規程の閲覧状況を一覧で確認することができるため、周知義務の徹底を図ることができます。

＜社内周知機能＞

　　　　管理画面では社内周知の履歴や社員のアクセス状況を確認することが可能

＜ダッシュボード機能＞

　　　　　　管理者はダッシュボード上で、閲覧状況を詳細に確認することが可能

■この度の新機能リリースについて

この度提供を開始した『社内周知機能』は、従業員が最新の規程情報を閲覧することを可能にし、既存の「ダッシュボード機能」により管理者は規程の運用状況を詳細に把握することができます。

今後も当社は人々が安心して働ける世界をつくるため、社内規程管理クラウド「KiteRa」の提供を通じて社内規程管理DXを推進し、規程管理業務の効率化と高レベルの内部統制実現に取り組んでまいります。

※「社内規程確認頻度に関するアンケート」調査概要

調査対象者：20〜50代の会社員

調査期間：2023年7月18日

調査方法：インターネットを利用したアンケート調査

有効回答数：105

■企業向け規程マネジメントシステム「KiteRa Biz」について

「KiteRa Biz」は社内規程の作成、編集、管理および行政への申請プロセスをクラウド上で完結できる社内規程マネジメントシステムです。法改正への速やかな対応やグループ企業間の運用状況を一元管理することで企業のガバナンスやリスクマネジメントを向上させます。

サービス名：KiteRa Biz（キテラビズ）

URL：https://kitera-cloud.jp/biz/

提供開始：2023年7月

■社労士向け規程業務効率化サービス「KiteRa Pro」について

「KiteRa Pro」は社労士の「規程業務を圧倒的に効率化」する社労士向けSaaSです。就業規則を初めとする社内規程に関する規程作成・改定業務から届け出まで一連の業務をクラウドで行うことができ、従来文書作成ソフトなどを用いて実施してきた業務プロセスを変革し効率化を実現します。2023年7月時点で全国1700以上の社会保険労務士事務所に導入されています。

サービス名：KiteRa Pro（キテラプロ）

URL：https://kitera-cloud.jp/pro/

提供開始：2019年4月

■株式会社KiteRaについて
「安心して働ける世界をつくる」をミッションに掲げ、安心して働くためのルール（仕組み）である社内規程をTechnologyの力で簡単に正しく運用できる社内規程作成クラウドサービス、企業向けの「KiteRa Biz」と、社労士向けの「KiteRa Pro」を展開しています。今後も社内規程を通じて誰もが安心して働くことのできる世界の実現を目指します。

名称：株式会社KiteRa
所在地：東京都港区北青山1-2-3 青山ビル7階
代表者：代表取締役CEO植松隆史
設立：2019年4月1日
事業内容：社内規程クラウド「KiteRa」の企画・開発・運営
URL：https://kitera-cloud.jp/
主要サービス：
社労士向けSaaS「KiteRa Pro」　https://kitera-cloud.jp/pro/
企業向けSaaS「KiteRa Biz」　https://kitera-cloud.jp/biz/