特別養護老人ホーム「押印業務削減と議事録作成」業務効率化の取り組み

— AI記録作成ツール「noman（ノーマン）」活用と業務効率化による生産性向上の取り組み —

社会福祉法人元気村グループ

2026年1月29日 10時00分

社会福祉法人元気村グループ（本社：埼玉県さいたま市、代表：神成裕介）が運営する「足立翔裕園」（東京都足立区）では、紙文化・印鑑文化が根強く残る現場の課題を整理し、業務効率化と生産性向上を目的とした業務改善に取り組んだ。特に、AI記録作成ツール「noman（ノーマン）」の導入を中心に、多角的な改善を行ったことで、職員の業務負担軽減や外国籍職員の委員会参加促進につながる成果が確認された。

紙文化・印鑑文化による業務負担と課題

足立翔裕園は開設29年目を迎えるが、依然として紙書類と押印作業が多く、印刷・押印者の確認・物理的な書類管理といったアナログ作業に時間がかかることが大きな課題となっていた。さらに、外国籍職員が20名在籍しているものの、議事録作成の負担が日本人職員に偏り、特定の職員の負担が増大していた。こうした背景を踏まえ、「業務のムダを洗い出し、働き方を変える必要がある」と考え、研究がスタートした。

印鑑・議事録・ケアプランを中心とした改善方針

改善の方向性として、以下の3点をテーマに設定した。

1.印刷・押印の手間を省き、コストと労力を削減する

2.外国籍職員も議事録作成に参加できる環境を整える

3.ご利用者のニーズを正確にケアプランへ反映できる体制をつくる

書類文化の見直しとデジタル化により、業務効率化と役割分担の平準化を両立することを目指した。

押印書類の精査とnoman導入による業務フローの変革

取り組みの実施内容は以下の通りである。

・押印が本当に必要な書類の精査
行政への確認や押印者の洗い出しを行い、押印文化の合理化を図った。

・印刷コストの可視化
印刷枚数・時間・インク等のコストを抽出し、不要業務を削減。

・AI記録作成ツール「noman（ノーマン）」の導入
会議内容の自動文字起こしと要約を活用し、議事録作成の属人化を解消。

作業時間の測定による効果検証

改善効果を可視化するため、以下を数値化して比較した。

・押印にかかる時間
作業フローを見直すことで、これまでの“確認→押印→返却”に必要だった物理的手間が大幅に削減。

・議事録作成時間の変化
noman導入前後で時間を測定したところ、議事録作成に要する時間の短縮が明確に確認された。

文字起こしの負担が軽減されたことで、会議後すぐに作成が進み、外国籍職員でも参加しやすい環境が整った。

職員負担軽減につながる成果

取り組みを通じて、以下の成果が得られた。

・押印書類の整理により、確認・押印にかかる時間が大幅に短縮

・noman導入で議事録作成時間が短縮し、日本人職員の負担が軽減

・外国籍職員も議事録作成に参加可能となり、委員会参加が進んだ

・業務効率化により、ご利用者と向き合う時間が増加

結果として、職員同士の役割分担が平準化し、生産性向上とケアの質向上の両立が進んでいる。

従来を疑い、変革に踏み出す重要性

今回の研究を通して、これまで当たり前だと思ってきた業務への「疑問」と、新しい仕組みを取り入れる「勇気」の重要性が改めて確認された。業務改善は、日々の小さな見直しの積み重ねが未来の施設運営を形づくる。職員がやりがいを持ち、ご利用者が笑顔で過ごせる環境を実現するために、これからも変革を続けていく。

■AI記録作成ツール「noman（ノーマン）」について
AI記録作成ツール「noman」は最先端の生成AIを活用し、介護現場で行われるカンファレンスや委員会等の議事録・記録作成に加えて、計画書作成業務を自動化することで、業務効率を大幅に向上させるアプリケーションです。
≫ サービスサイト：https://lp.noman-ai.jp/

■施設説明：特別養護老人ホーム　足立翔裕園

電　　　話：03-3855-6363

所　在　地：〒121-0836　東京都足立区入谷9-15-18

サイトURL：https://www.genkimuragroup.jp/facilitylist/adachi/

Instagram：https://www.instagram.com/adachi.syoyuen/

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■社会福祉法人元気村グループとは

私たち社会福祉法人元気村グループは平成5年に埼玉県鴻巣市に開園しました。「共に生きる」を共通理念に8つの社会福祉法人を展開しています。（社会福祉法人元気村、長寿村、長寿の里、長寿の森、杜の村、共生会、福ふく、心の会）

ご利用者一人ひとりの「生きがい」まで追求し、「感動介護」を実現します。