TRUST SMITH株式会社、『クラウドメール室』導入により郵便物管理の業務の大幅な工数削減・業務平準化を実現

『クラウドメール室』の導入により、郵便物管理業務の効率化と品質向上を実現

郵便物・配達物クラウド管理システム「トドケール」及び郵便物・配達物を遠隔で管理するミニBPOサービスを提供する株式会社トドケール（本社：東京都千代田区、代表取締役CEO：野島 剛、以下 トドケール）は、TRUST SMITH株式会社（本社： 東京都文京区、代表取締役社長：大澤 琢真、以下TRUST SMITH）が『クラウドメール室』を導入したことを事例をご紹介します。

『トドケール』公式サイト :https://www.todoker.com/

TRUST SMITHは、株式会社トドケールの郵便物・配達物を遠隔で管理するミニBPOサービス「クラウドメール室」の導入から1年が経ち、2024年6月にTRUST SMITH株式会社へのインタビューを実施しました。インタビューでは、導入後の成果について詳しくお伺いしました。

TRUST SMITHは、AI・数理アルゴリズム・ロボティクス分野の最先端のテクノロジーを活用してイノベーションを創造する、東京大学発のベンチャー企業です。ハード・ソフト問わず、様々な技術領域において自社製品の研究開発に取り組むとともに、オーダーメイドで企業の課題に合わせたソリューションの提供や研究の支援を行っています。

TRUST SMITHでは、リモートワークの導入に伴い、郵便物管理の業務が課題となっていました。郵便物のデータ化や管理は主にアルバイトスタッフが担当していましたが、郵便物の量が日々変動するため、業務の配分が難しく、工数が増加していました。また、スタッフの入れ替わりが頻繁で、業務引継ぎにも多くの工数がかかっていました。

これらの課題を解決するため、TRUST SMITHでは、郵便物業務の工数削減と業務平準化を目的に、郵便物・配達物をすべてデジタル管理するミニBPOサービス『クラウドメール室』を導入しました。

• 活用方法と成果

1.郵便物管理の業務の大幅な工数削減
郵便物登録の処理速度や、登録された荷物情報の精度が予想以上に向上

TRUST SMITHの郵便物管理業務は主にアルバイトスタッフが担当しており、郵便物の量の日々の変動により業務の配分が難しく、工数が増加していました。『クラウドメール室』の導入後、書類データの検索や郵便物のスキャン依頼も容易になり、対応工数が大幅に削減されました。さらに郵便物管理業務をアウトソーシング化したことの副産物として、郵便物登録の処理速度や登録された荷物情報の精度が予想を上回るほどの向上を遂げ、データ化された郵便物に対する高い検索性を得ることができました。

2.郵便物管理業務の平準化
受取人への自動通知とデータ化された書類の送付が自動で行われる

次に、郵便物管理業務をするアルバイトスタッフが頻繁に入れ替わり、業務引継ぎの工数が課題となっていました。特に書類のデータ化や受取人宛の通知の手順を覚えてもらう業務は、複雑な手順のルールを漏れなく引き継ぐことが難しく、業務品質が安定しないという課題もありました。『クラウドメール室』の導入により、書類のデータ化や受取人宛の通知がクラウドメール室によって行われるため、業務引継ぎの必要がなくなりました。現在は、郵便物管理スタッフの業務は、指定された住所宛に郵便物を転送するだけの非常にシンプルな方法になりました。これにより、新しく入ったスタッフや普段は郵便物を取り扱わないメンバーでもスムーズに郵便管理業務の対応ができるようになり、引継ぎの工数やスタッフの業務オンボーディングの工数を削減できました。

• 導入事例詳細

業務アウトソーシングをしてみて分かった、思わぬ副産物とは

TRUST SMITH株式会社

https://www.todoker.com/stories/TRUSTSMITH

• TRUST SMITH株式会社 会社概要

代表：大澤 琢真
設立 ：2019年1月18日
所在地 ：東京都文京区本郷4-1-3 明和本郷ビル7F
会社HP：https://www.trustsmith.net/

• 「トドケール」について

株式会社トドケールは「人とモノをつなぐ」をミッションに、人とモノの情報をデータ化し、「ウケワタシをカンタンに」することで、柔軟な働き方の推進と新しいオフィスの形を実現すること目指しています。特に近年、ハイブリッドワークやリモートワークという新しい働き方を取り入れる会社にとって、物理的なモノやモノに関係するアナログな情報はそれを取り扱う社員の足かせとなり、柔軟な働き方の阻害要因となっており、トドケールは総務領域のデジタル化を推進し、より自由な働き方と効率的なオフィス運営を実現します。

• 郵便物・配達物管理クラウドアプリケーション「トドケール」

「トドケール」はスマートな総務・メール室のための郵便物・配達物管理クラウドアプリケーションです。大きな設備投資なく、スマートフォンとPCで手軽に郵便物や配達物のデジタル管理及び処理の自動化を始めることができます。障害者で運用するメール室のハイブリッドワーク適応化や受け取る社員のリモートワーク効率化とそれに伴うオフィス面積の最適化など、多くの効果を期待することができます。

• 郵便物・配達物管理ミニBPOサービス「クラウドメール室」

「クラウドメール室」はオフィスに届く郵便物を電子化して配布する郵便物管理に特化したミニBPOサービスです。周囲がリモートワークの恩恵を享受する中、郵便物を確認、配布するために出社していた総務の業務をクラウドメール室が代行します。郵便物は画像形式で従業員のもとへ通知され、PDFスキャンや転送など、必要な処理をボタン一つで依頼することができます。総務の人材不足解消、社内の労働環境格差の解消に貢献します。

• トドケール　会社概要

会社名：株式会社トドケール

会社所在地：東京都千代田区平河町1丁目3番12号　第二秩父屋ビル1階

設立：2018年7月24日

代表取締役：野島　剛

事業内容：

・オフィス・館内物流を管理するクラウドアプリケーション「トドケール」（https://todoker.com/product_office/）の開発・運営

・オフィスに届く郵便物をデジタルに通知・管理するメール室業務代行サービス「クラウドメール室」（https://todoker.com/product-cloudmail/）の提供

導入事例：

コクヨ株式会社・コクヨ＆パートナーズ株式会社

https://www.todoker.com/stories/kokuyopartners

ENECHANGE株式会社

https://www.todoker.com/stories/enechange

代表者経歴

代表取締役CEO：野島　剛（ノジマ　ツヨシ / TONY NOJIMA）

四大監査法人の一つPwCあらた監査法人にて、各種のコンサルティング業務に約10年間従事した後に渡米し、University of California, Irvine（カリフォニア大学アーバイン校）にてMBAを取得。米国にて不動産投資ファンドの投資アナリスト職、電子宅配ロッカー製造販売を行うベンチャー企業の戦略アナリスト職を経て帰国後、トドケールを創業。公認会計士・税理士・日本証券アナリスト協会　認定アナリスト・応用情報技術者・運行管理士。

公式キャラクター：トドの「トドケルくん」