【ワークスHI調査レポート】就業規則・労使協定電子化対応状況の調査報告

～メリット実感の声が上がるも利用率は“1割”に留まる、認知の低さが課題～

株式会社Works Human Intelligence（本社：東京都港区、代表取締役社長最高経営責任者：安斎富太郎、以下 ワークスHI）は、ユーザー企業を対象に就業規則・労使協定電子化について各社対応状況を調査いたしましたので、その結果についてお知らせします。

• 調査概要

期間：2020年9月18日～10月16日
対象：当社ユーザーである国内大手法人41社　　　　　　  
調査方法：インターネットを利用したアンケート調査
 

• 本調査の背景

就業規則とは、就業時間や賃金などの労働条件や職場の服務規律を定めて書面にしたもので、10人以上の従業員がいる企業は必ず作成し、変更時等も労働基準監督署に届出ることが義務付けられています。届出を怠った場合は罰則も設けられているため、企業には厳密な対応が求められます。
大手法人の場合は規定数が数百を超えることもあり、変更や届出は負担が大きい業務です。そのため、政府はe-Govを利用した「就業規則（変更）届の電子申請」を推進していますが、2019年の電子申請での提出率は2.48%[1]という状況でした。こうした状況を鑑み、ワークスHIでは国内大手法人41社を対象に、就業規則・労使協定の電子化に関する調査を実施しました。
 

• 調査結果

・就業規則変更届の提出に電子申請（e-Gov）を利用していますか。（単一選択）
回答対象：全員
有効回答数：41件

当社ユーザーである国内大手法人へ「就業規則変更届の提出に電子申請（e-Gov）を利用しているか」を伺ったところ、「利用している」と回答した企業は10％に留まるという結果となりました。
一方、電子申請を利用している企業からは「担当者の業務工数削減」「郵送・印刷費用の節約」「公文書を電子データで受領できること」などメリットを実感する声が挙げられました。

・就業規則変更届の提出に電子申請（e-Gov）を利用していない理由を教えてください。（複数選択）
回答対象：「利用していない」の回答者
有効回答数：37件

「その他」内訳…未記入含む

電子申請を利用していない理由としては「電子申請ができることを知らない、やり方が分からない」という回答が最も多く、 認知不足が大きな壁となっていることが分かりました。また、「電子申請を行うための社内環境が整っていない」「捺印済みの就業規則がその他業務に必要」等、会社全体の業務の電子化が進んでいない現状も伺えます。
 

• 電子申請についてユーザー分科会を実施、利用者からはメリット実感の声多数

本調査の後、ワークスHIはユーザー様を対象に「就業規則・労使協定電子化分科会」を開催しました。19社28名の人事部門の方にお集まりいただき、意見交換を実施しました。
電子申請を既に利用しているユーザー様からは、業務工数の削減や郵送・印刷費用の削減といったメリットを実感しており、就業規則や提出する労働基準監査署が多い企業にはぜひおすすめしたい、という意見がありました。

しかしe-Govの使用感や機能については不満の声もあり、具体的に以下の改善要望がありました。

1. 本社一括申請で種類の異なる就業規則も同時に提出できるようにしてほしい
2. 添付する意見書について、原本からスキャンのものではなく、電子的に作成したものを利用できるようにしてほしい
3. 届け出たものを他の申請（各種認定または各種助成金）でも利用できるようにしてほしい
4. 不備があり再提出時も、受領印日付を初回提出日付にしてほしい

一方で、年々使い勝手が良くなっており、2020年11月の大幅なサービス更改[2]を経てさらに使いやすくなるのではないかという期待も聞かれました。

【就業規則・労使協定電子化 事後アンケート】
・今後、就業規則変更届提出の電子申請（e-Gov）利用したいですか
回答対象：分科会参加者
有効回答数：20件

分科会終了後のアンケートでは、就業規則変更届提出の電子申請（e-Gov）利用について「すぐに利用したい」と回答された方が30%、「利用する前提で検討する」と回答された方が45%、「利用するかどうか調査し検討する」と回答された方が20%、「これまで通り手作業を続ける」と回答された方は5%と、9割以上の参加者様が電子申請（e-Gov）の導入に前向きである結果となりました。

分科会レポートはこちらをご覧ください：
https://www.works-hi.co.jp/businesscolumn/syugyokisoku_bunkakai

尚、本調査では各企業の就業規則変更届対象規定や、変更届の監督署数等、就業規則・労使協定業務の詳細についても伺っています。詳細レポートをご要望の方は、当社お問い合わせフォームよりご連絡ください。

当社では引き続き、大手企業・法人のトレンドや業務実態について調査をして参ります。
 

• ワークスHI調査レポートとは　～HR領域における大手法人の実態を調査～

当社の製品・サービスは、1,100を超える日本の大手法人グループにご利用いただいており（従業員数3,000名以上の国内大手の3法人に1法人がユーザー様）、ほぼすべてのユーザー様がオンライン会員サイトにご登録いただいています。
当社では、社会・経済情勢に合わせた諸課題についてユーザー様を対象とした調査を実施し、その結果を当社製品・サービスに反映するとともに、ユーザー様・行政機関・学術機関への還元を行っています。

●過去の調査実績
・「新型コロナウイルス」対応状況調査（2020年）
・同一労働同一賃金への対応実態調査（2019年）
・「働き方改革関連法」対応実態調査（2019年）
・【通勤手当】消費税率引き上げへの対応状況について（2019年）
・年末調整の電子申告に関する調査（2018年）

株式会社Works Human Intelligence Webサイト https://www.works-hi.co.jp/


[1] 厚生労働省 書面規制、押印、対面規制について（行政手続関係）＜「労働基準法に基づく就業規則、36 協定等の届出」、「労働安全衛生法に基づく各種届出等」＞
https://www8.cao.go.jp/kisei-kaikaku/kisei/meeting/wg/digital/20200618/200618digital01.pdf
[2] e-Govリニューアルに伴う変更点について（電子申請関係）
https://www.e-gov.go.jp/news/2020-11-16t1819540900_667.html

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