保育・幼児教室・学習塾・Ed Tech事業を運営する理究　教育現場のIT化を推進、統合人事システム「COMPANY」の導入で管理部門の年1,500時間の残業を0に

～保育園でもスマートフォンを活用し人事関連業務を効率化～

株式会社Works Human Intelligence（本社：東京都港区、代表取締役社長最高経営責任者：安斎富太郎、以下 ワークスHI）は、株式会社理究（本社：神奈川県横浜市、代表取締役：米田正人、以下 理究）が、統合人事システム「COMPANY」の導入により、給与計算業務に関して年1,500時間の業務削減を実現しましたのでお知らせします。

 

・人事関連申請にワークフローシステムを導入し、ペーパレスを推進。申請・承認、マスタ登録、給与計算までを同一システムで一貫して行うことで、年1,500時間の給与計算業務を削減、残業0を達成。

・保育園・幼児教室・学習塾といった教育現場でもスマートフォンを利用した人事関連申請・年末調整を実施。総務部門だけでなく現場の従業員の利便性も向上。
 

• 導入の背景

理究は「0歳からの生涯教育」をスローガンに掲げ、保育園・学習塾・幼児教室の運営等、教育サービス業を行っています。最近では、新型コロナウィルス感染症に伴い様々な影響を受けた教育機関向けに、オンラインでの修学を支援するコンテンツの提供を行う等、Ed Tech事業にも積極的に取り組んできました。
これまで、人事業務を行う総務部門の各業務は、紙や複数のシステム、表計算ソフトを駆使して行われており、教育現場でも同様に、様々な方法で情報を収集・管理していたといいます。人事情報が各所に散在し、一元管理されていなかったため、「月次の給与計算ではデータの収集・転記・加工業務に膨大な時間がかかる」「戦略的な人事情報の活用が進まない」といった課題が存在していました。
そこで、今後の規模拡大や事業拡大を見据え、現場部門から総務部門まで情報の一元化を図ることに。業務効率化を実現しながら、人事情報を蓄積していく基盤システムとして「COMPANY 人事・給与」「COMPANY Web Service」「COMPANY 就労・プロジェクト管理」「CWSスマートデバイスオプション」「就労モバイル勤怠」の導入を決定いたしました。
 

• 導入効果

■入社時業務・年90時間、給与計算業務・年1,500時間を削減
「COMPANY」導入により、年間100人ほどに対する入社時の情報収集・登録業務にかかる時間が、紙を利用していた時と比較し約90時間削減されました。具体的には、下記のような効率化を実現しています。
 

1. 　各種人事関連申請や、入社手続きの際の情報収集にワークフローを導入。申請者本人がPC・スマートフォンを利用し情報入力することで、総務部門では、データをシステムに登録する作業が不要になりました。
2. 　紙での申請の際はいわゆる「ハンコリレー」に時間がかかりましたが、「COMPANY」導入後は申請当日にWeb上での承認から人事マスタへの反映までが完了するので、迅速な処理が可能となりました。

また、給与計算にまつわる毎月の残業時間125時間を0時間まで削減。情報登録から給与計算までを同一システム内でシームレスに行うことで、紙からの転記業務、転記ミスの確認・修正、給与計算実行処理等が不要になりました。
 

■教育現場の従業員は年末調整をスマートフォンで実施可能に
一人一台のPC端末を所持していない保育等の教育現場でも、スマートデバイスを利用し、各種人事申請を行うことが可能になりました。昨年度は、先行稼働していた年末調整申告に関して、各人のモバイル端末から実施。導入2年目にあたる今年度は、前年の申告内容が既に登録されているため、更なる利便性の向上や業務効率化を見込んでいます。
 

■既存の人事業務を標準化し、属人化を排除
導入に際して既存の人事業務の見直しを行い、より効率化できる運用方法については「COMPANY」の標準機能に業務フローを合わせました。これにより、属人化していた業務のシステム化に成功し、後任への引き継ぎがスムーズにできるようになりました。
 

• 株式会社理究からのコメント

導入を通して今まで散在していたデータも、活用を見据えて整理・一元化することができました。現在「COMPANY 就労・プロジェクト管理」の導入中で、今後は勤怠管理も「COMPANY」で一元管理することでさらなる効率化、一元化を図っていきます。　株式会社理究　総務部門
 

• 「COMPANY」について

「COMPANY」は、業種・業態を問わず、大手法人に必要とされる多種多様な業務要件を汎用化し、「標準機能」として提供しています。個別のカスタマイズがないことにより、導入過程において、他社を参考にしたより良い業務フローを当社よりご提案できるので、現行のやり方を踏襲するだけではなく、より一層の業務効率化が可能となる製品です。

「COMPANY」シリーズ製品についてはこちら https://www.works-hi.co.jp/products

ワークスHIは、今後も教育現場でのシステム活用や、人事情報の有効活用を支援してまいります。

株式会社理究 Webサイト https://www.riq.co.jp/
株式会社Works Human Intelligence Webサイト https://www.works-hi.co.jp/

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