『グッジョブ』独自調査から見えた、製造業におけるデジタル化のメリット。勤怠管理のペーパーレス化で手作業の労務管理から解放

人材派遣をデータで一元管理できるクラウドサービス『ハケンマネジメントクラウド グッジョブ』を運営するキャリアアセットマネジ株式会社（所在地：東京都港区、代表取締役：宮林 利彦）は、本サービスを導入いただいている企業様を対象に、導入後に勤怠管理においてどんな変化があったかを独自調査いたしました。調査結果から、「タイムカード廃止のペーパーレス化」や「締め日の集計作業」に大きな効果を発揮したことが分かりました。（調査期間：2021年8月、調査対象者：導入企業150社、調査方法：インターネット調査）

 2021年1月の派遣法改正で派遣（個別）契約の電磁化が認められたことにより、今まで管理システムを導入されてこなかった多くの企業様でも検討が進んでいます。
多くの派遣スタッフを利用している製造派遣の現場では、ニーズはあったものの管理システムが導入あまり進んでいませんでした。管理システムは大きく分けて契約と勤怠の二つの機能がありますが、そのうちの一つの勤怠管理機能が製造現場の特徴に合わず導入できなかったことが理由の一つとなっています。

製造現場は
（１）製造現場は多くのスタッフさんが業務をしており、PCで個人が勤怠を入力する既存のシステムでは対応ができなかった。
（２）残業や早出などが頻発するため、残業か打刻遅れなのかの判断が難しいため、システム化せず紙に記載したほうがわかりやすかった。
（３）複雑な勤務体系が多く、契約している派遣会社数も多いため、既存のシステムでは対応が難しかった。
といった点が挙げられます。

『グッジョブ』においては、その課題を解決するため
（１）ICカード打刻機が無料でレンタルできるため、PC環境がなくても打刻ができる。
（２）残業や早出の有無を判別するためのまるめ機能がついている。
（３）999パターンのシフト設定ができ、柔軟にシフトがつくれること、派遣会社軸の設定ができるため複数の派遣会社を利用していてもセキュリティ面も担保でき、リアルタイムに派遣会社も閲覧できる。

 この3つの機能により導入されたり、自社勤怠システムから派遣スタッフさんを切り出したりされる企業様が増えています。今回は実際に導入されている企業様にその効果についてヒアリング調査を実施したところ、集計作業や突合せ作業などで大幅な業務効率化が図れていることがわかりました。

 

• 勤怠管理における作業量削減に成功

【紙運用がなくなり、タイムシートの準備やFAXやメールでのやり取りが不要になった】
 

タイムシートなどの紙で管理を行っていると、毎月人数分の用紙の準備に始まり、手書きで記入、回収してチェック、給与計算と、人による手作業が必要です。どうしても保管するスペースが必要になるため（労働基準法では、3年間の保管が定められています）ので、書庫などの場所をとるほか、過去の書類を探す手間も大きなものになります。データをデジタル管理することで、棚を設置するスペースが不要。何より、パソコンのシステム上で、データを容易に検索できるほか、一定期間の勤怠データをまとめて出力することも瞬時に行えます。


【勤怠情報がリアルタイムに反映され、出欠状況や時間外労働状況が一目で確認できるように】
 

１．同じデータを元に勤怠確認できるので、月末業務を大幅削減
派遣会社ごとそれぞれシステムを持つ方法もありますが、それでは派遣先が複数システムに入り勤怠を承認する必要が出てくる、または派遣先システムのデータと派遣元システムのデータを最終的に付合せる必要があるといったことに陥ってしまいます。客観的な打刻データに基づいて派遣先が承認した勤怠情報を元に、派遣元も勤怠確認や請求書計算をすることができることで、締めの煩わしい付け合せの業務が削減されます。

２．派遣会社のコストを削減
出欠状況や時間外労働の情報が確認でき、残業の調整など早めの対応が可能になります。時間外労働管理が厳しくなっている今、全てを確認することは非常に大変です。派遣元の担当者がオフィスにいながらにして状況を確認できることで、より重要な業務に時間をあてていただくことが可能になります。

３．福利厚生にも。派遣スタッフの給与前払いなどにも活用
派遣元の制度・取り組みにもよりますが、派遣スタッフの給与の前払い希望があった場合などに、月中である程度正確な勤怠データを確認できることは大きなメリットの一つ。給与の前払い（先払い）のニーズは年々高まっており、派遣スタッフの福利厚生として人気のサービスでもあります。


 

• 一元管理で得られるメリットとは

勤怠管理をデジタル化したことで、「紙保管をなくしスペース含めた保管・書類検索の煩雑さを無くすことができる」、「書類のチェックや修正作業を削減できる」これらが大きなメリットであること分かりました。デジタル化が浸透・定着しなかった製造業の勤怠管理において、集計ルールや就業規則など、異なるニーズにも、カスタマイズできるような仕組みを持つシステムであることが重要です。製造業のＤＸ化を推進させることで、バックオフィスの業務効率化が期待できます。

 
 

• 『グッジョブ』とは

これまで人材派遣を活用する際に課題となっていた、紙ベースの帳票管理や勤怠管理。煩雑で派遣会社ごとに異なる事務処理を、データで一元管理できるプラットフォームとして開発されたのが『グッジョブ』です。働き方改革関連法で求められる評価など、コンプライアンスに基づいたデータ管理に加えて、派遣会社との情報のやり取りも含めた一元管理を実現いたします。キャリアアセットマネジ株式会社は、『グッジョブ』の提供を通して人材派遣の適正な運用と管理コストの低減を実現し、お客様の人材活用を支援してまいります。



◆運営会社
会社名：キャリアアセットマネジ株式会社
代表者：代表 宮林 利彦
本社所在地：東京都港区浜松町2-4-1 世界貿易センタービルディング南館16F
ホームページ：https://biz.ca-m.co.jp/