出張の社内手続きをスムーズに！ ～申請書類の自動紐づけと仮払金管理の一元化で、業務負担を大幅軽減～

VeBuIn株式会社（本社：茨城県つくば市、代表取締役社長：シャー・バビック）が提供するクラウド型ワークフローシステム「ジュガール」は、出張の社内手続き効率化を目指す企業に新たな選択肢を提供します。

クラウド型ワークフローシステム「ジュガール」は、業務の複雑さを解消し、誰もが働きやすい環境を実現します。その一環として、このたび出張に関する社内手続きをさらに効率化する機能をアップデートしました。

出張申請が承認されると関連書類が自動で起案されるため、手続きの漏れやミスを防げます。さらに、仮払金管理では、精算忘れを防ぐ自動通知機能を搭載し、仕訳データの自動作成機能により業務の効率化を実現します。これにより、煩雑になりがちな出張手続きや管理がスムーズになり、従業員と管理者双方の負担を大幅に軽減できます。

サービスの目的や背景

企業活動において、出張は欠かせない業務の一環です。しかし、出張に伴う申請や報告、仮払金の管理などの事務手続きが煩雑化し、業務の負担となるケースが多く見受けられます。特に以下2つの主要な課題が挙げられます。

１．申請・報告の手間とミスのリスク 
出張申請と報告、仮払い申請や仮払精算申請など、関連する手続きを個別に行う必要があります。多忙な中、同じ内容を二重入力する手間に加え、申請、報告漏れや管理の煩雑さによるミスのリスクも高まります。

２．仮払い管理のしにくさ 
仮払いの残高管理は、個々の精算状況や利用履歴を把握する必要があり、複雑になりがちです。特に、未精算額の追跡が難しくなると、処理の遅延や管理ミスが発生するリスクが高まります。

また、適切な管理ルールがないと、過剰な支給や用途外使用が起こりやすく、不正利用や誤用の温床となる可能性があるため、透明性を確保し、厳格な管理を行うことが重要となります。

これらの課題を解決するために、ジュガールは出張業務の効率化と手続きの簡素化を目指し、申請者や経理担当者の負担を減らしながら、業務をより正確かつスムーズに進められる仕組みを考えました。

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概要

１．申請の一元化による手続きの簡素化

出張申請が承認されると、関連する書類が自動で下書きとして作成されます。「申請書」に入力された内容は、「出張報告書」や「仮払金申請書」など、関連する書類に自動で反映され、二重入力を防ぎます。また、起案者には通知が自動で送信され、申請漏れや入力ミスを防止し、管理者の確認作業も効率化されます。

出張関連の申請には、以下の自動設定が事前に行われます：

出張申請の承認後 → 自動で「仮払い申請」および「出張報告書」が作成されます。

仮払金申請の承認後 → 自動で「仮払い精算申請」が作成されます。

「申請書の自動紐づけ起案機能」についてもっと詳しく >>
https://jugaad.co.jp/workflow/function/jido-kian/

2. 仮払金管理の効率化と精算の確実性

精算漏れ防止の自動通知機能
未精算の従業員に対して自動で通知が送信され、精算忘れを防止します。これにより、管理者の負担が軽減できます。

仕訳データの自動作成
仮払金の発生時や精算完了時に、仕訳データが自動作成され、会計システムと連携します。これにより、経理担当者の確認作業が大幅に削減されます。

一元管理による透明性向上
申請状況や仮払金の残高がリアルタイムで確認でき、未処理の申請を迅速に特定できます。また、仮払金の利用履歴が明確になり、不正を防ぐ仕組みを提供します。

「仮払金管理機能」についてもっと詳しく >>

https://jugaad.co.jp/expense/karibarai/

出張の社内手続き申請と仮払精算の全体図

サービス利用について

出張申請や仮払いに関する機能をご利用いただくには、「ジュガールワークフロー」と「ジュガール経費精算」の両方をご契約いただく必要がございます。

なお、「出張申請」を基にした「出張報告書」の起案のみを利用される場合は、「ジュガールワークフロー」のみのご契約でもご利用いただけます。

今後の展開

VeBuIn株式会社は、ジュガールを通じて、企業の業務効率をさらに高め、生産性向上をサポートすることを目指しています。今後は、さまざまな業務をもっと簡単に、そして自動で処理できるように機能を強化し、企業ごとのニーズに合わせた柔軟なサービスを提供していきます。

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Jugaad（ジュガール）について

VeBuIn株式会社が提供するジュガールは、ノーコードで簡単に社内の稟議・申請、承認業務を電子化できるクラウドワークフローシステムです。柔軟な設定により複雑なフローも直感的に構築可能で、承認業務の効率化や可視化を実現します。

経費精算機能では、AI-OCRによる領収書や請求書の読み取り、交通費の自動計算を標準搭載し、処理を大幅に効率化します。さらに、インボイス制度や電子帳簿保存法への対応も備え、安心してご利用いただけます。

ジュガールワークフロー：https://jugaad.co.jp/workflow/　

ジュガール経費精算： https://jugaad.co.jp/expense/　

VeBuIn株式会社 概要

社名：VeBuIn株式会社

所在地：茨城県 つくば市 梅園２ー１−１３ 筑波コウケンビル

代表者：シャー バビック

設立：2015年4月

URL：https://vebuin.com/

VeBuIn株式会社は茨城県つくば市に本社を置くスタートアップ企業です。私たちは日本とインドでハイブリッド開発を行っており、経験豊富なインドのエンジニアが先端IT技術を駆使してシステム開発を行っています。スクラム開発を活用し、大規模システムの開発・運用サービスを提供することで、クライアント企業のIT部門をワンストップでサポートしています。