取引先企業からの紙の申込書、57.3%の会社員が「面倒」と回答！文書の電子化で紙対応からスムーズな営業対応へ

〜会社員の90%が申込書の「電子化」を希望、～ペーパーロジック 、「申込書の電子化」に関するアンケート調査を実施〜

　企業文書を電子化･ペーパーレス化するクラウドサービスpaperlogic®を展開するペーパーロジック株式会社（本社：東京都品川区、代表取締役：横山 公一）は、コロナ禍でより加速化する文書の電子化の流れに伴い、全国の会社員110名を対象に、「申込書の電子化」に関する調査を実施しましたのでお知らせいたします。

• 調査概要

調査概要：「申込書の電子化」に関する調査
調査方法：インターネット調査
調査期間：2020年10月23日～同10月24日
有効回答：全国の会社員110名
 

• 62.7%の会社が自社サービスの「申込書の一部が電子化されている」と回答。電子化されていない会社は18.2％

　 「Q1.あなたの勤務する会社では、自社サービスなどの申込書が電子化されていますか。」（n=110）と質問したところ、「全て電子化されている」が16.5%、「一部電子化されている」が62.7%という回答となりました。

Q1.あなたの勤務する会社では、自社サービスなどの申込書が電子化されていますか。

・全て電子化されている：16.5%
・一部電子化されている：62.7%
・電子化されていない（書面で締結し、PDF化して管理している）：7.3%
・電子化されていない（書面で締結し、紙で管理している）：10.9%
・わからない：2.6%
 

• 「申込書の電子化」を強く望む会社員は80.0%

「Q1で「電子化されていない」と回答した方に、「Q2.自社における申込書が電子化されてほしいと思いますか。」（n=20）と質問したところ、「強く望む」が20.0%、「望む」が60.0%という回答となりました。

Q2.自社における申込書が電子化されてほしいと思いますか。

・強く望む：20.0%
・望む：60.0%
・望まない：10.0%
・わからない：10.0%
 

• 電子化を望む理由として「仕事のスピードが上がるため」が75.0%、「押印して郵送することに時間や手間がかかるため」が68.8%

　Q2で「強く望む」「望む」と回答した方に、「Q3.その理由を下記よりお選びください。（複数回答）」（n=16）と質問したところ、「仕事のスピードが上がるため」が75.0%、「押印して郵送することに時間や手間がかかるため」が68.8%、「申込書の保存場所をなくすことができるため」が68.8%という回答となりました。

Q3.その理由を下記よりお選びください。（複数回答）

・仕事のスピードが上がるため：75.0%
・押印して郵送することに時間や手間がかかるため：68.8%
・申込書の保存場所をなくすことができるため：68.8%
・検索や閲覧が簡単なため：62.5%
・紙のコストが下がるため：56.2%
・紙による業務ミスを減らすため：25.0%
・その他：0.0%
 

• 発注時に取引先企業から申込書が送られ、紙での対応をしなければならない時に57.3%の会社員が「面倒だ」と回答。「イライラさせられた」という回答も約4割

　「Q4.あなたは、発注時に取引先企業から申込書が送られ、紙での対応が迫られた際にどのように感じましたか。（複数選択）」（n=110）と質問したところ、「面倒だ」が57.3%、「時間や手間がかかるためイライラさせられた」が38.2%、「後回しにしよう」が30.9%という回答となりました。

Q4.あなたは、発注時に取引先企業から申込書が送られ、紙での対応が迫られた際にどのように感じましたか。（複数選択）

・面倒だ：57.3%
・時間や手間がかかるためイライラさせられた：38.2%
・後回しにしよう：30.9%
・発注側なのに取引先の方法に合わせるのが不満：20.9%
・特に何も感じない：17.3%
・その他：2.7%
 

• 紙での対応を迫られた中で感じたこととして「なくしてしまうリスクが有る」「保管が面倒」など

　「Q5.Q4で回答した以外に紙での対応を迫られた中で感じたことがあれば自由に教えてください。」（n=68）と質問したところ、「なくしてしまうリスクが有る」や「保管が面倒」など68の回答を得ることができました。

＜自由回答・一部抜粋＞
・41歳：すこし煩わしいとおもう。
・52歳：なくしてしまうリスクが有る。
・50歳：保管が面倒。
・56歳：仕方がないが、面倒である。
・34歳：過去分をいつまで管理しないといけないのかわからないことが不満。
・45歳：忙しい時に、立て続けに紙での対応をしていると時間が足りなくなる。
・51歳：すべて電子化にしてほしい。是非、法律化してほしい。
 

• 取引先企業からくる申込書について、電子化されて欲しいと思う会社員は90%

　「Q6.取引先企業からくる申込書について、電子化されて欲しいと思いますか。」（n=110）と質問したところ、「強く望む」が42.7%、「望む」が47.3%という回答となりました。

Q6.取引先企業からくる申込書について、電子化されて欲しいと思いますか。

・強く望む：42.7%
・望む：47.3%
・望まない：4.5%
・わからない：5.5%
 

• まとめ

　本調査は、コロナ禍でより加速化する文書の電子化の流れに伴い、「申込書の電子化」に関する調査を行いました。結果として、完全に申込書の電子化をしている会社は全体の16.5%に留まり、「一部が電子化されている」という会社が62.7%で最多となり、電子化の流れは未だ一部に留まっているという現状が明らかになりました。そして、紙での対応をしなければいけない時に、57.3%の会社員が「面倒だ」と回答し、紙の申込書は確認作業が面倒であることに加え、保管上のリスクも問題になっているとの回答もありました。

　デジタル庁創設やリモートワークの導入などを含め、新型コロナウイルスの影響でビジネスシーンに大きな変化の時が訪れようとしています。紙文書を「面倒だ」と感じている人が一定数いることからもわかるように、電子化が遅れればビジネスチャンスを逃すリスクも生じ得ます。コロナ禍を生き抜く企業として、ビジネス面、特に営業の顧客対応シーンにおける電子化は急務だと言えるでしょう。
 

• 会社概要

社名　　　： ペーパーロジック株式会社　(https://paperlogic.co.jp/)
本社所在地： 東京都品川区東五反田一丁目6番3号いちご東五反田ビル3F
代表　　　： 代表取締役　横山 公一
設立　　　： 2011年4月27日
資本金　　： 9億7,727万5千円（2019年6月18日現在）
事業内容　： 経理･総務･法務の領域で、法律で原本保管を義務付ける書類を完全にペーパーレス化
　　　　　　（紙原本廃棄）するクラウドソリューションを提供しています。