ワークフローは、次のステージへ。AI時代の「ジュガール」、業務を“再統合”する『プロセス型グループウェア』に進化。

新機能（お知らせ機能）のリリースをもって、会社の“公式コミュニケーション”を統合。SaaSの乱立に終止符を打つ、ワンストップソリューションという新たな選択肢。

VeBuIn株式会社

2025年10月21日 10時00分

VeBuIn株式会社（本社：茨城県つくば市、代表取締役：シャーバビック）は、AI活用で業務自動化を推進する統合型ワークフローシステム「ジュガール」が、組織の公式な情報伝達を担う新機能「お知らせ機能」のリリースをもって、企業の業務プロセスを“再統合”する「プロセス型グループウェア」へと進化したことを発表します。

私たちは、多くの企業が直面する「SaaS疲れ」に警鐘を鳴らし、業務を分断させない、真に価値あるDXの形を提案します。

良かれと思って導入したはずが…いつの間にか組織を蝕む「部分最適の罠」

「経費精算を楽にしたい」「稟議を電子化したい」。多くの企業が、こうした個別の課題を解決するため、良かれと思って専門のSaaSツールを導入してきました。しかし、その“部分最適”の積み重ねが、組織全体に新たな歪みを生んでいます。

実際に、この問題は多くの企業で深刻化しています。例えば、TechTouch株式会社が実施した『SaaS活用実態調査』によれば、大企業の6割以上が「十分に使いこなせていないSaaSがある」と感じています。また、BOXIL SaaSの調査では、1社あたりのSaaS利用数が「11個以上」の企業が3割を超えており、その数は年々増加傾向にあることが示されています。

これらの客観的なデータは、多くの企業でツールの乱立が「SaaS疲れ」とも呼べる新たな課題を生んでいる現状を浮き彫りにしています。

承認者の認知負荷増大: 各部署が導入した無数のツールは、部門を横断して承認する管理職の負担を増大させます。経費精算はこのツール、契約稟議はあのツール、と承認のたびに異なる操作を強いられる状況は、単に「ITが苦手」という個人の問題ではなく、誰が担当しても意思決定の質とスピードを低下させる構造的な問題です。
ライセンスコスト、運用負担の増加: いざ社内のツールを棚卸ししてみると、月々の支払いが何十万円、何百万円に達し、大企業であれば何千万円以上に膨れ上がることも珍しくありません。また、ツールごとにユーザー情報をメンテナンスしたり、利用方法の問い合わせに対応したりする管理部門の負担も、無視できない規模に膨らんでいます。
現場の活力低下と業務の分断: ルーティンワークがツールごとに分断され、「この業務はどのツールだっけ？」と探す手間が発生。本来の創造的な仕事に集中する時間を奪います。新人教育の際も、覚えるべきツールが多すぎて大きな負担となります。効率化のために導入したはずのツールが、いつの間にかサイロ化し、かえって組織全体の生産性を蝕んでいく。これが、多くの企業が直面している「SaaS疲れ」の正体です。

ジュガールがもたらす3つの変革 ―「業務の再統合」が企業を強くする

私たちは、ツールの機能ではなく“お客様の社内業務”を起点に、分断されたプロセスを繋ぎ直します。ジュガールの導入は、単なるツール刷新ではありません。組織の働き方を根幹から見直す「変革」です。

【コストと思考の変革】コスト構造を健全化し、「SaaS疲れ」から脱却
乱立するツールをジュガールに統合することで、月々のライセンス費用や見えない管理負担といったコストを抜本的に削減。目の前の課題解決に追われるのではなく、全社最適の視点を取り戻します。ジュガールは、「ワークフロー」「文書管理」「グループウェア」の領域を統合します。
【実行力の変革】「言った言わない」を撲滅し、指示が現場の行動に変わる
チャットツールだけでは追いきれない「1対全体」の公式な指示を、新機能「お知らせ機能」が確実に届け、完了までを可視化。特に多拠点ビジネスにおいて、本社の意図が全現場の確実なアクションへと変わる、強い実行力を組織にもたらします。
【未来への変革】今日のデータが、明日のAIの「賢さ」になる
稟議の根拠となる「ルール文書（規程）」や「連絡文書（通達）」、そして日々の「プロセス文書（稟議・申請）」が一元管理されることで、AIが業務の文脈を理解するための学習データが蓄積されます。これは、将来AIが的確なサポートを行うための、最も重要な経営資産となります。

公式コミュニケーションを支えるプロセス型グループウェアへ

今回の進化で、ジュガールはチャットなどの「コラボレーション型グループウェア」とは一線を画す、公式業務プロセスの実行を担保する「プロセス型グループウェア」としての立ち位置を明確にしました。両者は対立するものではなく、連携して活用することで、組織の生産性を最大化します。

特徴	コラボレーション型グループウェア (Teams, Slackなど)	プロセス型グループウェア (ジュガール)
主な目的	自由な情報交換・意思疎通	公式な情報伝達と確実な業務実行
コミュニケーション	1対1やチームでの柔軟な対話（チャット、WEB会議）	組織全体への公式な伝達（通達、業務指示）
強み	リアルタイム性、アイデア創出	伝達の確実性（既読・完了管理）、統制
手続きの実行	現場主導の柔軟なワークフロー	規程に準拠した厳格なプロセス管理
主な利用シーン	日常の連絡、ブレーンストーミング、ファイル共有	ルール文書（規程/マニュアル等）連絡文書（全社通達、業務連絡等）プロセス文書（稟議、申請、届出、報告等）

新機能「お知らせ機能」の主な特長：「1対全体」の確実な意思疎通を実現

メールやチャットが1対1、あるいは特定のグループ内での柔軟な対話に最適化されているのに対し、本機能は「1対全体」の公式なコミュニケーションに特化しています。「伝えた内容が、対象者全員にどう伝わり、どう行動に結びついたか」を一元的に管理できるのが最大の強みです。

柔軟な配信対象設定
全社はもちろん、特定の部署や役職、個人単位で情報を届け分け。「自分に関係のない通知が多すぎる」といった従業員のストレスを軽減します。
「既読」から「完了」まで、行動を可視化
配信したお知らせが誰に読まれたかはもちろん、依頼した作業が完了したかまでをリアルタイムで把握。「あの件、どうなった？」といった無駄な確認作業がなくなり、管理職も従業員も本来の業務に集中できます。
全員の報告を一覧で確認できる「コメント機能」
「契約期限が切れたポスターを撤去し、日時と実行者名を報告してください」といった指示に対し、全店舗からの報告状況と内容を一つの画面でまとめて確認できます。これは、報告が個別のスレッドに分散しがちなチャットツールでは困難な、網羅的な状況把握を可能にします。

コラボレーション型グループウェアとの連携

ジュガールは、日常的に利用頻度の高いコラボレーション型グループウェア（Teams、LINE WORKSなど）と連携します。ジュガールからのお知らせを使い慣れたチャットツールで受け取れるため、重要なお知らせの見逃しを防ぎます。下記の図で、ジュガールはボトムアップ、トップダウンのコミュニケーションをサポートし、横断型のコミュニケーションを行うコラボレーション型グループウェアと連携します。

AIが“業務の文脈”を理解し、人を支援する未来へ

今回の機能追加で、稟議や申請といった「プロセス文書」と、その根拠となる規程などの「ルール文書」、そして公式な指示である「連絡文書」が、ジュガール上で初めて一つにつながりました。

これは単に情報がまとまるだけではありません。将来、AIエージェントが「この稟議は、いつの、どの通達に基づいているのか」といった“業務の文脈”を正確に理解し、従業員一人ひとりに最適なアドバイスをしたり、定型業務を自動化したりするための強力な基盤となることを意味します。

ナレッジベース（ルール文書、連絡文書）とデータベース（プロセス文書の履歴）がAIの情報源となり、人と組織のパフォーマンスを最大化します。

「お知らせ機能」の詳細はこちら

開発責任者より

「私たちは、お知らせを『伝えて終わり』ではなく、『伝わったかまでの確認が取れて終わり』と再定義しました。多くの企業が導入するチャットツールの利便性を活かしつつ、それだけでは担保できない“公式業務の確実な実行”をジュガールが担います。また、SaaSの乱立によって業務プロセスが分断されず、従業員一人ひとりが迷いなく働ける環境を、この製品を通じて実現したいと考えています。」