【事例紹介】医療分野の成長・発展を支援する株式会社シンフォニカルが自動架電ツール「オトコル」を導入

〜人力による毎日300件の架電を自動化し、顧客満足維持と業務効率改善の両立を実現で架電工数の20%削減を実現〜

アイザック株式会社

2023年12月6日 11時00分

アイザック株式会社（本社：東京都渋谷区、代表取締役社長田中和希）は、株式会社シンフォニカル（本社：東京都渋谷区、代表取締役：澤田祐介）に自動架電ツール「オトコル」を導入いただき、人力で毎日約300件架電していた、患者情報の送信から電話確認までの工数を20％改善したことをお知らせします。

▼導入事例記事はこちら

https://autocall.app/story/4DKziQBIphdw7NYobdbQoa/

■課題と導入効果

情報発信および患者・医院のマッチング支援を担っているメディア事業部で、人力で毎日300件発生する電話での予約確認を自動化するために自動架電ツール「オトコル」を導入いただきました。

＜シンフォニカルについて＞

株式会社シンフォニカル（以下、シンフォニカル）は、「ブランディング」と「デジタル」の側面から医療分野の成長・発展を支援する「メディカルブランディングカンパニー」。主要サービスである「歯科タウン」は、20年以上続く歯科医院の検索・予約サイトで、掲載歯科医院数は全国約68,000件にも上ります。

＜抱えていた課題＞

「歯科タウン」で患者様から予約リクエストがあった際、患者情報をFAXかメールで歯科医院様に送信して、その上で、情報が受信されたかを医院様ごとに電話確認を実施していました。サービス経由での予約件数が増えたことにより、人力での電話確認工数がサービスをスケールさせるためのボトルネックとなっており、架電業務の自動化を検討していました。

＜導入効果＞

患者情報の送信から電話確認まで架電にかかる工数を20％削減
自動架電ツール「オトコル」を導入することで、毎日5時間かかっていた架電業務が4時間ほどになりました。
お客様満足度を維持したまま自動化を実現
人が実施するよりも架電の抜け漏れを回避することができるという点や、自動架電の内容についても歯科医院のお客様から「わかりやすい」との声をいただいています。
企業として重要な「コア業務」にリソースを割けるように
架電業務の工数が減ったので、その分の時間を他の業務に当てられるようになりました。企業として重要な「コア業務」にリソースを割けるようになって、全体の生産性が向上しています。

■株式会社シンフォニカルメディア事業部メディア課MGR メディアプランナー林美奈様のコメント

オトコル導入にあたっての一番の悩みが、「今の丁寧なサービスに対する満足度を下げたくない」という点だったんです。

そこで、架電システムを導入する旨を1か月前から周知して、「問題があったら気兼ねなく仰ってくださいね」と各歯科医院様にお伝えしました。結果的に、満足度を下げることなくオトコルを導入・運用できています。

また、最近はWeb予約サービスを導入する医院様が増えていて、当社ではそのニーズに応えるために、LINEから予約できるサービスを始めました。その導入を拡大して、医院様と患者様のベストマッチングを実現できるような仕組みをさらに充実させていきたいです。

■オトコル事業部細谷のコメント

「サービスの拡大に伴い、人での架電業務のDXを実現したい。」という想いからオトコルをご導入いただきました。既存の業務からの転換に伴い、自社の業務フロー自体をオトコルに合わせてチューニングしていただき、運用体制を構築していただきました。

「業務工数の削減だけでなく、現場のメンバーがよりコアな業務に集中できている。」というお声をいただけたのは嬉しい限りです。これからも業務のさらなる効率化に向けてプロダクトの改善にも尽力して参ります。

オトコルにご興味を持ってくださった方はぜひご連絡いただけますと幸いです。

■問合せ先

資料請求（無料）：https://autocall.app/document_dl/

問い合わせ：https://autocall.app/contact/

■自動架電ツール「オトコル」について

＜概要＞

電話発信業務を自動化するサービスです。あらかじめ録音した音声を、指定の電話番号リストへ一斉に自動発信し、アンケート方式でお客様の回答を収集します。予約確認電話、催促電話、市場調査、営業活動などさまざまなシーンでご活用いただけます。

＜導入メリット＞

アプローチ数が増える

1時間あたり5,000件の電話発信が可能。短時間で大量の架電業務を行うことができます。
経費削減できる

コールセンターへの代行依頼やスタッフの新規採用を行う必要がありません。これまでにかかっていた人件費や委託費用を抑え、より効率的に売上を伸ばすことが可能です。
より重要な業務に集中できる

電話発信業務にかけていた時間を、より生産性の高い業務に使えるようになります。心理的負担が多い電話発信業務から解放されることで従業員の能率向上も期待できます。

■会社概要