サイオステクノロジー、「社内申請・稟議システムの活用度に関する実態調査」を実施

～8割超が導入効果にギャップ、「柔軟性不足」が最大の課題に～

　サイオステクノロジー株式会社（本社：東京都港区、代表取締役社長：喜多伸夫、以下、サイオステクノロジー）は、社内申請・稟議システムを1年以上運用している企業（従業員数100名以上）の情報システム担当者（社内申請・稟議システムの運用責任者または選定関与者）112名を対象に、「社内申請・稟議システムの活用度に関する実態調査」を実施しました。

　サイオステクノロジーが2025年8月に実施した「社内申請・稟議システム運用における『隠れコスト』調査（https://sios.jp/news/info/2025/20250917_gluegent-flow.html）」では、社内申請・稟議システム導入後、8割以上の企業で運用負荷が事前想定を上回っているという実態が明らかになりました。この結果を踏まえ、本考察では企業が導入時に期待した効果と現状の活用状況の間に存在する「ギャップ」を分析するとともに、企業が真に求める社内申請・稟議システムの要件について考察します。

【調査サマリ】

　今回の調査では、社内申請・稟議システムを導入している企業の約4割が「紙の稟議書を電子化し、申請・承認を行う」という基本的な利用にとどまっている実態が判明しました。これは、システム導入に際して、本来期待されるデジタル変革の実現には至っていない現状を浮き彫りにしています。

　さらに、導入企業の8割以上が、導入時に期待した業務改革効果と現在の活用状況との間に大きなギャップを感じています。主な課題として、既存システムの柔軟性不足が業務プロセス全体の最適化を阻害している点が挙げられています。

　このような課題意識から、社内申請・稟議システムのリプレイス（入れ替え）を検討している企業は8割以上に達しています。そのうち55.9％が「業務フローへの柔軟な対応力」を最重視しており、現行システムの課題、特に柔軟性へのニーズの高さが強く示されています。

1 約4割の企業が「紙の稟議書を電子化し、申請・承認を行う」という基本的な利用にとどまる

2 8割以上の企業が、導入時に期待した効果と現状の活用状況に「ギャップ」を実感

3 社内申請・稟議システムのリプレイス検討企業のうち、55.9％が業務フローへの柔軟な対応力を最重視

調査結果ダウンロード先：

https://go.gluegent.com/inquiry/flow/wp-rp-gap-in-workflow-effectivenessnr/

【調査結果】

1.　約4割の企業が「紙の稟議書を電子化し、申請・承認を行う」という基本的な利用にとどまる

　「Q1.現在の社内申請・稟議システムの活用状況として、最も近いものを教えてください。」（n=112）と質問したところ、「紙の稟議書を電子化し、申請・承認を行っている」が39.3%、「稟議・手続きだけでなく、他の業務プロセスでも社内申請・稟議システムを活用している」が33.9%、「紙の稟議書に加え、社内の申請や手続き書類を電子化し、申請・承認を行っている」が25.9%という回答となりました。

2.　社内申請・稟議システムで活用している機能、第1位「過去の申請データをコピーして新規申請している」

　「Q2.現在の社内申請・稟議システムで活用している機能をすべてお選びください。（複数回答）」（n=112）と質問したところ、「過去の申請データをコピーして新規申請している」が54.5%、「申請から承認までの履歴を、改ざん不可能な証跡として記録・管理している」が49.1%、「事前登録データ等による自動入力で入力負荷を軽減している」が48.2%という回答となりました。

3.　社内申請・稟議システムで実際に起きている課題、第1位「組織変更・人事異動時などに変更負荷がある」（40.2%）、第2位「グループウェア連携しておらず、関連業務の効率化が図れていない」（35.7%）

　「Q3.現在の社内申請・稟議システムで実際に起きている課題として、あてはまるものをお選びください。（上位3つまで回答可）」（n=112）と質問したところ、「組織変更・人事異動時などに変更負荷がある」が40.2%、「グループウェア連携しておらず、関連業務の効率化が図れていない」が35.7%、「シングルサインオン（SSO）に対応しておらず、パスワード管理の問い合わせが多い」が33.0%という回答となりました。

4.　その他の理由として、「セキュリティ」「スピード感」「申請項目の複雑さ」などが課題に挙げられる

　Q3.で「特にない」以外を回答した方に、「Q4.Q3.で回答した以外に、社内申請・稟議システムの機能活用において感じている課題があれば、自由に教えてください。（自由回答）」（n=108）と質問したところ、「セキュリティ」「スピード感」「申請項目の複雑さ」などの回答を得ました。

＜自由回答・一部抜粋＞

• セキュリティ

• 人材不足

• スピード感

• 決裁まで時間がかかる

• 部門長の負荷がかかる

• 分かりにくい

• 申請項目の複雑さ

• 申請内容によって申請方法が違ったりシステムが違ったりするので、わかりづらい

• 対象企業によって方法が異なるのでその対処に苦労している

5.　社内申請・稟議システムの活用が進まない要因について、26.8%が「業務に合わせた柔軟な設定ができない」と回答

　「Q5.社内申請・稟議システムの活用が進まない要因は、主にどこにあると思いますか。最も近いものをお選びください。」（n=112）と質問したところ、「業務に合わせた柔軟な設定ができない」が26.8%、「従業員にとって操作が複雑で使いにくい」が18.8%という回答となりました。

6.　8割以上が、社内申請・稟議システム導入時に期待していた効果と、現在の活用状況に「ギャップ」を実感

　「Q6.社内申請・稟議システム導入時に期待していた効果と、現在の活用状況にギャップを感じますか。」（n=112）と質問したところ、「大きなギャップを感じる」が19.6%、「ややギャップを感じる」が61.6%という回答となりました。

7.　社内申請・稟議システム導入時に期待していた効果、第1位「承認スピードの向上」（70.3%）、第2位「ペーパーレス化の推進」（46.2%）

　Q6.で「大きなギャップを感じる」「ややギャップを感じる」と回答した方に、「Q7.導入時に期待していた効果を教えてください。（複数回答）」（n=91）と質問したところ、「承認スピードの向上」が70.3%、「ペーパーレス化の推進」が46.2%、「業務の属人化解消」が40.7%という回答となりました。

8.　今後の社内申請・稟議システムについて、52.7%が「経費精算、休暇申請、備品購入申請などの社内手続きへの適用拡大」を希望

　「Q8.今後、社内申請・稟議システムをどのように活用・拡張していきたいと思いますか。（複数回答）」（n=112）と質問したところ、「経費精算、休暇申請、備品購入申請などの社内手続きへの適用拡大」が52.7%、「スマートフォン・タブレット対応によるいつでもどこでも承認できる環境の実現」が42.9%、「生成AIの技術を用いた申請・承認業務の簡略化」が37.5%という回答となりました。

9.　8割以上が、現在の社内申請・稟議システムのリプレイスを検討中

　「Q9.現在の社内申請・稟議システムのリプレイス（入れ替え）を検討していますか。」（n=112）と質問したところ、「積極的に検討している」が35.7%、「やや検討している」が47.4%という回答となりました。

10.　リプレイス時に重視するポイント、「業務フローへの柔軟な対応力」や「データ連携のしやすさ」が上位　

　Q9.で「積極的に検討している」「やや検討している」と回答した方に、「Q10.リプレイス時に重視するポイントを教えてください。（上位3つまで回答可）」（n=93）と質問したところ、「業務フローへの柔軟な対応力」が55.9%、「データ連携のしやすさ」が34.4%、「導入コストの安さ」が33.3%という回答となりました。

【まとめ】

　今回の調査では、社内申請・稟議システム導入企業において、導入による効果の期待値と現状の活用状況との間に大きなギャップがある実態が明らかになりました。具体的には、導入企業の約4割（39.3%）が「紙の稟議書の電子化と、その申請・承認」という基本的な利用にとどまっています。また、8割以上（81.2%）の企業が、導入時に期待した効果を十分に得られていないと感じています。

　特に、「承認スピードの向上」（導入時期待：70.3%）や「業務の属人化解消」（同：40.7%）といった主要な導入目的が達成されていない背景には、構造的な課題として、「組織変更・人事異動時の変更負荷」（40.2%）、「グループウェア連携による業務効率化の未実現」（35.7%）、「業務に合わせた柔軟な設定の難しさ」（26.8%）が存在します。

　こうした状況を受け、リプレイス（入れ替え）を検討している企業は83.1%に上り、その半数以上（55.9%）が「業務フローへの柔軟な対応力」を最も重視しています。また、今後の活用においては、全体の過半数が「経費精算、休暇申請、備品購入申請などへの適用拡大」を希望しています。

　これらの結果から、企業が真に求めているのは、単なる電子化ツールではなく、組織や業務の変化に柔軟に対応し、社内手続き全体を統合的に最適化できる、拡張性の高い社内申請・稟議システムであると言えるでしょう。

【調査概要】

• 調査名称：社内申請・稟議システムの活用度に関する実態調査

• 調査対象：社内申請・稟議システムを1年以上運用している企業（従業員数100名以上）の情報システム担当者（社内申請・稟議システムの運用責任者または選定関与者）112名

  ※合計を100%とするため、一部の数値について端数の処理を行っております。そのため、実際の計算値とは若干の差異が生じる場合があります。

• 調査期間：2025年9月22日〜同年9月22日

• 調査機関：自社調査（調査委託先：株式会社IDEATECH）

• 調査方法：オンラインアンケート

調査結果ダウンロード先：

https://go.gluegent.com/inquiry/flow/wp-rp-gap-in-workflow-effectivenessnr/

≪調査データの利用条件≫

1 情報の出典元として「グルージェントフロー（Gluegent Flow ）」の名前を明記してください。

2 ウェブサイトで使用する場合は、出典元として、下記リンクを設置してください。

URL：https://www.gluegent.com/service/flow/

■「グルージェントフロー（Gluegent Flow）」について

　申請・承認・決裁といった一連の業務に対応した社内申請・稟議システムです。クラウド創成期の2011年に提供を開始して以来、シンプルな操作性で誰でも簡単に利用できるサービスとして多くの企業で採用されています。主な特長は、申請フォームや承認経路を柔軟に設計できること、PCだけでなくモバイル端末などマルチデバイスに対応していること、 Google Workspace やMicrosoft 365といったグループウェアと連携してアカウント管理や自動処理を行えることが挙げられます。さらに、さまざまな外部システムとの連携が可能です。「グルージェントフロー」は、企業の生産性向上を後押しし、すべての人が働きやすい環境づくりに貢献します。

　詳細情報は、https://www.gluegent.com/service/flow/ をご覧ください。

■サイオステクノロジーについて

　サイオステクノロジーは、Linuxに代表されるオープンソースソフトウェアを活用したシステムインテグレーションを原点とし、自社開発ソフトウェアおよびSaaSの販売とサービスを行っています。直近では、クラウドをはじめとするDXの技術領域に注力し、AIの活用支援や次世代を支える製品とサービスを提供しています。これからも革新的なソフトウェア技術を追求し、世界のIT産業に影響力のある存在となって価値を創造し、社会の発展に貢献してまいります。

　詳細情報は、https://sios.jp をご覧ください。

■お客様のお問い合わせ先（記事掲載の場合はこちらをご利用ください）

サイオステクノロジー株式会社

グルージェントサービスライン 担当：尾上（おのうえ）

Email：[e-mail]

お問い合わせフォーム：https://go.gluegent.com/inquiry/general/