三井倉庫ビジネスパートナーズが「なんでも書庫」の提供を開始
～紙文書と電子文書の一元管理の実現によりDX推進を支援～
【「なんでも書庫」提供の背景】
企業が保有する情報文書については、文書保管の情報管理・セキュリティー強化のニーズが高まる中、電子文書保管に際しては「電子帳簿保存法」への準拠が必須となるなど、情報文書の保管・管理手続きは、以下のような観点からますます複雑化しています。
DX推進やペーパーレス化が進む中でも、依然として紙文書と電子文書が混在しており、アナログとデジタル両方の文書を安全かつ効率的に管理することが求められています。
個人情報をはじめとした機密情報の保有リスク低減の観点から、保有・管理する情報文書の保管期限の適切な管理・廃棄が必要となっています。
文書管理においては、①混在する紙/電子文書から、必要な情報をスピーディーに取得できる高い検索性を備え、②電子契約ファイルおよび契約に付随する紙文書を、契約締結から保管に至るまでワンストップ対応可能な、文書管理ツール、管理システムが求められています。
このような企業の情報文書管理に関する課題に対応するため、当社は三井倉庫グループが長年培ってきた「保管」に対するノウハウを活かして、本サービスの提供を開始します。
なお本サービスは、セイコーソリューションズ株式会社(代表取締役社長: 関根 淳、本社: 千葉県千葉市)が開発した電子契約ソリューション「かんたん電子契約」※₁をサービス基盤として活用しています。
※１かんたん電子契約：https://www.seikotrust.jp/product/contract-l/
【「なんでも書庫」の概要】
本サービスにより、お客様からお預かりした紙文書と電子文書の両方を当社で一元管理します。電子帳簿保存法にも準拠しており、法的要件を満たしつつ検索性の高い管理が可能です。お預かりする紙文書の保管においては、AI-OCRを活用した解析による全文テキスト化により、電子文書との連携を強化します。また、電子化をはじめとする当社のBPOサービスと組み合わせることにより、お客様の効率的な業務運営とコスト削減、そして安全な文書管理を実現します。
図：「なんでも書庫」のサービスイメージ
【「なんでも書庫」の特徴】
「紙」も「電子」も三井倉庫グループで一元保管し、同一環境での閲覧が可能
電子文書にタイムスタンプを押印し、お預かりした日時での存在と非改ざんを証明
「紙／電子の文書保管」に対し「電子契約の締結機能」を付属で装備
電子帳簿保存法に準拠した検索キーや、自由な検索項目の追加指定が可能
紙文書のスキャンイメージをＡＩ－ＯＣＲにて解析することで、テキストへの自由検索を実現
本サービスについての詳細は、以下のウェブページをご確認ください。
「なんでも書庫」は、ペーパーレス化を目指しながらも紙文書の保管や管理が依然として課題となっているお客様にとって、システム投資を最小限に抑えながら、使用しやすい検索機能と安全な保管環境を提供します。本サービスの提供を通じ、当社はお客様のオフィス内の書庫の削減と文書の管理の一元化に貢献します。
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