大分の老舗百貨店トキハ、働き方改革推進に向けて11社4,600名にクラウド勤怠管理システム「COMPANY」を導入

~多様な就業ニーズに合わせた制度変更に柔軟に対応、より効率的で確かな労務管理へ~

株式会社Works Human Intelligence(本社:東京都港区、代表取締役社長最高経営責任者:安斎富太郎、以下 ワークスHI)は、株式会社トキハ(本店:大分県大分市、代表取締役社長:池辺 克城、以下 トキハ)がICT活用による労働環境の適正化および業務効率化を目的に、勤怠管理システム「COMPANY 就労・プロジェクト管理」を導入したことをお知らせします。

●導入の背景
トキハは大分に3店舗を展開する老舗百貨店です。地方都市の人口減少が問題となる中で、トキハは「若者が住みたくなる魅力的なコミュニティづくり」を目指しており、その一環として、従業員が自分の仕事に誇りを持って充実して働ける労働環境の整備に取り組んでいます。ICTの導入が地方創生の解決策として期待される[1]中、トキハは勤怠管理へのICT活用による労働環境の適正化および業務効率化に着目。以下の課題解決に向けて勤怠管理システムの刷新を検討し、グループ会社10社を含む計11社への「COMPANY 就労・プロジェクト管理」導入を決定しました。

  • 働き方改革推進に向けた就業規則変更への対応

トキハでは自社開発の勤怠管理システムを利用していましたが、年次有給休暇の年5日取得義務化を受けて2019年に導入を決定した「年次有給休暇の時間単位取得制度」は従来のシステムでは実現困難なものでした。また以前より、法改正や就業規則変更に伴うシステムの修正はすべて自社で行う必要があったため、対応に大きなコストがかかり問題となっていました。

  • 勤怠状況のリアルタイムでの把握

従来のシステムでは、従業員の勤怠状況を月末の勤怠締め後にしか確認できず、月中にリアルタイムで把握することができませんでした。そのため、時間外労働時間が超過しそうな従業員に対する注意喚起がしにくく、また年次有給休暇の年5日取得についても、個人の取得状況をすぐに把握することが難しい状態でした。

  • 紙での申請手続きによる負担の軽減

残業許可や休暇の変更等、勤怠関連の申請はこれまで紙で申請・承認されていたため、押印やデータ入力作業で店舗マネージャーへ業務負荷がかかっていました。
 

●期待効果

  • ① 多様な就業ニーズや法改正に合わせた制度変更を、追加コストなく実現

「COMPANY」は法改正や企業環境の変化に対応するための標準機能の強化を、定額保守料の範囲内で行う(無償バージョンアップ)ため、常に最新の機能を利用することができます。そのため、年次有給休暇の時間単位取得制度の実現はもちろんのこと、多様な就業ニーズに対応した制度改善を追加コストなく実現することが可能です。
 

  • ② 勤怠状況をリアルタイムで把握し、適正な労働時間管理や現場での人員把握を容易に

「COMPANY」上で、全店舗の従業員の残業時間や年次有給休暇取得状況をリアルタイムに把握できます。時間外労働が超過しそうな従業員や休暇取得日数が少ない従業員が一目で分かり、自動でアラートも可能。従業員の健康維持ならびに法令遵守に向けたマネジメントが行いやすくなります。また、当日の出勤状況が簡単に閲覧可能なため、忙しい売り場への応援派遣や非常時の人数把握等、臨機応変に活用できます。
    【画面イメージ】

    従業員の最新の勤務状況を直観的に把握でき、迅速にリスクを特定。

   打刻忘れ、超過勤務、連続勤務、休暇取得不足等の情報を用いて、任意のアラートを作成・通知。
 

  • ③ 紙の申請手続きのWeb化により、押印やデータ入力作業を省いて業務効率化

紙面で申請・承認し、手動でデータ入力していた約4,600人分の勤怠関連申請処理をすべて「COMPANY」内で完結させることで、押印等の手間を省き業務を効率化します。
 

  • ④ 就業情報を店舗の客数や売り上げと掛け合わせ、施策立案に向けたデータ分析が可能に

全従業員の勤務情報が「COMPANY」に集約され可視化されるため、精度の高いデータ分析が可能です。たとえば日次の出勤人数と売り上げ、客数を組み合わせた分析を行い、人員を効率的に配置する等、今後の施策立案に向けたデータ活用を目指します。

 

●株式会社トキハからのコメント
就業管理システムの刷新は、全ての従業員に関係するものであるため、導入にあたっては慎重に選定を行いました。数あるシステムの中で、パッケージ製品でありながら汎用性の高さ、無償バージョンアップによる法改正への対応など、自社に合った運用がしやすい面が魅力と感じました。法に沿った適切な労務管理や、生産性の向上に資する帳票のアウトプットなど、目指す姿へ向けて着実に進んでいます。
株式会社トキハ 総務人事部 人事課


 ワークスHIは、地方創生に向けたお客様の働き方改革推進や勤怠管理の改善を、デジタル技術を活用して今後もサポートしてまいります。 


●統合人事システム「COMPANY」について
「COMPANY」はWorks Human Intelligenceが提供する大手法人向け統合人事システムです。様々な業種業態のお客様、約1,200法人グループへの導入実績があり、ERPパッケージ市場人事・給与業務分野 シェアNo.1※の製品です。
企業環境の変化に対応するための標準機能の強化を、定額保守料の範囲内(無償バージョンアップ)で行うことで、大手法人の人事業務効率化、ITコストの見える化に貢献いたします。
https://www.works-hi.co.jp/products
※2019年度 ERPパッケージ市場 - 人事・給与業務分野:ベンダー別売上金額シェア
 出典:ITR「ITR Market View:ERP市場2021」


株式会社トキハWebサイト https://www.tokiwa-dept.co.jp/
株式会社Works Human Intelligence Webサイト https://www.works-hi.co.jp/


[1] 総務省 令和2年版情報通信白書 第1部第1節 我が国が抱える課題と課題解決手段としてのICT
 https://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/whitepaper/ja/r02/html/nd121210.html
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