年間3,600時間の業務削減を実現。kintoneとカスタマインを全庁導入した焼津市役所の成果

ノーコード宣言シティとして全職員がkintoneとカスタマインを活用する焼津市役所。属人化Excelの解消から外部システム連携まで、業務改善の取り組みを紹介

アールスリーインスティテュート（本社：大阪府大阪市、代表取締役社長：西松 顯）は、kintone（キントーン）をノーコードでカスタマイズできるサービス「gusuku Customine（カスタマイン）」を活用した、静岡県焼津市役所における全庁導入と業務改善の事例を公開しました。

本事例では、「ノーコード宣言シティ」として全職員にkintoneとカスタマインを展開した焼津市役所が、導入から約1年で年間3,600時間の業務削減を達成するまでの取り組みを紹介しています。その成果を引き出したkintoneとカスタマインの活用のポイントを紹介しています。

■ 背景と課題

焼津市役所では、属人化したマクロが組み込まれたExcelや紙によるアナログ手続き、転記作業など、非効率な業務が課題となっていました。作成した職員が異動するとメンテナンスができなくなる複雑なExcelファイルや、アンケート結果の手入力といった作業が、現場の業務負担を押し上げていました。

こうした課題を解消するべく、2023年5月に「ノーコード宣言シティ」への参加を表明。ノーコードツールを活用した業務改善を方針として掲げ、kintoneを全庁導入する大きな一歩を踏み出しました。

一方、kintoneの基本機能だけでは、Excelマクロで実現していた複雑な処理の再現や、現場が求める細かな画面制御に対応しきれない場面もありました。kintoneの可能性をさらに引き出す手段として、カスタマインの導入を決断しました。

■ 導入の概要と活用方法

1. 複雑業務のkintone移行（給食費管理アプリ）

複雑な関数とマクロが組み込まれた巨大なExcelで管理されていた学校給食の収納管理を、kintoneとカスタマインで再構築しました。月次処理後のフィールド無効化による誤入力防止、アプリ間のデータ自動転記、関連アプリへの絞り込み遷移など、かつてExcelマクロで実現していた処理をノーコードで再現しています。

2. 誰でも使いやすい画面設計

一覧画面での文字列折り返し表示やタブによる担当課ごとのフィールド整理など、誰にとっても直感的に使えるアプリ設計を実現。約130のアプリの多くにカスタマインを活用し、庁内全体の操作性を底上げしました。

3. 外部システムとの連携（設計書公開システム）

建設工事の設計図書を市民（事業者）がWebで閲覧申請できる仕組みを構築しました。Webフォームからの申請情報をkintoneに登録し、カスタマインのJob Runnerを活用して毎日深夜0時にデータ閲覧用の画面へのアクセス権限を自動削除するセキュリティ制御も実現しています。

4. 市民サービスへの活用（まちなか涼みどころ管理）

熱中症対策として設けたクーリングシェルターの管理アプリでは、カスタマインを使って用途別CSVを一括出力し、市民向け地図サービス「スマートマップ焼津」へデータ連携する仕組みを構築。市民がスマートフォンから最寄りの施設を検索できるサービスとして提供されています。

■ 導入による成果

kintoneとカスタマインの全庁導入から約1年で、年間3,600時間の業務削減を達成しました。

kintoneだけでは基本機能の壁にぶつかりがちな場面でも、カスタマインを加えることで職員が可能性の広がりを実感できる体験を積み重ねたことが、全庁への定着と大きな削減効果につながりました。庁内職員からは「プログラミングの知識なしで組み立てられるのがありがたい」「kintoneでできることが格段に広がった」といった声も寄せられています。

本事例の詳細は、以下よりご覧いただけます。
https://www.r3it.com/case/yaizu 

■ gusuku Customineについて

gusuku Customineは、kintoneの「もっとこうできたらいいのに」をノーコードで実現するサービスです。400以上用意された「やること」を自由に「条件」と組み合わせることで、思い通りのカスタマイズを作成できます。

2021年には、kintoneアプリのカスタマイズに加え、バッチ処理やWebhookの処理が行えるJob Runner、kintoneのデータを元にExcelやPDFを出力する機能も備え、「カスタマインがあればなんとかなる」と言っていただける存在となりました。

gusuku Customineは、kintone機能拡張における圧倒的な機能の豊富さを誇るサービスであり、2018年のリリース以降、現在に至るまで頻繁に機能追加を行っています。

導入社数は2,500社を超え、今後もkintoneユーザーのみなさまに「gusuku Customineがあったのでうまくいった」と言っていただけるサービスであるよう、努力を続けています。

製品サイト：https://customine.gusuku.io/

■ アールスリーインスティテュートについて

アールスリーインスティテュートは、2000年の創業からシステム開発を通じて多くのお客様の業務改善を支援してまいりました。この知見をもとに、kintoneを効果的に活用する多彩なサービスをご用意しています。

【知る】

• kintoneの正しい使い方や最適解を学べる「Cloud University」

【支援を受ける】

• kintone の業務改善に失敗しないための"道しるべ"となる「キミノマホロ」

【活用する】

• 日々の「面倒」を潰して、kintoneの定着と改善を加速する「gusuku Customine」

• kintoneの運用を崩さず、情報を"見せたい形"に整えて、外部へ届けられる「gusuku Everysite」

• 生成AIからkintoneを安全に参照する管理型ゲートウェイサービス「gusuku Fluxon」

• kintoneアプリやデータを効率的に管理する「gusuku Deploit」

• gusuku Customineの導入を加速する「gusuku Boostone」

これらのサービスにより、100社100通りの業務改善に貢献します。

会社名：アールスリーインスティテュート（R3 Institute Ltd.）
所在地：大阪府大阪市北区大深町3-1 グランフロント大阪 タワーC 16階
設立：2000年8月
代表取締役：西松 顯
コーポレートサイト：https://www.r3it.com/
製品ポータルサイト：https://gusuku.io/