人事領域の総合コンサルティングサービスを提供する株式会社ベクトル、「NotePM」の導入でオペレーターの電話対応時間を40%削減

株式会社プロジェクト・モードが提供する、マニュアル作成・ナレッジ管理ツール「NotePM（https://notepm.jp/）」が、人事領域におけるトータルソリューション企業として有名な「株式会社ベクトル（https://www.vector-up.com/）」の情報共有ツールとして導入されました。マニュアルの電子化により、オペレーターの対応時間削減に繋がっています。

株式会社ベクトル様（https://www.vector-up.com/）

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NotePMの導入背景

人事課題を解決し、人と組織にパワーを吹き込む

同社では現在約15社の企業様を担当しており、クライントごとに応募者対応が異なることから、パート勤務の方々に担当企業のルールを共有・浸透させる必要がありました。

コロナ以前は紙のマニュアルを使用し、クリアファイルに入れたマニュアルを順々に回して閲覧していましたが、紙による管理だと徐々に量が増え、どれが最新情報か分からなくなるなど、情報の管理が煩雑化する課題を感じておられました。
そうしたストレスを解消するためにチャットツールを導入しましたが、情報共有・浸透という意味では効果的ではなかったそうです。プル型のツールだったこともあり、情報をアップロードしても情報が流れていってしまい、どの程度見られているかも分からない点も一つの課題だったとのこと。
こうした背景から、本格的にナレッジ管理ツールを探し始めたそうです。

導入の決め手

次の点が決め手となり「NotePM」を導入されました。

• 他のツールにはない親しみやすさ・ポップさ、気軽に使ってもらえそうな見た目

• 簡単な操作で長期的にナレッジを蓄積できる操作性

• 添付ファイルの中身まで検索にヒットする

• 参照専用ゲストは無料で招待できるため、コストを抑えて利用できる

NotePMの導入効果

窓口業務の手間やストレスを軽減

 「情報が見つけやすくなった」「検索しやすくなった」など、現場からも声があがっているようです。 NotePM導入以前は、紙書類を目視で探したり、チャットツールで流れた情報を遡って検索していたため、そこから考えると、情報を探す手間や時間、ストレスなどが大幅に軽減されたと聞きます。
また、窓口業務では、7〜8分かかっていた電話応対が5分以内に終わるようになり、1件あたりにかかる通話時間が削減されました。
今までオペレーターは「応対中に分からないことがあれば社員の席まで質問しに行き、確認がとれたら再度自席に戻って応対する」という流れでしたが、今では各自がNotePMで情報を探せるようになり、効率的に業務を進められているとのことです。

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社内wiki・ナレッジ共有ツール「NotePM」について

NotePMとは

NotePM（ノートピーエム）は、マニュアルやノウハウを簡単に投稿でき、強力な検索機能で欲しい情報をすぐ見つけられるサービスです。マニュアル、手順書、業務ノウハウ、
社内FAQ、日報・議事録など、何度も検索するような、ストック型の情報管理に最適です。

NotePMの特徴

・マニュアル作成、バージョン管理、社外メンバー共有
・強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
・社内FAQ・質問箱・社内ポータルとしても活用できる
・銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる

NotePM導入による効果

１）検索が強く、ほしい情報がすぐ見つかる
バラバラに散在しているストック情報を、NotePMで一元管理することで、
「あの情報どこにある？」が解消します。

２）「あの人しか知らない」の防止
NotePMに、マニュアル・手順書・ノウハウを残すことで、あの人しか知らないという
属人化の防止になります。

３）教育時間の短縮、業務引継コストの低減
入社時の手続き方法、研修内容、引き継ぎ業務などをNotePMに残すことで、
担当社員の負担や引き継ぎに要する時間を短縮できます。

【NotePM公式サイト】
https://notepm.jp

【料金プラン】
https://notepm.jp/price

【サービス紹介資料】
https://notepm.jp/pamphlet

【NotePMオンラインデモ・個別相談会】
https://notepm.jp/help/online-demo

会社概要

会社名	株式会社プロジェクト・モード
本社所在地	神奈川県川崎市中原区丸子通1-665 ファーストヒル102
代表取締役社長	小澤 卓馬
事業内容	ナレッジマネジメントSaaS「NotePM」の開発・運営
公式サイトURL	https://project-mode.co.jp