ORENDA WORLD、複数調査データを基に会議後の“隠れ重労働”を分析。AI議事録要約「Gijiroku Summary」が“書く時間ゼロ”の働き方を実現へ

ー ビジネスパーソンを蝕む「年間320時間の議事録業務」。見えざるコストが日本企業の生産性を阻害 ー

　3DCGとAI技術で産業界のDXを推進する株式会社ORENDA WORLD（本社：東京都港区、代表取締役社長：澁谷 陽史、以下 ORENDA WORLD）は、現代の働き方における生産性課題について、複数の公開調査データを基に独自の分析を行いました。分析の結果、多くの企業で問題視される「非効率な会議」そのもの以上に、会議後に発生する「議事録作成」という付帯業務が、従業員一人あたり年間約320時間もの時間を奪う「隠れ重労働」となっている実態が明らかになりました※1。

　この見えざるコストは、特に若手従業員に重くのしかかり、企業の成長とイノベーションを阻害する深刻な要因となっています。ORENDA WORLDは、この普遍的な課題に対する解決策として、AI議事録要約サービス「Gijiroku Summary」を提言し、すべてのビジネスパーソンが付加価値の高いコア業務に集中できる新しい働き方を推進します。

■ 調査サマリー

日本の会議生産性危機：主要データ一覧

複数の調査から明らかになった、会議とその付帯業務に関する課題を以下に示します。

■【分析結果1】問題の兆候：非効率な会議文化という「症状」

 弁護士ドットコム株式会社「社内会議白書2023 by MeetingBase」(2023年10月発表) https://www.bengo4.com/corporate/news/article/uvpk9ilk73p/

　多くのビジネスパーソンが生産性の低下を実感する最初の兆候は、日々の会議そのものにあります。弁護士ドットコム株式会社が実施した調査によると、実に88.8%もの従業員が自社に「無駄な会議がある」と感じています。

　その主な原因として挙げられるのが、「長時間の会議」（54.3%）や「議題が不明瞭」（44.5%）といった、会議運営の基本的な問題です※1。しかし、これはより根深い問題の表面的な「症状」に過ぎません。これらの非効率な会議は、会議後の議事録作成業務を著しく困難にし、それが次の会議の非効率性を生むという悪循環を引き起こしています。

　具体的には、不明瞭な議題の会議は議論が発散しやすく、長時間に及びがちです。その結果、要点を整理して議事録にまとめる作業は複雑化し、膨大な時間を要します。さらに、議事録作成を担当する従業員は記録に集中せざるを得ず、調査によれば75.8%が「議事録を書いていることで会議中に発言しにくい」と感じています※3。これにより、担当者の貴重な意見が失われ、議論の質が低下します。最終的に、不十分な議事録からは明確な決定事項や次のアクションプランが生まれにくく、結果として次回の会議もまた「議題が不明瞭」な状態で始まるという、生産性の負のスパイラルに陥るのです。

■【分析結果2】問題の本体：年間320時間という「議事録地獄」の実態

　会議そのものの非効率性に加え、真に企業の生産性を蝕んでいるのは、会議後に発生する「議事録作成」という業務です。キヤノンマーケティングジャパン株式会社の調査によれば、ビジネスパーソンは議事録作成業務に1週間あたり平均6.13時間を費やしており、これを年間に換算すると319.6時間にも達します※2。これは、1年の労働日（約240日）で換算すると、実に40日分、約2ヶ月間の業務時間に相当する膨大な時間です。

　この負担は、一回ごとの作業時間からも明らかです。ソースネクスト株式会社の調査では、1回の議事録作成にかかる時間は平均で50.4分と報告されており、1時間の会議の後には、ほぼ1時間近い事務作業が待ち受けている計算になります※3。

　このような状況から、議事録作成業務に対して67.2%もの従業員が明確な「負担」を感じていることも分かっています※2。この「隠れ重労働」こそが、企業の生産性向上を阻む、見過ごされてきたコストの正体です。

■【分析結果3】本当のコスト：次世代への「生産性という名の税」

　この議事録作成という重労働の負担は、全従業員に均等にかかっているわけではありません。データは、その負荷が特に若手従業員に偏っているという、より深刻な問題を浮き彫りにしています。

　キヤノンマーケティングジャパン株式会社の同調査によると、議事録作成を担う割合は20代が最も高く、彼らがこの業務に費やす時間は週平均で8.46時間にものぼります※2。これは、週の労働時間のうち丸一日以上を、付加価値を直接生まない事務作業に費やしていることを意味します。この負担は、若手社員の残業にも直結しており、社会人経験5年未満の社員を対象とした別の調査では、45.5%が議事録作成によって「残業が増える」と回答しています※4。

　これは単なる時間的な損失に留まりません。本来、若手従業員がコア業務のスキル習得、新しい知識の吸収、そしてイノベーティブなアイデアの創出に使うべき貴重な時間が、機械的な作業に奪われているのです。これは、企業が将来の成長のために最も投資すべき人材に対し、「生産性という名の重税」を課していることに他なりません。

　もしこの時間が解放されれば、従業員は「他の作業を進める」（50.9%）、「会議に集中する」（37.0%）、「残業時間を削減する」（32.3%）といった、より本質的な業務に時間を再配分できると期待されています※2。議事録作成の自動化は、単なる業務効率化ではなく、次世代の才能を育成し、企業全体の競争力を高めるための戦略的投資と言えます。

■【分析結果4】市場の失敗：ワークプレイスDXにおける「大きな断絶」

出典: キャノンマーケティングジャパン株式会社「議事録／発言録の作成業務における現場の負担とDXの浸透を調査」(2022年12月調査)　https://store.canon.jp/online/secure/voiter_report.aspx

　この深刻な課題に対し、現場のビジネスパーソンは解決策を明確に求めています。調査では、72.6%もの従業員が、議事録作成業務においてAIを活用したサポートツールの利用を希望していることが示されています。

　しかし、その一方で、実際に議事録作成の現場でDXツールが導入されている割合は、わずか1.4%に過ぎません。この約70ポイントもの巨大なギャップは、現代のワークプレイスにおける「DXのパラドックス」を象徴しています。

　多くの企業は、ビデオ会議システムのような「表層的なDX」を導入し、オンラインでのコミュニケーション機会を増やしました。しかし、そのコミュニケーションから「実行可能な知見」を生み出すための「深層的なDX」、すなわちワークフロー自体の自動化・効率化には着手できていません。その結果、会議の記録（録音・録画データ）は増えたものの、それを処理する負担はむしろ増大し、18%の従業員がオンライン会議の普及によって議事録作成の負担が「大きくなった」と感じています※2。需要と供給の間に存在するこの「大きな断絶」こそ、今まさにテクノロジーによって解決されるべき市場の課題です。

■株式会社ORENDA WORLD 考察コメント

　「今回の分析で明らかになったのは、日本企業に静かに蔓延する生産性危機の実態です。従業員一人あたり年間約320時間という時間は、単なる数字ではなく、失われたイノベーションの機会そのものです。この問題の根源は、会議での『議論』と、その後の『実行』の間にある深い断絶、すなわちアクションギャップにあると我々は考えています。議事録作成という手作業がボトルネックとなり、情報の伝達を遅らせ、実行へのスピードを著しく低下させているのです。

　現場ではAIによる解決策を7割以上が求めているにも関わらず、実際の導入は1%台に留まっています。この巨大なギャップを埋めることこそ、我々の使命です。『Gijiroku Summary』は、AIの力で会議の会話を瞬時に『決定事項』『担当者』『期限』といった具体的なアクションへと変換します。これにより、議論から実行への断絶をなくし、チームが本来持つポテンシャルを最大限に引き出すことを目指します。」

■解決策のご提案：AI議事録要約サービス「Gijiroku Summary」

　ORENDA WORLDのAI議事録要約サービス「Gijiroku Summary（議事録サマリー）」は、この“議事録地獄”からすべてのビジネスパーソンを解放するソリューションです。

会議の音声や動画ファイルをアップロードするだけで、AIが内容を解析。「サマリー」「決定事項」「ToDo（タスク）」を自動で抽出・生成します。もう、録音を聞き直したり、一から文章を書き起こしたりする必要はありません。議事録作成にかかる時間をゼロにし、会議が終わった瞬間から、誰もが次のアクションに集中できる環境を創出します。

　ORENDA WORLDは「Gijiroku Summary」を通じて、企業の会議にまつわる非効率をなくし、すべての従業員が付加価値の高い仕事に集中できる、新しい働き方の実現に貢献してまいります。

「Gijiroku Summary」サービスサイト： http://gijiroku-summary.orenda.co.jp/

【出典情報】

※1 弁護士ドットコム株式会社「社内会議白書2023 by MeetingBase」(2023年10月発表)https://www.bengo4.com/corporate/news/article/uvpk9ilk73p/

※2 キャノンマーケティングジャパン株式会社「議事録／発言録の作成業務における現場の負担とDXの浸透を調査」(2022年12月調査)https://store.canon.jp/online/secure/voiter_report.aspx

※3ソースネクスト株式会社「議事録に関する意識調査」(2023年9月調査)https://sourcenext.co.jp/pressrelease_html/JS/2023/2023090501

※4 株式会社アドバンスト・メディア「議事録・会議録作成に関するアンケート調査」(2021年9月発表)

https://www.advanced-media.co.jp/newsrelease/21016/ 

【株式会社ORENDA WORLD】

「デザインとテクノロジーを用いて、人々に感動と心揺さぶる体験を届ける」をビジョンにかかげ、ゲーム開発における技術を活かして社会課題を解決するソリューションを提供している。

コンピューターグラフィックス・映像分野とコラボレーションさせた、デジタルヒューマン・メタバースコンテンツへの音声合成技術の活用にも積極的に取り組む。

会　社　名：株式会社ORENDA WORLD

設　　　 立：2015年7月15日

所　在　地：東京都港区北青山一丁目３番６号 SIビル青山

Ｕ　Ｒ　Ｌ：https://orenda.co.jp/

代　表　者：代表取締役 澁谷陽史

事業内容：AIソリューション事業、デザイン開発事業、地方創生事業