【HERP】長期的な採用活動・候補者との関係構築を法的に補強するプライバシーポリシー「オープン採用ポリシー」を無償公開

株式会社HERP（本社：東京都品川区、代表取締役：庄田一郎）は、採用に特化したプライバシーポリシー規定のひな形「オープン採用ポリシー」の無償公開を行いました。
長期化・多角化する企業の採用活動において、法的に適切な候補者情報の取り扱いを担保しながら、企業と候補者が相互に良い関係を継続し、長期的な採用成果を生み出せる基盤づくりの推進・啓蒙を目的としています。

【HERP オープン採用ポリシー特設サイト】
https://herp.co.jp/privacypolicy_model

• 「オープン採用ポリシー」の特徴

オープン採用ポリシーは、個人情報の取り扱いに関するリーガルリスクを最小化しながら、企業と候補者のマッチング機会最大化を実現するために、長期目線での採用活動に必要な項目を包含し、候補者に配慮してデザインされたプライバシーポリシー規定のひな形です。

「取得する個人情報の項目」「利用目的」とその情報を利用することの「候補者目線でのメリット」がシンプルに明示された内容です。候補者本人が、提供する情報に対してそれぞれの取り扱いを選択できることも明示しています。

企業はこのポリシーを自社サイトの公表事項として追加したり、情報取得時の通知事項として追加したりなど、目的やニーズに合わせて利用することができます。

全文を通して弁護士によるリーガルチェックが済んでおりますが、企業はオープン採用ポリシーの全文を採用する方法だけでなく、部分活用や適宜修正して自社の方針に合わせて利用することも可能です。

• 「オープン採用ポリシー」の公開を通じて解決したい課題

働き方の変化や人材の流動性が向上し、デジタル人材の採用難易度が高まり続けている現在、人事・採用担当は採用活動の多角化・長期化に取り組むことが欠かせません。例えば、企業と候補者のマッチング機会を、新卒採用や中途採用における選考時の「一回限り」から、外部の経験者のみならず退職者や過去の不合格者等にも広げ、そうした潜在候補者とのコミュニケーションを「長期・複数回」に増やす変化を起こせることが、採用成果を左右する一つの要因となっています。

そんな中、見過ごしてはならないのが、「個人情報の取り扱い」です。

個人情報は、企業・候補者が相互理解を深めるために不可欠ですが、従来の一般的なプライバシーポリシーは、採用に関する利用目的が「採用活動のためにのみ利用します」といった曖昧な表現にとどめられ、また短期間の保持・利用を想定しているものがほとんどです。この表現だけでは、長期的な関係構築に基づく採用活動を想起できる内容となっていないため、企業・候補者双方にとって不安が残る内容となっていました。一方で、不適切な個人情報の取り扱いは、企業のレピュテーションリスクに直結します。

法的な安全性が担保されながらも、安心・信頼できるプライバシーポリシーのもと、候補者情報の活用検討や施策推進をすることが、多角化・長期化する採用活動において、企業により一層求められると私たちは考えています。

オープン採用ポリシーの公開を通じて、私たちは企業・候補者それぞれが潜在的に抱える以下の課題を解決したいと思っています。

【企業】

1. 自社の個人情報の取り扱い規定の理解が不十分で、取得した個人情報を、どのような形であれば採用成果につながるアクションに利用できるのかわからない

2. 個人情報を理解が不足したまま取り扱うため、気付かぬうちに法令違反や不適切な利用を招くリスクを抱えてしまっている

3. 上記リスクを意識するあまり、プライバシーポリシーを目立たないように運用することで、結果として候補者との信頼関係を構築することができずに、マッチング機会を逃している

【候補者】

1. 自身の個人情報がどのような利用目的で取得されているかを深く理解しておらず、自身の個人情報に対して主体的なコントロールができていない

2. マッチング機会を就職・転職活動時のみに限定的に考えており、企業との関係が長期化することにより生まれポストやジョブへのマッチング機会を逃してしまっている

• 「【採用×法務 最前線】デジタル人材の採用を成功させる「個人情報」との付き合い方」セミナー開催

オープン採用ポリシーの公開を記念し、オンラインセミナーを開催します。

【採用×法務 最前線】デジタル人材の採用を成功させる「個人情報」との付き合い方

・開催日時

2023年6月6日（火）16:30-17:30
・開催場所
オンライン配信

・登壇者

ひかり総合法律事務所 パートナー弁護士 板倉 陽一郎氏、株式会社HERP 西村 嘉久
・詳細および申込みページ

https://lp.herp.cloud/seminars/privacypolicy_model_seminar20230606

• 『HERP Hire』および『HERP Nurture』について 

【デジタル⼈材採⽤を加速する採⽤管理システム『HERP Hire』】 
サービスURL：https://lp.herp.cloud/

『HERP Hire』は、社員主導型のスクラム採⽤*を推進したい経営者や⼈事責任者向けの採⽤管理システムです。IT 系企業が利⽤する約20以上の求⼈媒体からの応募情報の⾃動連携、Slackなどとの連携による現場メンバーへのス ピーディな情報共有により、社員ひとり⼀⼈が積極的に採⽤に参画できる状態の実現をサポートします。

*スクラム採⽤…株式会社HERPが提唱する社員主導型の採⽤⽅式

• 株式会社HERP 会社概要 

所在地：〒141-0031 東京都品川区⻄五反⽥8丁⽬8番15号 カーニープレイス五反⽥8階
代表者：代表取締役 庄⽥⼀郎
設⽴⽇：2017年3⽉24⽇
資本⾦：796,666千円（資本準備⾦含む）
事業内容：採⽤管理システム『HERP Hire』の開発・提供、タレントプールシステム『HERP Nurture』の開発・提供
URL：https://herp.co.jp/