善通寺市様がChatGPTを庁内で安全に活用する業務効率化ツール「Crew」の実証実験で、業務工数を75%削減！職員の６割が生成AIを業務に「活用できそう」と回答

株式会社クラフター（本社：東京都港区、代表取締役社長 ⼩島舞子、以下「クラフター」）が提供するChatGPTを 庁内で安全に活用する業務効率化ツール「Crew」の実証実験において、善通寺市様が取り組まれた内容をご紹介した事例記事を公開いたしました。

善通寺市様導入事例記事はこちら 

https://www.gocrew.jp/casestudies/zentsuji-crew

• Crewご導入背景

善通寺市様では、ChatGPTを始めとする生成AIサービスが業務効率化に繋がることを期待されていました。しかしながら、必要に応じて活用すべきデジタル技術・サービスの一つとして認識する一方で、情報セキュリティに対する理解度や職員の業務に対する主体性が改めて問われる技術・サービスでもあると考えておられました。

その中で、業務活用に向けた実証実験を行うにあたり既存サービスでは提供の少ない、書類から回答を生成する機能に注目し、「Crew」を採用いただくことになりました。

また、Crewは管理画面の機能も充実しており、個人情報が誤って送信された際、管理者側がログで閲覧できる点にご注目いただきました。この場合、仮に誤送信しても、Crewで個人情報を検知しブロックされているため、管理側には見えてもOpenAIには送信されません。また、既に自治体や金融機関で導入されていることや、セキュリティの基本機能が揃っていることを評価され、実証実験にお取組みいただくこととなりました。

• 善通寺市様の具体的なCrewのご利用方法 

今回の実証実験では、組織内の書類を用いた生成サービスを活用し利便性を精査することを目的とされており、Crewでは主に庁内文書を参考にした新たな文書の草案の作成や、当市独自の規則と条例に基づいたQ&Aの作成等にご利用いただきました。

• ご利用方法の一例

書類アップロード機能

✔改定後のセキュリティポリシーをアップロード、職員への案内文を作成

✔他の自治体のDX推進計画書を読み込ませ、計画に応用できそうなアイデアを参照

✔電子帳簿保存法に関する文書をアップロード、会計課の担当者と確認する上で活用

テキスト生成機能

✔市のイベント来場者に対するアンケート回答のお礼文の作成

✔お礼品の当選者へ送る通知文の作成

• Crewの活用効果 

半日（4時間）かかっていた作業が、Crewにより1時間ほどに圧縮

改訂後のセキュリティポリシーの職員への案内文作成業務では、人力で文書を読み込み回答を作成する場合半日（約4時間）ほど時間がかかっていました。それがCrewの導入によりポイントを抑えた要約がされ、たった数分程度で職員の文面確認を含めたすべての作業が1時間程度で完了されたようです。職員の中には、文書作成が不慣れな方もいらっしゃる中、Crewが補ってくれるのはとてもありがたかったとご感想をいただきました。

また、40ページほどある文書の内容把握から回答生成が、人力では３〜４時間かかる工数を従来の4分の１程度にまで圧縮ができ、業務効率化されました。

✔要点を効率的にピックアップ、職員が文案を作成する作業では特に有効

✔文書作成が不慣れでもCrewが補ってくれる

✔ルーチーンワークにない久しぶりの文書を確認する時は特に生成AIツールの利用は有効

•  ご担当者 善通寺市　総務部　デジタル推進課　大喜多康彦様コメント（一部抜粋） 

善通寺市　総務部　デジタル推進課　大喜多康彦様

クラフターさんからいただいたアンケートを参考に、職員に向けてアンケートを実施いたしました。その結果、「Crewを業務に活用できそうか」という質問に対し、６割の職員が「活用できそう」と回答しました。期待も込めてという職員もいましたが、実際議員さんもChatGPTを使って一般質問を作成されたと聞くこともあり、受け手としての職員側も、こういうツールをちゃんと使いこなす必要はあると感じていることが大きいと思います。

• 「Crew」の概要 

ChatGPTを始めとした生成型AIを利用する際、登録している従業員の管理や外部への情報漏洩などのセキュリティ対策に課題があります。

「Crew」においては、個人情報などのセンシティブ情報を検知し非表示にし、登録している従業員の権限を設定でき、個人情報の検知機能、ログ監視などの機能でビジネスでもChatGPTを安全に使えるような環境を提供しています。フィルタリングするNGワードを追加することにより、企業ごとに独自の秘密情報を追加できます。企業メールアドレスで簡単に登録でき、チャット画面で質問ができます。OpenAIにおいて個別に登録する必要はありません。管理者が詳細な権限設定を行うことができるので、情報の制約や切り分けは容易ですが、チャット内容はオープンに共有されるので、システムの知識に明るくない人でもチャットを参照できます。

また、ChatGPT単体にはない書類を元にした会話機能もあります。説明書類や手順書といった社内文書をアップロードして書類から回答でき、繰り返し発生する同等作業や、異動者や採用者のオンボーディングトレーニングを代替して行うことが可能です。

動画はこちら 

ChatGPTをビジネス利用で活用するチームコラボレーションツールCrew 

https://www.youtube.com/watch?v=lq3PHB4BeFE

•  お申し込み方法 

ご利用や資料請求を受け付けしております。ご希望の方は以下のURLからお問い合わせください。

 https://www.gocrew.jp/jp#Mail-Form 

【会社概要】 

現在当社には7カ国のメンバーが所属しており、働き方、経歴など多様な個性を大事にする働き方を応援しています。経営経験を 持つメンバーが多く在籍し、顧客目線で自主性とオーナーシップを尊重する文化に共感しながら働いています。また、マネックスグ ループ株式会社の完全子会社化となり、同社の支援を受けて新経営体制を構築し販売を強化し、社会的信用のある事業を展開し ております。 

会社名：株式会社クラフター 

代表者：代表取締役社長 小島 舞子 

設立：2016年9月5日 

所在地：〒107-6025 東京都港区赤坂一丁目12番32号 アーク森ビル25階 

ウェブサイト：https://www.crafter.co.jp/