矢巾町で「私の手続きコンシェルジュ」を公開～混雑する窓口対応を、利用者視点設計でストレスフリーに～

株式会社アスコエパートナーズ

2023年12月4日 10時01分

株式会社アスコエパートナーズ（本社：東京都港区、代表取締役社長：安井秀行　以下、アスコエパートナーズ）と株式会社JAPANDX（本社：東京都品川区、代表取締役：菅原　貴弘、以下JAPANDX）、岩手県矢巾町（町長：高橋昌造、以下矢巾町）は、この度、矢巾町住民総合ポータルアプリにおいて、アスコエパートナーズが開発した「わたしの手続きコンシェルジュ：手続きナビ＋申請サポートプラス」矢巾町版を導入することをお知らせいたします。

矢巾町住民総合ポータルアプリについて

矢巾町が推進する「行政と住民が双方向にコミュニケーションする行政サービスの実現」の一環として、JAPANDXは矢巾町住民総合ポータルアプリ構築及びホームページリニューアル業務を受託しています。矢巾町住民総合ポータルアプリでは、ごみ分類種別の判別機能や広報誌のキーワード検索機能等、矢巾町のニーズに即した機能を実装し、住民の利便性向上を目指します。

「手続きコンシェルジュ」導入の背景

矢巾町では、ライフイベントに伴う必要な申請に対する住民からのお問い合せが多数発生しておりました。引越、結婚、出産などのライフイベントの際には様々な行政手続きが必要ですが、各個人の状況（家族構成や収入など）によって要否が変わるため、住民が調べることは容易ではありません。そのため、役所の窓口に出向いたり電話をかけたりするなど多岐にわたる確認方法を取り、職員もその対応に時間を費やしている現状があります。また、申請時には、住民による申請書の手書きや、職員側には申請内容の入力作業が生じていました。

そこで、矢巾町住民総合ポータルアプリでは、ライフイベントに伴う申請がわからない方向けに、ナビゲーション形式で必要な手続きを探すことができる「手続きナビ」を導入しました。また、「申請サポートプラス」を導入することで、手書きで書かなければならなかった申請書がスマートフォンで入力できるようになり、氏名・住所などの重複箇所は自動反映、プルダウンメニューからの選択式を採用することで、住民の行政手続における手間と時間を大幅に削減します。それらの申請帳票を二次元バーコード化して、提出いただくことも可能となり、「書かない窓口」を実現し、行政業務削減へ貢献します。

サービス概要

「わたしの手続きコンシェルジュ：手続きナビ＋申請サポートプラス」はIT技術を活用したデジタル化はもちろん、利用者視点のUX実現にこだわって開発されたプラットフォームです。

「手続きナビ」では、住民がいくつかの質問に回答するだけで、住民それぞれの状況に応じて必要な手続きや持ち物、手続き場所等を確認することができます。また、担当課が異なる手続きを横断的かつ網羅的に知ることができるので、申請漏れや手戻りの心配なく手続きの準備を整えることができます。

<ナビゲーション画面>

【ご利用可能なカテゴリ】

・引っ越し

・結婚

・出産

・離婚

・家族が亡くなった

・子育て

「申請サポートプラス」では、申請書をWebブラウザ上で作成できます。住民がお使いのパソコンやタブレット端末、スマートフォンのWebブラウザ上で申請書作成フォームを表示し、フォームの設問に回答することで、入力した情報が書き込まれた申請書のPDFファイルまたは復元用二次元コードのPDFファイルを作成・保存します。復元用二次元コードを窓口職員用の端末で読み取ることでWebフォームに情報が復元され、職員が内容を確認・補正したうえで、最終版として申請書を出力、事務処理を進めることができるようになります。