柔軟な働き方や従業員のパフォーマンスに大きく影響する「会議」に関する調査を実施　会議実施・調整は1日の勤務時間の約3割　効率化できる会議は約4割、会議調整を効率化したい人は約8割という結果も

〜会議業務における課題を解決し、パフォーマンスを最大化する「AI会議室」を開発〜

　WorkTech市場で事業を展開するAcall株式会社 (本社: 神戸市中央区) は、ハイブリッドワーク時代の柔軟な働き方や従業員のパフォーマンスに大きく影響する「会議」に関する実態を探るため、アンケート調査を実施いたしました。また、その調査結果から明らかになった、会議にまつわる業務負荷などの課題を解決するソリューション「AI会議室」を開発し、7月下旬に提供開始することをお知らせいたします。 「AI会議室」URL： https://www.workstyleos.com/solutions/aimeetingroom/

【調査サマリー】

・会議実施・会議調整は1日の勤務時間の約3割を占めている

・そのうち本当に必要だと感じる会議は約4割、もっと効率化できる会議も同じく約4割ある

・会議の調整作業をもっと効率化したいと感じる人は約8割

・総務/人事/経営企画のうち、自社の会議室マネジメントに課題を感じている人は約7割

・自身が適切な会議室利用をできていないと自覚がある人も多いなか、

　手間がかからず、別の会議室が見つかれば会議室交換に協力したい人は約8割

■ 調査背景と結果に対する考察

　Acallは「くらし」と「はたらく」を自由にデザインできる世界の実現に向けて、オフィスワークとリモートワークを支えるインフラとして国内外問わず、多くの企業の働き方を支援しています。新型コロナの影響を受けて急速に多様な働き方が浸透する中、ハイブリットワークやフルリモートなど、従業員のパフォーマンス向上には、「場」と「人」の最適なマッチングが必要不可欠です。

そこでAcallでは、ビジネスパーソンの1日の大半を占める「会議」に関する業務実態を探り、働きやすいオフィス環境を明らかにするため、アンケート調査を実施いたしました。

【調査結果に対する考察】
　今回の調査では、会議の調整・実施、会議室の予約・利用・マネジメントにおける課題が浮き彫りとなりました。会議実施・会議調整は1日の勤務時間の約3割を占めており、特に若い世代では割合が大きいことが明らかになっています。会議は生産的な企業活動には欠かせない業務であるものの、本当に必要だと感じる会議は約4割、もっと効率化できる会議も同じく約4割で、会議の調整作業については約8割とほとんどの人が効率化したいと感じているため、会議に関わる業務の改善余地が大きいことがわかります。

　また、会議室に関するマネジメントにおいては、会議室利用状況の実態把握・分析から、必要な会議室数やレイアウトの設計、オフィスファシリティの最適化が求められている結果となりました。1人あたり1ヶ月で約50時間、1年で約600時間もの時間を会議に関わる業務に費やしていること考えると、組織的な見直しは急務であることが明確です。

　一方で、自身の会議室利用については会議室のリリース忘れや大人数の会議室を少人数で使用すること、実際の会議時間よりも念のため長めに予約することなど非効率的な利用をしていると自覚のある方も多いものの、手間がかからず別の会議室が見つかれば会議室交換に協力したいと約8割が考えていることから、会議室マネジメントの効率化に関しては、実現性においても高いことがわかりました。

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■ 調査結果

【１】会議・会議調整の時間とそれぞれの改善余地に関する意識・実態

1日のうち会議時間は平均1.9時間、また、日程調整・会議室検索・予約などの会議調整時間は1日平均26.5分となったことから、1日の業務時間（8時間）のうち、約3割もの時間を会議とその調整に充てていることが分かりました。＜図1＞ 尚、これは会議・会議調整時間に1か月で約50時間、1年では約600時間もの時間を費やしていることになります。

さらに年代別にみると、 50/60代と比較して20/30/40代の若い世代が、会議・会議調整時間により多くの時間を費やしており、効率化の必要性が明らかになりました。＜図2＞

＜図1＞

＜図2＞

そのうち、「本当に必要だ」と感じる会議はおよそ4割、「もっと効率化できる」と感じる会議は4割を超える結果に。＜図3＞

また、会議の調整作業をもっと効率化したいと感じる人は約8割も存在します。＜図4＞

1日の約3割もの時間を費やしている会議と会議調整については、改善の余地を感じている人が多く、改善の効果としても大きい可能性が高いことが分かります。

＜図3＞

＜図4＞

【２】会議に関する意識

会議に関する意識では、「会議のゴールやアジェンダ設定がなされておらず、非効率な会議が多い」（66.2%）、「結論に達しないうちに会議が終わることが多い」（65.3%） 「会議の終了時間間際で話が盛り上がっており、締めにくい」（69.0%）という実態が明らかになりました。＜図5＞

この結果から会議実施時の進行・タイムマネジメントに関しても改善の余地は大きいと考えられます。

＜図5＞

【３】会議調整に関する意識・実態

会議調整作業については、「参加者の空いている日程を見つけることに苦労する」（72.0%）、「会議室を予約したいときに適切な会議室を見つけるのに苦労する」（70.7%）、 「適切な会議が見つからないとき、交換してほしいのに言いにくい」（64.0%）という実態が明らかになりました。会議調整においては、参加者の日程調整や適切な会議室の検索・予約に時間がかかっている状況があると考えられます。

また、「社内で会議室のカラ予約が多いと感じる」（62.7%） 「社内で会議室を複数予約している人や長時間予約している人に譲ってほしいと感じる」（63.0%）という実態も明らかになりました。＜図7＞ 適切な会議室を見つけるのに苦労をしている状況があるため、社内メンバーに会議室の適切な利用をしてほしいと感じる意識が高まっていると考えられます。＜図6＞

＜図6＞

【４】（総務・人事・経営企画限定）会議室マネジメントに関する意識

自社の「会議室マネジメント」については、7割を超える人が課題を感じる結果となりました。その中でも特に「会社にとっての適切な会議室数」（67.3％）や「会議室の利用実態を把握・分析した最適化」（69.7%）は7割近くの人から要望があがっています。

会議室利用状況の実態把握・分析から、必要な会議室数やレイアウトの設計、オフィスファシリティの最適化が求められている結果となりました。＜図7＞

＜図7＞

【５】自身の会議室利用に関する意識

自身の会議室利用に関する意識については、「予約したものの利用しなくなった会議室をリリースし忘れたこと」（39.8％）や「大人数の会議室を少人数で使用したこと」（59.2%）、 「実際の会議時間よりも念のため長めに予約すること」（68.7%）という実態が明らかになりました。自分自身の会議室利用の態度を振り返り、適切な利用をできていない意識がある方が多いことがわかります。

 一方で、 「手間がかからず別の会議室が見つかれば会議室交換に協力したい」（77.5％）と約8割の方が面倒な作業がなければ、会議室交換には協力的な姿勢があることがわかりました。

前述の図6にある通り、6割以上の方が適切な会議が見つからないとき、交換してほしいのに言いにくいと感じているものの、依頼されれば協力したい方が多いことから、依頼のハードルが下がれば、会議室を一層効率的に利用できる余地があると考えられます。 ＜図8＞

＜図8＞

■ 調査概要

・調査手法　インターネット調査（調査会社の保有する調査パネルを利用したネットリサーチ）

・調査エリア　東京都・大阪府・愛知県

・調査対象

　　年齢：20歳以上 / 職業：会社員　

　　勤務先所在地：東京都・大阪府・愛知県のいずれか / 従業員規模：300人以上

　　職種：総務・人事・経営企画・営業・マーケティング・技術のいずれか

・サンプル数　600サンプル

・割付　年齢層と職種によりそれぞれ割付
　　年齢層：20代、30代、40代、50代、60代を各120s

　　職種：総務、人事、経営企画、マーケティング、技術を各100s

・調査期間　2024年06月18日（火）～2024年06月20日（木）

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■会議業務のパフォーマンスを最大化する「AI会議室」を開発

　 Acallでは、今回の調査結果を受けて、会議室予約の効率化・会議の生産性向上・会議室管理の最適化に着目いたしました。そして「会議」における業務のあらゆるパフォーマンスを最大化するソリューション「AI会議室」の開発を現在進行しており、7月下旬に提供開始いたします。

「AI会議室」は、従来のAcallの「会議室チェックイン」機能をAIで拡充することで、会議の始まりから終わりまでに発生する課題を解決し、オフィス体験の向上をサポートいたします。

「AI会議室」： https://www.workstyleos.com/solutions/aimeetingroom/

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■ 事業紹介

　オフィスワークとリモートワークを支えるインフラとして国内外7,000社以上の働き方を支援しているAcallは、多様な働き方で生じる「オフィス」と「組織」の課題を解決するため、オフィス体験を高めるFacility Experience 事業部と、従業員体験を高めるPeople Experience 事業部の新体制で事業を展開しています。

【 Facility Experience 事業部 】

プロフェッショナルな知見とテクノロジーを活用して、ファシリティ体験を継続的に向上させるプロダクトとデータ基盤の整備を提供しています。

《 プロダクト紹介 》

業務効率化・コミュニケーション活性化・働く場所の最適化を実現するクラウドサービスです。座席予約・会議室予約・入退館管理・自動受付・リモートワーク連携・オフィス分析の機能を内包し、オフィスワークとリモートワークの最適な働き方をサポートします。

サービスサイトURL：https://www.workstyleos.com/

新プロダクトURL：https://www.workstyleos.com/solutions/aimeetingroom/

　

【 People Experience 事業部 】

　ワーカーの体験や人と人の関係をみつめ、最適な組織と従業員体験を構築するコンサルティング・コーチングサービスとプロダクトを提供しています。

《 プロダクト紹介 》

あらゆる仕事の「はじめ」と「終わり」のチェックイン・チェックアウトに着目し、時間価値の最大化をサポートするパーソナルアプリ「Acall Personal」を7月下旬に提供開始いたします。Acallでは、働く人それぞれの1日に寄り添い、取り組むべきことへの集中を促すことが、仕事の質や会議の密度改善などの課題解決につながると考えました。カレンダー連携やアジェンダ作成支援、オンボーディング、AIによるレコメンドなど、パフォーマンス向上をサポートし、働く人の1日をデザインします。

サービスサイトURL：https://px.acall.inc/

■ 会社概要

Acall (アコール) は神戸・東京・シンガポールを拠点にワークスタイルプラットフォーム「Acall」の開発・提供を行っています。私たちは、「くらし」と「はたらく」を自由にデザインできる世界を実現し、オンライン・オフラインに関わらず、働く時間と場所を自由に選択できる環境をサポートすることで、誰もが自分らしく生きることができる世界を目指しています。

コーポレートサイトURL： https://corp.acall.jp/