「自動化ありきの電帳法対応」をAutoジョブ名人とAutoメール名人で実現する実証実験記事公開

改正電子帳簿保存法対応の切り札！現場の負荷を最小化にする運用

約20年にわたってWebEDIやメールの自動化の支援をしているユーザックシステム株式会社（本社：大阪市、代表取締役社長：石井 伸郎）は、デジタライゼーションからの成長戦略を進める高田機工株式会社（本社：大阪市、代表取締役社長：髙橋 裕）のインタビュー記事を公開しました。

当社はパッケージソフトウェア「名人シリーズ」で高田機工株式会社（以下、高田機工）の改正電子帳簿保存法において増加する業務負荷の最小化に効果を測定する為に実証実験導入を行いました。初の導入実証実験が果たしてどのような結果になったのか、全ての企業が対応を迫られる電子帳簿保存法の参考にして頂ける事例をご覧ください。
RPAありきの業務フロー変更に成功したインタビュー全文＞https://www.usknet.com/jirei/takadakiko/

■実証実験の経緯
「電帳法対応に伴う電子保存の対象の多さ」
大きく分けて２つの課題がありました。

「まずは改正電子帳簿保存法対応を理解し、対象となる業務を正しく認識すべき」と強調する長岡氏

 

１つ目は、クラウド型の経費精算システム「楽楽精算」を導入しており、そのシステムを利用した電子取引データの保存です。

2つ目は、見積書や発注書といった請求書になる前段階のデータ保存です。見積書や発注書などのデータは管理の対象外ですが、そのデータをメールに添付して社外に送れば電子帳簿保存法における電子保存の対象となります。

■電子帳簿保存法に対応するために試行錯誤
社内で利用している文書管理システムに対象となるデータを保存するテストを行いました。具体的には楽楽精算のデータを保存してみたのですがあまりうまくいかず、さらに保存先の文書管理システムが改正電子帳簿保存法の要件を完全には満たしていないことが分かりました。追加でオプションを購入すればその点をカバーできるようですが、ある程度のコストがかかることが分かりました。今後は改正電子帳簿保存法に対応できる別の文書管理システムの導入を検討することになりました。
そのタイミングで、電子帳簿保存法対応を相談していた井上豪氏（株式会社エアーズ経営研究所 代表取締役）に今回のRPA実証実験導入への参加をご提案頂きました。

■実証実験で自動化した2業務
実証実験導入では、2つの業務を自動化しました。
1つ目は、ネットバンキングのサイトからデータをダウンロードし、文書管理システムに保存する業務です。当社はネットバンキングを経由して振込データを大量に送信しており、その手数料の請求書と入出金の明細データをダウンロードして保存するところまでを自動化しました。
2つ目は、支払通知書を取引先にメールで送信し、そのデータを保存する業務です。あらかじめ用意した取引先別のフォルダに支払通知書のデータを入れるとメールが自動で送信され、法要件を満たしたデータが保存される仕組みです。
結果として双方とも電子帳簿保存法で本来増える業務が、法対応前より簡略化を実現しています。

RPA活用のため業務フローを見直した高田機工のインタビュー記事をご覧ください。
インタビュー全文はこちら＞https://www.usknet.com/jirei/takadakiko/
 

■ユーザックシステム「RPA 電子帳簿保存法」関連コンテンツ
マンガでわかる電子帳簿保存法
https://www.usknet.com/denchohomanga/
【セミナー動画公開】電子取引のペーパーレス化＆RPAで業務負荷軽減！
～改正電子帳簿保存法への対応方法を事例とソリューションで詳しく解説～
https://www.usknet.com/seminar/webseminar-ondemand/#01

■高田機工が導入した名人シリーズについて
Autoジョブ名人
https://www.usknet.com/services/autojob/
ミスが許されない基幹業務、受注データのダウンロードの自動化からスタートし、18年に渡り1,100社を超える業務自動化の経験を重ね、安定性と使いやすさを追求し続けてきた、国産RPAです。
Autoメール名人
https://www.usknet.com/services/automail/
取引先とのメールによる受発注や資料請求や問い合わせメール、社内関係者との定型的なメッセージのやりとりなど、独自メーラーを搭載しているため様々なメール業務の自動化を行うことができるRPAです。

■会社概要
ユーザックシステム株式会社
1971年創業。顧客の業務課題を解決するノウハウとシステムをパッケージソフト化した『名人シリーズ』を提供。RPA、EDI、物流・帳票分野において、コストパフォーマンスに優れ、短期間で安心して導入でき、基幹システムとの連携もしやすいアプリケーションを開発。
業務の効率化に徹底的にこだわり、ユニークなソリューションも多数展開。店舗内・ルートセールスの商品管理業務効率向上を狙ったバーコード読み取りスマートフォンアプリ『Pittaly（ピッタリー）』、アマゾンとのBtoB取引（ベンダーセントラル）の受注・出荷業務を効率化する『amazingEDI（アメイジング イーディーアイ）』、自治体における地域活性・観光誘致を促進させる3DCG製作とスマートフォンARアプリ『ええR（ええあーる）』等、高い評価を得ている。
顧客の課題に向き合い、「働く人に笑顔と感動をもたらすソリューション」をコンセプトに掲げ、業務現場の効率化、改善に貢献している。マイクロソフト認定ゴールドパートナー。
https://www.usknet.com/

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ユーザックシステム株式会社 マーケティング本部 担当：迫（さこ）
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ユーザックシステム株式会社 マーケティング本部 [e-mail]
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