負担の大きい学費通知・回収業務を効率化。国際学生管理システムWSDBの限定機能が全面無料実装へ

留学生5万人の在籍管理する国際学生管理システムWSDBで実装されます。2025年4月1日に新しく生まれ変わってすべての学校教育機関向けに公開されます。

5万人の外国籍留学生を管理する「国際学生管理システムWSDB」を販売する株式会社OneTerrace(本社：東京都港区、代表取締役 石中 達也、以下「弊社」)は、一部学校様向けにリリースしていた学生のスマホアプリ上で学費の支払い情報確認ができる機能をすべての学校様にリリースします。この機能は、学生向けスマートフォンアプリにて学費の支払い期限や残金額が確認可能です。詳細は公式ウェブサイト（https://wsdb.jp/）でご確認いただけます。

新機能追加の背景

高等教育機関や、日本語教育機関は、これまで学費の支払い通知を紙の請求書、納入を銀行振り込み、学校窓口等で対応しており、学生からの満額以外の支払い状況の確認も必要でした。今回の新機能により学生向けのスマホアプリ上で学費の通知、スマホを使った海外オンライン決済が可能となり、スムーズな学費管理が実現します。

新機能のメリット

1. 学生側で請求金額と支払状況を把握できる

   スマホアプリ上の学費管理で学生は以下のような状態が確認できます。

   ①請求予定　—　実際の請求が始まる前の支払予定額
   ②請求中　—　現時点で請求されている支払額
   ③不足金あり　—　満額入金以外の請求額
   ④納入済み　—　満額支払い済み

   これにより常にアプリケーション上で学生が支払状況を確認できることで、未納リスクが低減され、正確な学費管理につながります。

   学校窓口での紙媒体の請求書や納入書類などが少なくなり、支払予定金額をアプリにて伝えることで学生側も確認が容易になります。

2. スマホアプリから請求書ダウンロード、海外オンライン決済ができる

   学生がアプリケーション上で請求書のダウンロードができ、

   決済についてはアプリケーションから海外オンライン決済が可能です。

   また学校様が海外オンライン決済を選択した場合、オンラインでの支払いが可能です。

3. 請求件数をバッジ表示することができる

   学生はアプリケーション上で未入金もしくは不足金がある請求の件数を確認することが可能です。学生が未入金や請求予定などをスマホアプリ上で確認が可能です。

これにより、学校と学生双方の利便性が向上し、より効率的な学費管理が可能となります。

新機能の詳細については、公式サイトをご確認ください。

新機能の詳細

学生向けスマホアプリホーム画面

①スマホメニュー公開制御で、「学費確認」を表示
②入金管理で学生に請求依頼をする（設定された請求日が、当日よりも先の場合、請求予定として表示されます）
③学生がスマホアプリを開く
④「学費確認」ボタンを押すアイコンバッジは、請求中、不足金ありの合計が表示され、学生に支払わなければいけない請求があることがすぐにわかるようにしています。
WSDB導入校は無償で利用が可能です。

学費確認画面の詳細

アイコンバッジは、請求中、不足金ありの合計が表示され、学生に支払わなければいけない請求があることがすぐにわかるようにしています。
WSDB導入校は無償で利用が可能です。

今後の展望

学生用スマホアプリ上での学費確認機能のリリースによって、学校教育機関の学費未納リスクの低減や紙媒体のやり取りの減少につながっております。また海外オンライン決済機能による学生の学費支払いの利便性が向上しました。今後は支払データを活用し、未払いリスクの予測や学費徴収の最適化を行う仕組みが整備されたことによりさらなる業務の効率化と教育機関の学生サービスをサポートします。今後も、機能追加や改善計画を進めていく予定です。

▼教育業界に寄り添って成長する「国際学生管理システムWSDB」とは

WSDBは、2018年から販売を開始し、約190校、およそ5万人の留学生が利用する教育機関向け学生管理システムです。

専門学校本科・別科・大学留学生別科・日本語教育機関に通う学生の入学から卒業までを一括管理し、教職員用Webシステムと、学生用WSDBポートフォリオ（スマホアプリ）を利用することで、教育機関の効率化と学生の学習環境をサポートします。

WSDBの製品サイトはこちら ＞＞ https://wsdb.jp/

WSDB概要

WSDB機能一覧

▼教員用Webシステムと、学生用スマホアプリが一体化

WSDBは、学生用スマホアプリを標準搭載（無償）することで、教職員が利用するクラウド化された学生情報と、学生のポートフォリオが一体化して提供されています。

教職員は学生管理システムに入力したデータをそのまま利活用することで、学生へ学習状況をフィードバックすることができます。

また、学生から資格情報や課外活動情報など、学外で行われた学習情報を報告してもらうことが可能です。

▼在留資格申請・更新、出入国在留管理庁提出資料に対応。変更時も無償アップデート。

留学生の在留資格に関わる書類は、年度ごとに変更が入ることが多く、また地方出入国管理局ごとに、特別な対応が必要になってきます。

WSDBは、クラウドシステムのパッケージソフトである事の強みを活かし、無償で公的機関への報告書類に対応してきました。

▼2024年から始まった認定日本語教育機関に対応

認定日本語教育機関制度が施行されることにより、現在の出入国管理庁への報告書類も、文部科学省への報告書類に変わり、変更が求められる可能性が高まっています。

WSDBではこの制度に対応するため、2024年度に「授業科目」の設定と、授業科目に対して成績評価を行えるようになりました。

2025年度は「日本語教育の参照枠」「Can-do」への対応を予定しています。

文部科学省への提出書類等が増えた場合でも、今までのように無償で対応を行っていきます。

▼決済機能を搭載した入金管理

留学生の学費管理の難しい点は、請求額に対して必ずしも一括で満額を払うわけではないという債権回収にあります。WSDBは学生の学費に関する売上管理を、請求・入金を紐づけることで、直感的にわかりやすく管理することができます。

特に英訳が入った適格請求書を発行できる学生管理システムはWSDBの大きな特徴の一つです。

また、学費のグローバル決済サービスFlywire社と連携することで、WSDBを利用し留学生の学費Web決済を行うことが可能です。

証明書発行などの国内決済に関しては、Stripe社の仕組みを利用し、スマホアプリから発行依頼から代金支払いまでが可能です。

▼業務の省力化、コストカットを意識したパッケージソフト

2024年度から登録日本語教員試験が開始され、日本語教員のなりて不足が懸念されるなか、教員の人件費のコストが増加していきます。また、人口減少により多くの業種で賃上げが行われる中、日本語教育業界も、変革が求められています。

そういった中で、安定した基幹システムを導入し、業務効率化を図っていくことは、事業をおこなう上で、重要度を増してきています。

WSDBは、留学生Web出願から卒業後まで一括で管理可能な「国際学生管理システム」を販売しており、無償の学生用スマホアプリを提供することで、学習のICT化も促進課しています。

業務効率化の例

1. データ入力を学校で行うだけでなく、学生やエージェントが行える

2. 教員が直接、出席・成績を登録できる

3. 各種証明書をすぐに印刷できる

4. 簡単な操作で出入国管理局などに提出する資料として出力できる

5. 入金データを会計課（本部含む）に連携する形式として取り出せる

▼株式会社One Terrace

One Terraceは、2016年8月ベトナムで創業した、地方企業の採用支援やDX推進を担う会社です。2017年4月に日本法人を設立後、2019年5月にミャンマー法人を設立し、ベトナム、ミャンマーで日本語教育を行うとともに、アジア諸国から日本への就業支援を行う事業を手がけている他、日本国内の教育機関向けソリューションの提供や企業・学校・自治体のブランディング支援、システム開発等を行っております。

会社名：株式会社One Terrace
代表者：代表取締役 石中 達也
所在地：東京都港区赤坂1-14-14 第35興和ビル3F
URL：https://oneterrace.jp/