シフト管理DX「らくしふ」、日本で最も病床数が多い藤田医科大学病院のシフト管理ツールに採用

〜最大20時間かかっていたシフト作成作業が5時間に大幅短縮〜

「シフト」を切り口に「働く体験」の価値の最大化を目指す株式会社クロスビット（東京都千代田区、代表取締役社長　小久保 孝咲 、以下「クロスビット」）は、学校法人 藤田学園（理事長　星長 清隆）が運営する『藤田医科大学病院』（愛知県豊明市）にて、シフト管理ツール「らくしふ」が導入されたことをお知らせします。

■ 導入の背景
藤田医科大学病院は日本で最も病床数が多い病院です。看護職員の負担の軽減及び処遇の改善を目的として、夜間急性期看護補助体制をとっています。そのため、藤田医科大学の学生を看護補助者としてアルバイト採用しており、約120名のシフト管理をしています。

これまでは、100名以上の学生アルバイトの希望シフトをメールとGoogleフォームで回収し、回収したデータの確認やシフトの作成はエクセル、共有する際はTeamsを使用していました。そのため、シフトの回収から共有までが非常に煩雑で時間がかかっていました。

また、配置基準や個人の労働時間など考慮すべき項目が多く、それらの確認にかなり手間がかかっており、課題を感じていました。

■ 導入後の変化・成果
・シフトの回収、転記の自動化によりシフト作成時間が月15時間削減
『らくしふ』の導入によりシフト作成者は、LINEを使って回収したシフト希望日のデータをダウンロードし、シフト作成用エクセルに貼り付けるだけで確認ができます。これまでメールやGoogleフォームなど、様々なツールを通してから確認していた流れが簡略化され、スムーズにシフト作成に取り掛かれるようになりました。

また、シフトの作成には1日あたり3〜4時間程度、全体で3〜5日もの時間を費やしていましたが、『らくしふ』導入後は、全体で4時間〜5時間、2日あれば完成するようになり、作業時間が大幅に短縮されました。

・シフト提出側も作業が簡略化され、大幅な負担軽減につながった
シフトを提出する学生アルバイトもこれまでは、1ヶ月全日分の入力をする必要がありましたが、『らくしふ』の導入によりボタン1つでシフト希望の回答ができるようになりました。これにより、提出側の大幅な負担軽減が実現しました。

また、確定・変更したシフトがすぐに共有できるようにもなったので、いつでも最新のシフトを確認でき、勤務を忘れる人も少なくなりました。

・チャット機能により、コミュニケーションが取りやすくなった
これまでは年に1,2回、30人程度の学生アルバイトを採用した際に、人事が登録作業を行い、シフト作成者がエクセルに追加、かつ学部ごとのアルバイトを統括するアルバイトリーダーに情報を共有するという一連の作業をおこなう必要がありました。 以前はこの情報共有がタイムリーにできていませんでしたが、『らくしふ』導入後は、新しく学生アルバイトが増えた際に、LINEでチャット機能を登録してもらうだけで、アルバイトのリーダーたちは新しいアルバイト学生を把握することができるようになり、タイムリーに情報を把握することができます。

また学部ごとのグループチャットを作成できるため、シフトの追加募集や休みの連絡など、LINE上で簡単にコミュニケーションを取り合うことができるようになりました。

■ 藤田医科大学病院 ご担当者様コメント
藤田医科大学病院 看護外来 佐野 友香様

当院では100名以上の学生アルバイトを採用していることに加え、病院ならではの配置基準や個人の労働時間など考慮すべき項目が多く、シフト回収から作成、労働条件の確認など、かなり手間がかかっており、もっと工数を減らせないかと課題を感じていました。

現場で勤務する側と管理する側の両方にメリットがあるシフト管理ツールの導入を考えた際に、まずインターネットで検索して2〜3社ほどリストアップし、サービス内容や金額等での比較や、実際に話を聞いて検討する中で、『らくしふ』のサポートチームが1対1でフォローしてくれる点や、学生のほとんどが使用しているLINEを使ったサービスであるということが大きな決め手となり、導入にいたりました。

実際に『らくしふ』を導入したことで、『らくしふ』を導入することで、シフト管理が効率化されました。また、LINEを使ったシフトの回収・共有や、チャット機能でのコミュニケーションによって、多数の学生アルバイトとのコミュニケーションが円滑に行えるようになりました。そのため、多くの煩雑な作業工数の削減につながりました。

また、アラート機能も便利で、指定した労働時間数や夜勤シフトを考慮した勤務条件に反する場合には自動で通知を出してくれます。確認すべき事項が多いシフトを作成する病院や企業にとって、『らくしふ』はとても便利なサービスだと思います。

■ 導入事例全文
藤田医科大学病院様の詳しい導入事例インタビューは以下のURLよりご覧いただけます。
https://rakushifu.jp/case/case24/

■ クロスビット提供サービスについて

労働人口の減少に伴って、非正規雇用やオンデマンドワーク化が進んでいます。リソース分配計画の重要性が高まり、管理・作業工数削減、各種計算自動化を推進する動きが加速しています。そのような状況を踏まえ、現在はシフト管理の効率化により、管理工数削減に貢献するサービス「らくしふ」を提供。今後は必要労働力を最適に配置するためAIを活用するなど、サービス提供を通じて企業の成長に貢献します。

＜企業情報＞
社名：株式会社クロスビット
所在地：東京都千代田区内幸町2-1-6 日比谷パークフロント 19階
代表：代表取締役 小久保　孝咲
設立：2016年4月
企業 URL：https://x-bit.co.jp

＜サービスに関するお問い合わせ＞
サービスサイトよりお問い合わせください。
「らくしふ」URL：https://rakushifu.jp

＜広報へのお問い合わせ＞
らくしふ担当：河合
電話番号：050-3188-9824
Mail：[e-mail]