株式会社いえらぶパートナーズが「invox発行請求書」を導入、請求書だけでなく支払通知書など8種類の書類送付業務を効率化
～使い慣れたExcelベースでレイアウトを自由にカスタマイズ～
【ご担当者様の声】
株式会社いえらぶパートナーズ 審査・契約管理部 課長 朝日 勇太 様
■インボイス制度対応と自由に帳票レイアウトをカスタマイズできるシステムを探して
導入を検討し始めたのは、やはりインボイス制度の対応がきっかけでした。
請求書発行サービスは世の中に多くありますが、当社が属する不動産業界は紙文化が根強く残っていましたので、「郵送と電子送付が両方できる」ことは外せないポイントとなり、比較の際には5社ほどお声がけし、検討を進めました。
当社が発行する請求書は少し特殊でして、代理店である不動産会社様が、サービス利用料や初回保証料を契約者様から一時的に預かっていただくという業態上、請求書に「預かっていただいている金額」と、不動産会社様にお支払いする「代理店手数料」の2つを表現する必要がありました。
もちろんそれぞれ、消費税を記載する必要がありますから、レイアウトがある程度自由にカスタマイズできることは条件の1つでしたね。
その点、invox発行請求書はレイアウトの自由度が高いですし、使い慣れたExcelベースでレイアウトを作成できるので、こちらの思った通りに表現できた点が好印象で、最終的に導入を決めました。
■請求書だけでなく、支払通知書などさまざまな書類に範囲を広げて送付業務を効率化
もともと、当社が発行する請求書のみを電子化する想定でしたが、テストを進めていくうちに「請求書だけでなく、発行する書類ならどんなものでも送れるのではないか？」と気づきまして、現在は支払通知書など含む、8種類ほどの書類をinvox発行請求書で送付しています。
導入以前は、CSVデータをお渡しして、請求書発行業務を外部に委託していましたので、社内の担当者の手元にPDFデータがない状態で運用していました。そんな状態でしたから、請求書の再発行依頼をいただくと本当に大変で、担当者がデータを基にExcelで作り直して送るなんてことは日常茶飯事でしたね。
invox発行請求書の導入でかなりの発行書類を電子化できたので、再発行の手間が減って、助かっています。
導入当初は、不動産業界ということもあり、郵送での送付はかなり残るんじゃないかと想像していたのですが、「インボイス制度対応に伴って、メールに切り替える」旨をアナウンスしたら、思っていたよりもメール送付を受け入れてくださって、最終的に９５％くらいは電子送付になりました。
検討の入り口は法対応でしたが、社内業務の効率化と郵送代の削減が実現できたのは嬉しい誤算でしたね。
■今後は不動産業界を取り巻く電子化への課題にチャレンジ
電子化できていない書類のうち、一番数が多いのは毎月の家賃の送金明細書でして、賃貸物件のオーナー様へ月に5万通ほど郵送しています。
こちらも既存の請求書と同じで外部委託していることもあり、この部分の再発行業務は手間がかかっている状態です。確定申告の時期になると、特に再発行依頼が多くなりますね。
個々のご事情もあり、切り替えが難しいかもしれませんが、メール送付への切り替えや、電子化にチャレンジし、さらなる業務効率化を進めていきたいと考えています。
【株式会社いえらぶパートナーズについて】
株式会社いえらぶパートナーズは、賃貸保証サービス、24時間駆けつけサービスなど住生活関連総合アウトソーシング事業を展開しています。当社は、ご契約者・不動産会社様・家主様へITを活用した便利なサービスを提供することで、不動産業界に携わる皆様を総合的にご支援しています。
【invox発行請求書とは】
invox発行請求書（https://invox.jp/send/）は、請求データを取り込んで送信方法を指定するだけで、 インボイス制度に対応した請求書を取引先の希望に合わせたフォーマットで発行。
売上計上の仕訳データを生成し、オンラインバンクと連携して入金消込・督促まで自動化する請求書発行システムです。
【株式会社invoxについて】
株式会社invoxは“インボイス制度”と“電子帳簿保存法”に対応し、請求書の“受取”も“発行”も自動化するソリューションを提供しています。
また、invoxで処理した請求書1件につき1円を子どもに関するNPOに寄付する「One by One インボイス」の取り組みを主催し、事業を通じて子どもたちが安心して明るく生活できる社会の実現を目指しています。
会社名：株式会社invox（invox Inc.）
設立：2019年2月1日
本社所在地：東京都新宿区西新宿1-25-1 新宿センタービル49F +OURS
invoxスキャンセンター所在地：静岡県静岡市葵区紺屋町11-17 桜井・第一共同ビルディング6階
代表者：代表取締役 横井 朗
資本金：1億円（2021年11月時点）
従業員数：50名（2023年3月時点）
事業内容：invoxの開発・運営
取得認証等：電子決済等代行業 関東財務局 第79号、電子インボイス推進協議会 正会員、ISMS（ISO27001）認証、令和3年改正法令基準 JIIMA認証
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