【事務業務に携わる医療従事者に聞いた】稟議や申請・承認の形式、未だ6割が「紙ベース」紙で実施する人からは「スピード」や「工数」に課題の声
〜7割以上が「今後システム導入による内部効率化を進めていきたい」と回答〜
業務手続きの電子化(ワークフローシステム)大手の株式会社エイトレッド(本社:東京都渋谷区、代表取締役社長:岡本 康広 以下、エイトレッド)は、100床以上の病院に勤めており、勤務先の事務業務に携わっている医療従事者102名に対し、医療施設の事務業務に関する実態調査を実施いたしましたので、お知らせします。
- 調査サマリー
- 調査概要
調査方法:IDEATECHが提供するリサーチPR「リサピー」の企画によるインターネット調査
調査期間:2022年6月13日〜同年6月14日
有効回答:100床以上の病院に勤めており、勤務先の事務業務に携わっている医療従事者102名
※構成比は小数点以下第2位を四捨五入しているため、合計しても必ずしも100とはなりません。
- 稟議や申請・承認業務において、約6割が「紙」を使用
・電子決裁システム(ワークフローシステム) で申請:29.3%
・グループウェアで申請:6.9%
・メール・チャットで申請:4.9%
・ワード、エクセルに記入、印刷して申請:37.3%
・紙に手書きして申請:19.6%
・その他:2.0%
- 稟議や申請・承認業務を紙で行うことで、半数以上から「申請から承認までのスピード」、「無駄な工程の多さ」に課題の声
・申請から承認までのスピードが遅い:55.2%
・無駄な工程が多い:50.0%
・申請に手間がかかる:46.6%
・紛失する可能性がある:36.2%
・書類の管理や送付にコストがかかっている:27.6%
・承認漏れが生じている:17.2%
・その他:3.4%
・課題は一切ない:3.4%
・わからない/答えられない:10.3%
- 他にも紙での申請は、「記入漏れが発生しやすい」や「進捗がわからない」などの声も
<自由回答・一部抜粋>
・39歳:記入漏れが発生しやすいこと。
・49歳:進捗がわからない。
・59歳:履歴の管理が手作業で煩雑。入れ違うこともある。検索が出来ない。
・39歳:承認印をする文化感が重要視されているため、デジタル化が全面的に進まない。
・35歳:紙での申請なので履歴がわからない。
・31歳:紙の資料は見やすいが保管がとても煩雑。スペースも取る。
- 約半数が、勤め先の事務業務デジタル化のスピードに不満
・とても満足している:11.8%
・満足している:29.4%
・あまり満足していない:23.5%
・まったく満足していない:21.6%
・どちらともいえない:13.7%
- デジタル化の必要性を感じている事務業務、「稟議決裁」と「休暇申請」がそれぞれ4割以上
・稟議決裁:41.2%
・休暇申請:40.2%
・出退勤管理:35.3%
・手順書:28.4%
・出張精算書:28.4%
・各種報告書:28.4%
・医療機器の購入・管理:25.5%
・保険関係事務:21.6%
・診療報酬請求業務:19.6%
・当直日誌:17.6%
・その他:0.0%
・わからない/特にない:17.6%
- 60.8%が、コロナ禍における事務作業の負担増加を実感
・かなり増加した:30.4%
・やや増加した:30.4%
・あまり増加していない:24.5%
・全く増加していない:4.9%
・わからない/答えられない:9.8%
- コロナ禍に増加した事務作業、「感染者に関連する書類作成」や「コロナ禍で職員の感染、家族の感染などでの人員不足で一人の業務負担」
<自由回答・一部抜粋>
・65歳:コロナ禍で職員の感染、家族の感染などでの人員不足で一人の業務負担。
・32歳:市や保健所などとの連絡や医療費申請など。
・45歳:感染者に関連する書類作成に時間が取られる。
・49歳:行政への報告が増えた。行政からの通知が増え、伝達業務が増えた。
・60歳:各種補助金の申請事務。
- 7割以上がシステム導入による内部効率化に意欲
・非常にそう思う:30.3%
・ややそう思う:40.2%
・あまりそう思わない:6.9%
・全くそう思わない:3.9%
・どちらともいえない:6.9%
・わからない/答えられない:11.8%
- システム導入による内部効率化を進めたい理由、半数以上が「前々からシステムを導入してほしかった」や「働きやすくなると思うから」と回答
・前々からシステムを導入したい/してほしいと感じていたから:56.9%
・内部効率化が実現できれば、働きやすくなると思うから:50.0%
・社会的にデジタル化の重要性が叫ばれているから:40.3%
・コロナ禍での忙しさに一区切りついたから:23.6%
・現状デジタル化が全く進められていないから:11.1%
・その他:1.4%
・わからない/答えられない:1.4%
- 他にも「人手不足を補える」や「本来の業務により重点をおきたい」などの声も
<自由回答・一部抜粋>
・40歳:人手不足を補える。
・47歳:本来の業務により重点をおきたい。
・35歳:残業が減らせるから。
・59歳:全員が一度にアクセス出来る。情報が瞬時に共有化できる。
・63歳:無駄な時間を無くしたい。
・27歳:手書き業務を全て無くした方が手間がなくなると思ったから。
- まとめ
厚生労働省のデータ[※]によると、近年では医療業界全体で業務効率化が急ピッチで進められ、電子カルテの普及率は総合病院を中心に上昇しています。その一方で今回の調査によって、依然として6割近くの医療施設では、稟議や申請・承認業務のような医療現場の重要な業務において「紙」が使用されている現状が明らかになりました。外出時のマスク着用の基準緩和が提唱され始めるなど、コロナの状況に少し落ち着きが見られてきた今だからこそ、次なる業務効率化の一手として、事務業務のシステム化に取り組むべきではないでしょうか。
病院での事務作業効率化を推し進めることは、医療従事者が本来の業務に専念できることに繋がります。コロナのような次なる有事に備えるためにも、医療現場におけるDX加速が日本の未来を支える次なるカギとなりそうです。
※電子カルテシステム等の普及状況の推移, 厚生労働省:https://www.mhlw.go.jp/content/10800000/000938782.pdf
- ワークフロークラウド「X-point Cloud」について
「X-point Cloud」は、直感的操作で誰にでも使いやすく、まるで紙のようなフォームだからスムーズに導入可能なワークフロークラウドです。ノーコード&安心のサポート体制で現場にも運用者にもストレスなくペーパーレス化、データベース化を同時に実現。稟議をはじめとした申請承認業務の電子化だけでなく、多彩な連携機能と便利な検索・集計機能で業務をどんどん効率化し、スピーディーな経営につなげます。
(https://www.atled.jp/xpoint_cloud/)
- 株式会社エイトレッドについて
名称:株式会社エイトレッド(東証スタンダード:3969)
所在地:東京都渋谷区渋谷2-15-1 渋谷クロスタワー
代表者:代表取締役社長 岡本 康広
設立:2007年4月
事業内容:ワークフロープロダクトの製品開発・サポートサービス・クラウドサービス
URL:https://www.atled.jp/
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