【岐阜県飛騨市】自治体DX「スマート火葬予約」の導入で560件分の時間が削減し、職員負担軽減へ

岐阜県飛騨市では、「スマート火葬予約」を導入し、火葬予約のミスやリスクが解消。職員の負担軽減、業務効率化にも寄与。

岐阜県飛騨市（市長：都竹淳也）では、長年の課題であった「火葬予約」の業務の見直しを行い、年間560件の予約がオンライン化され、電話対応はほぼゼロ、窓口中断と宿直の呼び出しも解消し、職員の負担軽減、業務の効率化につながっています。

飛騨市役所内　戸籍や火葬予約などさまざまな手続きを行う

高齢化に伴い、火葬予約は増加

2004(平成16)年に合併し、「飛騨市」が誕生。高齢化率は年々上昇し、現在は40％を超えています。

死亡届は年間400件ほど受理されており、火葬場は神岡町にある松ヶ丘公園斎場と古川町にある光明苑の2カ所、いずれも炉数は2基となっています。火葬場を利用する葬儀社は隣の高山市の葬儀社も含めて6社で、火葬件数は年間560件にのぼります。

緊急性がありミスが許されない、火葬予約業務に職員の負担

システムの導入前は、葬儀社が市役所に架電して火葬場の空き時間を確認、その後ご遺族と相談して火葬時間を決め、再び架電して火葬時間を押さえます。その後、市役所の職員が予約情報をFAXで火葬技師や指定管理者に流すというプロセスで、非常に時間と手間がかかっていました。

火葬予約を業務を担当する市民保険課では、この業務のほかに、市民の方々の生活に関わる戸籍や住民基本台帳、国民健康保険、福祉医療、後期高齢者医療などを担当しています。

火葬予約はいつ発生するか分からず、さらに緊急性が高い業務。火葬予約に関する電話が架かってくるたびに業務を中断し、予約の業務が終わってから再開するという流れで、業務効率が良いとはいえませんでした。

夜間や休日は宿日直者が対応し、宿日直者との引き継ぎやFAXへの記入のときに起こるヒューマンエラーも高い状況でした。さらに、ミスが許されない業務で職員等の精神的な負担も大きいのが現状でした。

「スマート火葬予約」の導入により職員・葬儀社とも大幅に負担軽減

「スマート火葬予約」に一本化したのは今年1月から。LDT株式会社のスマート火葬予約の導入で、葬儀社のスタッフは現場で火葬炉の空き時間を即確認・即予約でき、市役所へ電話したり、調整する時間が削減できました。職員も窓口や宿直中の電話対応が激減。年間約560件の調整時間(約187時間)が大幅に削減され、働き方改革と市民サービス向上を実現する自治体DXの事例につながりました。

スマート火葬予約の主要機能

・24時間リアルタイム予約：パソコン、スマートフォン、タブレット対応可。

・権限付きカレンダー：空き枠可視化・重複予約防止

・自動通知：予約完了・お知らせ配信

・CSV出力：予約・利用者情報を一括管理

シンプルな操作性のシステム

火葬予約を担当する職員のコメント

関係者みんなが事務改善を実感

葬儀社も職員も負担が大幅に減りました。さまざまな手続きや問合せなどの窓口対応をしながら、葬儀社から電話が架かってきたり、火葬技師にFAXしたりと錯綜した業務環境でしたが、導入によりそのようなことは一切なくなり、事務改善されたと実感しています。葬儀社からも、「市役所でいちいち確認しなくていい、自分たちで予約が完結できるから楽だ」とお言葉をいただいています。

遺族に寄り添い、ワンストップで手続きできる窓口のDX化へ

飛騨市では2019（令和元）年6月から市役所内に「おくやみワンストップ窓口」を開設しています。

これは市民の方が亡くなった後、市役所内で行なうさまざまな手続きに関する専用窓口で、関係課より職員が出向いてご遺族に説明し、その場でほとんどの手続きを済ませることができるサービスです。

市民保険課に専用カウンターが設置されており、こちらの窓口でもデジタル化を進めています。

問い合わせ先

飛騨市役所　市民福祉部　市民保険課

電話　[phone]

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岐阜県飛騨市

飛騨市は、人口約21,500人の小さな市で、周囲を北アルプスなどの山々に囲まれ、総面積の約94％を森林が占めるなど豊かな自然に恵まれたまちです。また、豊富な自然資源のほか、ユネスコ無形文化遺産である古川祭・起し太鼓、ノーベル物理学賞の受賞に寄与した「スーパーカミオカンデ」を始めとする宇宙物理学研究施設、大ヒットアニメ映画「君の名は。」のモデル地となった田舎町の風景など、多彩で個性豊かな地域資源の宝庫です。

飛騨市公式サイト　https://www.city.hida.gifu.jp/

PRTIMES飛騨市ページ　https://prtimes.jp/main/html/searchrlp/company_id/120394