テレワークにおける社内コミュニケーション不足解消に試みた　3つの成功と失敗

不動産営業支援SaaS「プロポクラウド」や中古マンションの資産価値が一目でわかるアプリ「カウル」を運営する株式会社Housmart（本社：東京都中央区、代表取締役：針山昌幸、以下：ハウスマート）は、新型コロナウイルスの影響を受け、2020年3月より、全社員を原則在宅勤務に切り替え、今後も引き続き”出勤”から仕事場を選ばない”テレワーク”の勤務形態に変更することに決まりました。

完全テレワーク化へ移行の背景
コロナ以前からオンラインビジネスチャットツール「Slack」などを活用していたこともあり、業務水準を保ちつつ事業の継続が可能となっていました。そのため、2020年に就業規則を見直し、基本的にテレワーク体制に切り替えました。約1年間の状況を鑑みて、課題となっていたコミュニケーション不足、部署間の業務状況把握などを解決することができたことから、このような判断に至りました。なお、ハウスマートは社員38名のスタートアップ企業です。

コミュニケーション不足解消のために試みたこと
・雑談を生む
＜①失敗編〜”仮想”雑談部屋の設置〜＞
以前からコミュニケーション不足が懸念されるため、リモートワーク時のミーティングは音声のみではなく、テレビ会議ツールを活用し、Face to Faceのミーティング実施を推奨しています。また、Slackには業務に関係ない事柄を投稿できる”random”窓も設置しています。
しかし、ちょっとした会話、いわゆる雑談をするのが難しかったため、Slack以外のオンラインコミュニケーションツールに”雑談部屋”を設置しました。休憩時やその部屋の参加状況を見て、「この人と話したい！」と思った際には入室することで、顔を見ながら話しをすることができます。設置当初は、昼時や夕方などに数名参加していましたが、日が経つごとに参加率が見る見る減って行きました。

失敗の要因

• さぼっていると思われるのではないか、という心理
• 隙間時間が人それぞれ異なるので、タイミングが合わない
• 業務で使っているツールではなく別のツールなので、いちいち見に行かなくてはならない煩わしさ

・部署横断のコミュニケーションを生む
＜②成功編〜定例の全社会議をアレンジ〜＞
全社員が参加する定例のWeekly meetingが毎週月曜日、Monthly meetingが第一月曜日の夕方にzoomで開催しています。Monthly meeting内で部署を横断したグループに分かれてgoogle meetで、前月に各々が取り組んだことを発表する時間を設けました。毎月、ハウスマートのバリューに即した行動を3分で発表し、お互いに讃え合います。

結果として、他部署のメンバーがどのような姿勢で業務に取り組んでいるのか、どのような課題を解決したのか理解を深めることができ、非常に好評でした。ただし、同じ取り組みを継続して行うとマンネリ化してしまいます。そこで、こちらの施策はバリューの浸透にも非常に有効な方法でしたので、定例の会議内で行うのではなく、他のタイミングで継続していきます。

成功の要因

• 他部署がどのような取り組みをしているのか知ることができる
• 他のメンバーの頑張りを知ることでモチベーションが上がる

・他部署の人と雑談する
＜③成功編〜ごちゃまぜ1on1〜＞
2回の施策を経てたどり着いたのが他部署のメンバーとペアを組み、15分間1対1で対話をする”ごちゃまぜ1on1”です。時間はメンバーが集まりやすい②と同様にMonthly meeting内にしました。現在、ハウスマートでは38名が在籍していますので、月1回ペースで開催すると全員と当たるのに約16ヶ月かかります。毎回同じメンバーとは当たらないので、マンネリ化を防ぐことができると考えました。

なお、話す内容に困らないように、事務局でいくつか話題となるテーマを掲げ、Slackのコール（ビデオ）で15分間実施します。
指定されたペアで話をするのですが、蓋を開けてみると「週末何していたか」「最近ハマっていること」など、自由に会話していたことがわかりました。

成功の要因

• 聞きたいことを聞け、話したいことを話せる
• 他の人の目が気にならないので自由に話せる（プライベートなことも話せる）
• 会社が指定している時間なので、気兼ねなく会話できる

このように、施策を重ね、コミュニケーションを活性化することに成功しました。利用したツールはSlack、Zoom、Google meetなどです。また、タスク管理や他部署の業務把握にはJIRAsoftwareを活用しています。引き続き、社内コミュニケーションの活性化に取り組んで参ります。

■ プロポクラウドとは
プロポクラウドは、営業担当者に代わってお客様の希望条件に合う中古マンションや新築戸建の物件情報や物件売却に関するコンテンツを自動でメール送信する、不動産仲介会社向け営業支援システム(SaaS)です。

従来、営業担当者がお客様の希望条件に合う物件をレインズ（不動産流通標準情報システム）で情報検索し、物件情報（PDF）をダウンロードしてメールに添付して送付していましたが、「物件数が多すぎて把握しきれない」「長期フォローが必要なので対応しきれない」という課題がありました。このような不動産仲介会社の悩みを解決します。また、スマートフォンやPCで操作可能な顧客管理、顧客別活動履歴のチェック、物件情報の検索・閲覧、手動メール送付など、営業活動に必要な機能も備わっているので、これ1つで不動産営業のDXを実現することができます。

• サービス名：プロポクラウド
• 対象物件：居住用中古マンション、新築戸建（オーナーチェンジ物件除く）
• 対象エリア：東京都、神奈川県、千葉県、埼玉県
• 詳細：https://propo.co.jp

 
■株式会社Housmartについて
ハウスマートは 「住を自由に」 をミッションに掲げ、テクノロジーとデザイン、不動産の専門知識を融合させ、「住」の概念をもっと自由なものに進化させることを目指しています。

代表者：代表取締役 針山昌幸
所在地：東京都中央区銀座2-10-8 マニエラ銀座ビル6階
設立：2014年10月
URL：http://housmart.co.jp/

• 提供サービス：不動産営業支援SaaS「プロポクラウド」（https://service.propo.co.jp/）
• 中古マンション提案アプリ「カウル」（https://kawlu.com/market/）
• マンション情報メディア「マンションジャーナル」（https://kawlu.com/journal/）
• 不動産データベース「カウルライブラリー」（https://kawlu.com/library/） 
• YouTube「カウルチャンネル」（https://www.youtube.com/c/カウルチャンネル）