ペーパーレス推進し、事務文書を過去5年で50万枚削減を達成

〜創業80年の住宅建材会社が、DXを推進〜

天井の高さまである室内ドア「フルハイトドア®」の製造・販売を行う神谷コーポレーション湘南株式会社 (本社:神奈川県伊勢原市、代表取締役社長:神谷忠重)は、5年前からペーパーレスを推進し、当時と比較して事務文書の量を年間100,000枚以上削減しています。

ペーパーレス化は、国として推進している政策です。1998年には「電子帳簿保存法（※1）」、2005 年には「e-文書法（※2）」が施行され、森林保護や温暖化対策といった環境保全やSDGｓの観点からも重要視されています。また、ペーパーレス化は業務効率改善やコスト削減、セキュリティ強化、オフィスの省スペース化など、企業側にもメリットがあります。
建材業界は、建築図面や仕様書・見積書など、もともと多くの紙文書が存在する業界ですが、当社はいち早くペーパーレスに目を向け取り組んできました。そのきっかけの1つとなったのが、2014年にお客様（工務店）が自動で見積を作成できるWEBシステム「カムイ」の開発です。リリース当初はさほど浸透していなかったカムイが2016年に本格的に稼働したことでペーパーレス化の成果が目に見えて表れてきました。2020年にはテレワークを本格導入したことで一気に労務管理のDX化を図り、紙の使用量が激減しました。
・2016年　紙の物件ファイル（見積書や図面などその物件にかかわる資料）を廃止
・2018年　紙で保管していた2016年以前の物件情報をデータ移行、段ボール459箱分の紙ファイルを廃棄
・2020年　タイムカードのデジタル化
・2020年　経費精算のデジタル化
・2020年　人事管理のデジタル化
・2021年　稟議書のデジタル化
・2022年　グループウェア導入により、紙文書での社内通知を全廃

紙文書の保管には会議室1部屋分 のスペースが必要だった

このような取り組みを行ってきた結果、2016年以降年間約100,000枚の紙を削減することに成功しました。
2022年9月には社内システム部門の統合を行いさらなる効率化を目指します。また10月には事務所の完全フリーアドレス化が完了予定となっており、社員の働き方含め、今後もDX化を積極的に推進していきます。

※1国税庁「電子帳簿保存法」
※2一般財団法人日本情報経済社会推進協会「e-文書法」