リコージャパンが電子契約「クラウドサイン」を活用。営業活動の効率化とお客様との非対面での契約締結の実現を支援

弁護士ドットコム株式会社が提供するWeb完結型クラウド契約サービス「クラウドサイン」が、2021年2月よりリコージャパン株式会社（以下、リコージャパン）の全国の支社で導入されました。リコーグループでは株式会社リコーをはじめ、グループ10社においてクラウドサインを利用していますが、国内販売事業を統括するリコージャパンは今回、クラウドサインと自社の販売管理システムと連携することで、営業活動の効率化とお客様との非対面での契約締結によるニューノーマルな企業活動を促進します。

■ クラウドサイン導入の背景

　契約や受発注など企業間を跨る業務には、多くの紙の契約書が存在しており、コロナ禍で急速に浸透したリモートワークにおいては、紙文書での作業や押印のための出社などが妨げになるとともに、生産性向上の障壁となっています。

　リコージャパンでは、このような環境下において、DX（デジタルトランスフォーメーション）を推進する取り組みの一つとして、お客様との契約締結に関連する一連の手続き業務の電子化を急務とし、全国展開に先駆けて2020年11月から4支社（愛知、三重、山口、長崎）にクラウドサインを先行導入し、効果を検証してきました。
　導入後の効果として、電子契約を使用することで時間の短縮化や業務効率化を見込めるなど、社員をはじめお客様と双方にとってのメリットを確認できたことから、このたび2021年2月より同サービスの全国展開を開始しました。

　クラウドサインが選定された主な理由は、社内の販売管理システムと連携する重要な位置づけのシステムになるため、「APIによるシステム連携の実績が豊富であったこと」、「認定タイムスタンプ機能が付与されており、弁護士監修で法的な面での安心感があったこと」と「クラウドサインの操作性が分かりやすく相手先にとって使い勝手が良かったこと」などが挙げられます。また、電子契約サービスの中でも認知度が高いこともポイントでした。


■ クラウドサインの活用と期待する効果

　リコージャパンでは、主な活用方法として売買契約書を対象にクラウドサインを導入し、今後は注文書や検収書、保守契約書、工事注文書などその他の契約書についても順次使用の範囲を拡大します。

　リコージャパンの販売部門では、お客様との間で年間100万件を超える契約を締結されています。弁護士ドットコムは、これらをクラウドサインに置き換えていただくことで、契約業務に関わるリコージャパンの営業担当者およびお客様の負担を軽減し、営業活動おいて今後5年間で200万時間相当の業務効率化を後押ししてまいります。


クラウドサインについて　https://www.cloudsign.jp/
「クラウドサイン」は、「紙と印鑑」を「クラウド」に置き換え、契約作業をパソコンだけで完結できるWeb完結型クラウド契約サービスです。全てがクラウド上で完結するため、契約締結のスピード化とコスト削減を実現します。電子契約機能には、「いつ・誰が・どの契約に合意したか」を証明する厳格な電子署名とタイムスタンプを付与しています。リモートワークの環境下においても契約書の証拠力を担保しながら、事業活動に重要となる円滑な契約業務を可能にします。2015年のサービス提供以来導入社数14万社を突破した電子契約です。