ヤンマーパワーテクノロジー、全社最適化に向けた業務プロセスのDXをめざし、「活文」を導入

案件と工程の2軸の画面で業務システム横断の文書閲覧を実現し、情報入手までの時間を大幅に短縮

　株式会社日立ソリューションズ（本社：東京都品川区、取締役社長：山本 二雄／以下、日立ソリューションズ）は、ヤンマーパワーテクノロジー株式会社（本社：大阪府大阪市、代表取締役社長：田尾 知久／以下、ヤンマーパワーテクノロジー）に、営業活動から開発、保守までの各工程で作成される約40種類、85万超の文書を一元管理し、部門横断で検索できる文書管理システムとして「活文」を導入しました。

　ディーゼルエンジンなどのパワートレインを製造・販売するヤンマーパワーテクノロジーは、「活文」による文書管理に加えて、工程ごとに異なる業務システムで管理されている文書を、案件と工程のいずれからでも確認できる「進捗マトリクス画面」を開発しました。これにより、従来は目的の文書の入手のために関連部署に問い合わせるなどして1～2日かかっていた文書の入手が、瞬時に検索して閲覧できるようになり、グループの事業会社の従業員 約2,500名が他工程の情報を入手するまでの時間を大幅に短縮しました。さらに、スキャニングによる紙文書の電子化やQRコードを使った仕分け、他システムと連携した文書の自動登録にも対応し、業務効率の大幅な向上につなげています。
　ヤンマーパワーテクノロジーでは、新しい文書管理システムは、中期事業戦略の1つに位置付けられており、事業部を越えた共通基盤になるものと期待されています。
　日立ソリューションズは、今後も既存システムと文書管理システムの統合を支援し、業務プロセスのデジタルトランスフォーメーション（DX）をともに推進していきます。

図　進捗マトリクスによる文書管理・情報共有イメージ

 ■ システム導入の背景
　製造業の多くでは、営業活動、仕様検討、製造、納品、サービスの各工程で、設計書や図面、作業指示書に代表される多くの文書が各工程で最適な業務システムで作成され、後続工程へと引き継がれていきます。前工程の文書は完成後に後続工程に共有されるため、情報共有には時間がかかり、また、工程ごとに文書作成・管理のシステムが異なるため、他工程からの情報検索が難しく、業務の非効率さが課題となっています。
　ヤンマーパワーテクノロジーの主力製品であるディーゼルエンジンでは、出荷後もお客様とのやり取りの中で文書の改訂が必要となるケースがあり、そのような改訂作業完了後に文書がシステムに登録されていたため、サービスなどの後続工程では、情報共有の遅れが年単位になってしまうという課題がありました。また、ディーゼルエンジンなどのパワートレインを取り扱う特機事業部の製品は、寿命が長いものでは20〜30年という長さになるため、文書を長期にわたって保管しておく必要もありました。
　そこで、「活文」を導入して、工程ごとに異なる業務システムで管理されている文書を統合管理する環境を整え、さらに業務効率を高めるため、自社の文書管理と業務プロセスに適切なインターフェースを開発しました。

■ システムの導入効果
1. 各工程で用いられている業務システムで作成される85万超の文書を、グループの事業会社の従業員 約2,500名で共有できるようになり、営業、開発、製造、サービスといった主要部門やグループの事業会社の業務が大幅に効率化
2. 案件と工程による検索結果が表示されるインターフェースを開発し、自社の業務プロセスに合った形での文書管理を実現
3. スキャンしたファイルのQRコードを使った仕分けや他システムと連携した自動登録で、文書を共有・活用しやすくするための利便性も向上

■ お客様からのコメント
　ヤンマーパワーテクノロジー 特機事業部 開発部 開発マネジメント部 部長 塩入 基之氏より、コメントをいただいています。
　「新しい文書管理システムは中期事業戦略の1つに位置付けられており、事業部を越えた共通基盤になるものと期待しています。今回のプロジェクトでは、日立ソリューションズと一緒にモノづくりを行っているという安心感を得ることができました。当社の商品販売数に比例して、蓄積すべき情報は増えるとともにシステムの発展も計画しておりますので、今後もパフォーマンスの高いシステムの提案を期待しています。」

■ 「活文」について
　日立ソリューションズは、文書や帳票、企業間でやり取りされたメッセージなど、企業に蓄積されたビジネスデータの活用を「保存管理」「伝達共有」「価値創出」の3つの力で支援する「活文」を提供し、お客様の情報戦略を支援しております。

■ 「活文」 紹介URL
URL：https://www.hitachi-solutions.co.jp/katsubun/sp/

■ 導入事例紹介のサイト
URL：https://www.hitachi-solutions.co.jp/katsubun/case44/

■ 商品・サービスに関するお問い合わせ先
URL：https://www.hitachi-solutions.co.jp/inquiry/

■ ヤンマーパワーテクノロジー株式会社URL
URL：https://www.yanmar.com/jp/about/company/power_technology/


※ 「活文」は、株式会社日立ソリューションズの登録商標です。
※ 記載の会社名、製品名は、それぞれの会社の商標もしくは登録商標です。