製造業の受注業務、7割以上がいまだに書類をFAX受領、書類内容をシステムへ手入力する担当者の約9割がデータ入力自動化ツールの導入を希望

AIプラットフォームを提供するAI inside 株式会社（代表取締役社長CEO：渡久地 択、本社：東京都渋谷区、以下「AI inside」）は、日本を支える一大産業である製造業におけるデジタル化の実態を把握するべく、製造業に勤務する受注業務担当者329名を対象に、受注業務における紙書類の利用状況に関する実態調査を実施しました。

▼本調査のレポートダウンロードはこちら

https://info.inside.ai/document_ordering_survey_202408

調査結果

■受注業務担当者の95.2%以上が、いまだに紙書類のやり取りを行なっている

「Q1.現在紙ベースでやり取りがされている書類を教えてください。（複数回答）」（n=329）と質問したところ、「全くない」の回答は2.4%でした。「わからない/答えられない」の2.4%も除いた少なくとも95.2%が、紙書類のやり取りを行っていることがわかりました。なお、やり取りされている書類は上位から、「納品書」が60.5%、「請求書」が56.5%、「発注書」が51.7%の回答となりました。

■紙書類のやり取りがある受注業務担当者の73.3%が、「FAXによる書類の受領が発生している業務がある」と回答

Q1で「全くない」以外を回答した方に、「Q2.現在、FAXによる書類の受領が発生している業務はありますか。」（n=321）と質問したところ、「かなりある」が25.9%、「ややある」が47.4%の回答となりました。

■FAXで受領している書類の月平均枚数、43.0%が「1,000枚以上」と回答、そのうち11.5%が「5,000枚以上」の実態

Q2で「かなりある」「ややある」と回答した方に、「Q3.月平均で、FAXで受領している書類の枚数を教えてください。」（n=235）と質問したところ、「5,000枚以上」が11.5%、「2,000枚～4,999枚」が11.5%、「1,000枚～1,999枚」が20.0%の回答となりました。

■FAXで受領した書類内容の受注システム入力、60.4%が「手入力している」と回答

Q2で「かなりある」「ややある」と回答した方に、「Q4.FAXで受領した書類の内容をどのように受注システムに入力していますか。」（n=235）と質問したところ、「手入力している」が60.4%、「システムによって自動入力がされている」が34.0%の回答となりました。

■FAXで書類を受領している受注業務担当者の88.4%が、「FAXでのやり取りをやめたい」

Q2で「かなりある」「ややある」と回答した方に、「Q5.あなたは、FAXでのやり取りをやめたいと思いますか。」（n=235）と質問したところ、「非常にそう思う」が36.9%、「ややそう思う」が51.5%の回答となりました。

■FAXのやり取りをやめることができない理由、第1位「取引先がFAXを利用しているため、他のツールに移行できない」

Q5で「非常にそう思う」「ややそう思う」と回答した方に、「Q6.やめたいと思っているにもかかわらず、やめることができない理由を教えてください。（複数回答）」（n=208）と質問したところ、「取引先がFAXを利用しているため、他のツールに移行できない」が63.0%、「効果的な代替ツールがない」が32.2%、「手書きの書類が多く、FAXの方が楽に送信できる」が30.3%の回答となりました。

■受注システムへ手入力している担当者の88.1%が、「データ入力業務を自動化できるサービスの導入」を希望

Q4で「手入力している」と回答した方に、「Q7.データ入力業務を自動化できるサービスがあれば導入したいと思いますか。」（n=142）と質問したところ、「非常にそう思う」が45.8%、「ややそう思う」が42.3%の回答となりました。

まとめ

ペーパーレスやデジタル化が求められているものの、依然として製造業における企業間取引では紙書類が多く利用されており、中でも「納品書」（60.5%）、「請求書」（56.5%）、「発注書」（51.7%）が頻繁に受け渡しされています。

さらに、紙でやり取りされている書類があると回答した受注業務担当者の73.3%が、FAXによる書類の受領があると回答しました。FAXによる書類の受領枚数は、月平均で「1,000枚以上」と回答した企業が43.0%、そのうち11.5%は「5,000枚以上」であり、この莫大な量の紙書類をシステムへ手入力している割合は60.4%にものぼり、紙文化から脱却できていない実態も明らかになりました。

手入力を行っている担当者の88.4%が「FAXでのやり取りをやめたい」と回答した一方で、そのうちの63.0%が「取引先がFAXを利用しているため、他のツールに移行できない」実態から、自社の都合だけでは業務プロセスを変更することが困難である構造的な課題が浮き彫りとなりました。

また、手入力を行っている担当者の88.1%が「データ入力業務の自動化」を希望しており、担当者が非効率な作業に悩みを抱えている様子も伺えます。AI-OCRなどのサービスを導入することで、FAXによる紙書類の受領を受け入れながらデータ入力業務を自動化することが可能です。受注業務担当者の負荷軽減のみならず、入力ミスや人件費の削減を実現することが期待できます。

▼受発注業務におけるAI-OCR活用について

https://app.ferret-one.com/cms/preview/share/c24032539148/3827171?show_draft_template=false&token=80072eab-1823-4329-b3c1-619212773a24

調査概要

調査名称：製造業の受注業務おける紙書類の利用状況に関する実態調査

調査方法：IDEATECH提供のリサーチPR「リサピー®︎」の企画によるインターネット調査

調査期間：2024年6月5日〜同年6月6日

有効回答：製造業に勤務する受注業務担当者329名

※構成比は小数点以下第2位を四捨五入しているため、合計は必ずしも100になりません。

「DX Suite」について

「DX Suite」は、AI inside 独自開発の文字認識AIを搭載し、 業界最高水準の読取精度を誇るAI-OCRサービスです。定型・非定型のフォーマットに関係なく、あらゆる帳票内の活字・手書き文字を事前学習不要で高精度にデジタルデータ化することができます。1,000種類以上の非定型帳票プリセットを搭載している「項目抽出」や、帳票内の全ての文字列を一括で読み取る「全文読取」など、非構造化データを構造化する読取機能を備えています。

なお、FAXによる書類受領に最適化したオプションサービスとして、FAX連携コネクタを開発中です。本コネクタをご利用いただくことで、FAXで届いた書類を「DX Suite」にアップロードする前処理作業も自動化することができます。

「DX Suite」は、これまで手入力で行っていた様々な書類のデータ化を大幅に効率化し、あらゆる企業・団体の生産性向上とデータマネジメントの高度化に貢献します。

サービスページ：https://dx-suite.com/

AI inside 株式会社について

AI inside は、生成AI・LLMや自律型AIをはじめとした最先端テクノロジーの研究開発と社会実装を行うテックカンパニーです。AIエージェント「Heylix」やAI-OCRサービス「DX Suite」に加え、それらを支えるAIインフラ「AnyData」と「AI inside Cube」を、政府機関・地方公共団体・民間企業へ広く提供しています。提供するAIサービスは既に、5万人を超えるユーザに累計78億回以上ご利用いただいています。これらの取り組みを通じて、人とAIの協働を推進し、生産性向上および業務効率化により創出された時間をより付加価値の高い高度業務へ移行する「VALUE SHIFT」を実現します。

社名：AI inside 株式会社

所在地：東京都渋谷区渋谷3-8-12 渋谷第一生命ビルディング4階

代表者：代表取締役社長CEO　渡久地 択

設立：2015年8月

事業内容：人工知能および関連する情報サービスの開発・提供

HP：https://inside.ai

※文中の製品またはサービスなどの名称は、AI inside 株式会社の商標または登録商標です。