世界自然遺産・知床の北海道斜里町が、自治体DX推進におけるRPA連携のため「Gi通信」を導入

株式会社インボイス

2025年11月25日 13時00分

株式会社インボイス（代表取締役社長：仁多見斎　本社：東京都千代田区）は、北海道斜里町役場（本庁：北海道斜里郡斜里町）が、毎月企業に届く通信費の請求書を一本化する経理効率化サービス「Gi通信」を導入し、RPAと連携したことで請求書処理業務の効率化を実現した事例を公開したことをお知らせします。

詳細URL：https://media.invoice.ne.jp/case/public_affairs/shari-town.html

サービス導入の背景

紙文化と地理的制約が業務を圧迫

導入以前、同役場の通信費の支払業務は多くの自治体と同様、紙の請求書を中心としたフローで運用されていた。学校や保育園、支所といった各施設に個別に届く請求書は、それぞれの担当者が内容を確認し、「支出命令書」と呼ばれる支払伝票を手作業で起票し、すべての伝票が本庁舎の会計課に集められた後、支払処理が行われるという流れであった。毎月の請求書は約110枚にものぼり、そのすべてに同様の作業が発生していた。

特に大きな課題となっていたのが地理的な制約である。本庁舎から約40km離れたウトロ支所では、作成した伝票を物理的に本庁舎まで届けなければならなかった。

さらに、自治体特有の複雑な予算制度も業務を煩雑にしていた。「民間企業と比べ、予算科目が細かく分かれており、例えば同じ通信費でも『総務費の〇〇事業の通信費』といったように分類されます。今年度はその分類が89通りに及び、それぞれ正確に振り分けなければなりません」と仕分け業務の細かさも課題の一つにあげられていた。紙媒体であるが故にデータの活用は進まず、将来的な人員減を見据えたとき、このままのやり方を続けることは困難であるという危機感が業務プロセスの見直しを後押しした。

＜北海道斜里町役場が抱える課題＞

各施設に届く約110枚の紙の請求書を、毎月手作業で伝票起票していた。
遠隔地の支所から本庁舎へ伝票を物理的に運搬する必要があり、手間と時間がかかっていた。
請求書の到着から支払いまでのリードタイムが短く、担当者の業務を圧迫していた。
自治体特有の89通りにも及ぶ細かい予算科目の仕分け作業が、大きな負担となっていた。
請求書が紙媒体のためRPAを十分に活用できず、データに基づいた業務自動化が進まなかった。

サービス検討のポイント

既存の信頼関係とコストが導入を後押し

同役場では、これらの課題を解決するため、以前からRPAを導入し、定型業務の自動化を模索していた。しかし、請求書自体が紙媒体であるため、RPAを十分に活用しきれていないというジレンマがあった。そんな中、転機となったのは町の指定金融機関である北洋銀行からの紹介で、既存の法人カードの取引を通じてインボイス社の請求書一括サービスを知ることになった。

最終的な決め手となったのはやはりコスト面での優位性であった。「他の企業からもオファーはあったが、何倍かの違いがありました」と担当者は語る。限られた予算の中で最大限の効果を出すことが求められる自治体にとって、費用対効果は極めて重要な選定基準である。

また、町の指定金融機関である北洋銀行からの紹介という点も、サービス選定における安心材料となった。

サービス導入後の効果

RPAとの連携で伝票起票を自動化

サービスの導入後、これまで各施設にバラバラに届いていた請求書はインボイス社に集約され、同役場は毎月1回、請求情報をまとめたCSVデータを受け取るのみになった。

同役場ではこのCSVデータを起点として、既存のRPAが支払伝票を自動で起票する仕組みを構築した。特に効果が大きかったのは、課題であった細かい予算科目の振り分け作業の自動化である。「CSVに含まれる電話番号をキーにして、VLOOKUPであらかじめ設定しておいた勘定科目に自動で振り分けるようにしました。この仕組みは業務の効率化だけでなく、正確性の向上にも大きく貢献していて支払漏れがなくなりました」と担当者は語る。手作業が介在することで発生していたヒューマンエラーリスクを排除し、業務の品質を高めることにも成功した。インボイス社の試算では、サービス導入により月間で約16時間もの業務時間削減に繋がった。データ化を起点としたRPAとの連携は、まさに同役場が目指していたDXそのものであった。

＜導入効果とサービスへの評価＞