伊丹市自治体職員 約1500名の情報共有基盤としてクラウド版 Garoonとkintoneを採用

年間約430,000枚分のペーパーレス化を実現

サイボウズ株式会社(本社:東京都中央区、代表取締役社長:青野慶久、以下サイボウズ)は、兵庫県伊丹市(以下伊丹市)に職員約1500名の情報共有基盤としてクラウド版 Garoon(ガルーン)とkintone(キントーン)が導入されたことを発表いたします。クラウド版 Garoonとkintoneの同時導入は、オンプレミス型が主流である自治体においては先駆的な事例です。
■導入の背景
伊丹市では令和4年に新庁舎の開庁を予定しており、国のデジタル化に先駆け、令和元年に「超勤レス」「ペーパーレス」「キャッシュレス」の3つを柱とした「Smart Itami 宣言」を行い、働き方改革、業務の効率化を全庁で推進しています。また、昨今の新型コロナウイルス感染症対策に適した生活様式に対応するため、新しい情報共有基盤の必要性が高まる一方で、20年利用したグループウェアのリプレースが課題となっていました。

■活用概要と効果

ガルーンとキントーンを活用して、テレワークでも業務情報にスムーズにアクセスでき、市民サービスともシームレスにつながるイメージ図ガルーンとキントーンを活用して、テレワークでも業務情報にスムーズにアクセスでき、市民サービスともシームレスにつながるイメージ図


伊丹市は課題を解決するため、職員が自発的に業務改善に取り組むことができ、働き方改革も実現できる情報共有基盤としてクラウド版 Garoonとkintoneを導入しました。
グループウェア機能はGaroonを活用し、「スケジュール」と「施設・備品予約」との連携により事務の効率化が図られたことや、「スペース」の活用により会議が削減されました。また、これまで紙で行っていた庁内の申請・承認手続きを「ワークフロー」で実現することで、年間約18,000枚分の紙出力が削減される予定です。さらに、これまで冊子で配布していた予算、決算、行政計画などを「ファイル管理」で共有することで年間約410,000枚分の紙が削減され、過去の資料もファイル約2,000冊分を廃棄できました。印刷費用は年間約100万円削減され、ペーパーレスが促進されるなど「Smart Itami 宣言」の目標達成に向けて効果がでています。加えて、資料が電子化されたことにより場所にとらわれない働き方が可能となり、テレワークを促進するとともに、感染症対策にも繋がりました。

一方kintoneは、外部連携サービスを活用することで、市民や事業者とのやりとりもシステム化が進んでいます。例えば「市民の声システム」では市民からの質問の受付、回答の作成、承認までをkintoneで完結し市民へのスムーズな情報提供を実現。また「建築予定地に関する調査依頼書合議システム」では、これまで紙で行なっていた各課の承認作業をkintoneアプリ上で実現し業務効率化に繋がりました。今後も現場が主体となってデジタル化を進めるためkintoneの活用を全庁的に進めていく予定です。

■伊丹市 藤原市長からのコメント
人口減少・少子高齢化が進展する中、「住みたいまち」「住み続けたいまち」であり続けるためには、デジタル技術を積極的に活用して「Smart Itami」の取り組みを着実に進め、市民サービスの充実や市役所全体の生産性向上を図る必要があります。その取り組みの核となる、職員間や市民をつなぐ情報共有基盤としての役割を、サイボウズ社のグループウェアが果たしており、更なる機能拡張に期待しています。

■自治体におけるクラウド版 Garoonとkintoneの導入と今後
Garoonとkintoneは多くの自治体で利用いただいていますが、クラウド版 Garoonとkintoneを同時に導入いただくのは伊丹市が初めてとなります。自治体のITシステムはこれまでオンプレミス型が主流でしたが、2020年に総務省の「地方公共団体における情報セキュリティポリシーに関するガイドライン」(https://www.soumu.go.jp/denshijiti/jyouhou_policy/)が5年ぶりに改定され、自治体でのクラウド導入の可能性が高まっています。職員の業務効率化やシステム最適化の観点から、今後自治体ではクラウド活用が加速すると予想され、伊丹市の取り組みはそのさきがけと言えます。
サイボウズは、2018年よりクラウドサービスの公共機関への導入に取り組んでまいりました。今後もGaroonとkintoneを活用した情報管理システムの広域な展開を支援し、様々な業務効率化に貢献できるよう、引き続き尽力して参ります。

■Smart Itami 宣言とは
伊丹市新庁舎の供用開始(令和4年度)を機にAI(人工知能)などの技術革新や働き方改革の推進により、職員が生き生きと働く、スマートな職場と市民サービスの向上を目指すことを目的に、令和元年度に以下の3つの目標を宣言。
  1. 超勤レス(30%削減)
  2. ペーパーレス(文書量50%削減)
  3. キャッシュレス(原則キャッシュレス)

■Garoonとは
製品サイト:https://garoon.cybozu.co.jp/
サイボウズ株式会社が提供する、国内外6,200社290万人に導入されている中堅・大規模組織向けグループウェアです。数万人規模でも安心して利用できる高いスケーラビリティと使いやすさを両立。全社の情報共有基盤としての役割はもちろん、部門や拠点間の垣根を超えたコミュニケーションを促進し、チームの力を最大限に引き出します。多言語・タイムゾーン対応で企業の国際化を強力にサポートします。

■kintoneとは
製品サイト:https://kintone.cybozu.co.jp/
サイボウズ株式会社が提供する、業務アプリ開発プラットフォームです。営業の案件管理、お客様からの問い合わせ履歴やクレーム対応の管理、プロジェクトの進捗やタスク管理、従業員の業務日報など、お客様の用途に合わせた業務アプリの作成が可能です。アプリケーションはノンプログラミングで開発できます。また、社内SNSのようなコミュニケーション機能を活用することでスピーディな情報共有が可能になり、業務効率化を実現します。



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