確定申告の来庁予約も汎用予約システム「otetsuzuki」で解消 〜確定申告シーズンの"あの行列"に、WEB予約とスマホ受付で備える〜

電話が鳴り止まない、窓口が密集する、相談員のスケジュールが読めない…確定申告シーズンの悩みをまとめて解決。確定申告相談・申告書提出の混雑を防ぎ、しかも使うのは申告期間だけ！のスポット契約も可能です。

 シフトプラス株式会社

シフトプラス株式会社（代表取締役：中尾 裕也、本店：宮崎県都城市宮丸町3070番地1／本社：大阪府大阪市西区江戸堀2丁目1番1号　江戸堀センタービル８階／以下シフトプラス）は、自治体業務の効率化と住民サービス向上を支援する汎用予約システム「otetsuzuki」において、確定申告の相談・申告受付業務に最適な機能群を提供していることをお知らせいたします。毎年2〜3月の確定申告シーズンに繰り返される窓口の長蛇の列・電話の鳴り止まない問い合わせに頭を悩ませる自治体職員の皆様に向け、「otetsuzuki」を活用した混雑解消策をご案内いたします。

背景：毎年恒例の「申告ラッシュ」、現場の疲弊は限界に

汎用予約システム「otetsuzuki」

確定申告の相談・提出期間は、わずか1カ月程度に申告者が集中するため、窓口・電話対応の負担が一時的かつ急激に高まります。

・電話予約の受電対応に職員の時間が割かれる

・相談ブース・窓口に申告者が密集し、感染症対策や快適な相談環境の確保が難しい

・相談員1人あたりの対応時間が読めず、予約枠の管理が煩雑になる

・当日の来庁者数が時間帯によって偏り、待ち時間のばらつきが大きい

・予約忘れ・無断キャンセルにより、貴重な相談枠が無駄になる

こうした課題を解決するためにシステム導入を検討しても、「使うのは1〜2カ月だけなのに、年間契約・年間利用料が必要なシステムばかりで導入をあきらめた」という自治体担当者様の声も少なくありません。「otetsuzuki」はWEB予約を軸にした業務フローに加え、こうした"短期集中業務ならではの悩み"にも契約形態の面から応えます。

汎用予約システム otetsuzuki

確定申告予約に効く主な機能

1. WEB予約受付（PC・スマホ対応）で電話対応を削減

住民はPCでもスマートフォンでも、いつでもどこからでも相談・申告受付の予約が可能です。電話受付に職員が張り付く必要がなくなり、窓口業務や他の事務にリソースを回せます。会場・窓口種別ごとにプランを分けて設定できるため、「申告相談」「書類提出のみ」など用途別の予約受付も簡単に構築できます。

2. 利用人数上限設定で、会場内の密集を制御

時間枠ごとの予約上限人数を設定できるため、同じ時間帯に会場へ来庁する人数をコントロールできます。相談ブースの収容人数に応じて枠を調整することで、混雑・密集を避けた快適な相談環境を実現します。現場の運用に合わせて柔軟に設定できます。

3. 所要時間・時間枠設定で、相談員のスケジュールを最適化

相談内容に応じて所要時間を設定すれば、予約時にその時間分の枠が自動的に確保されます。「相談10分」「書類確認のみ5分」など、申告内容の複雑さに応じた枠取りが可能になり、相談員のスケジュールが大きく乱れることを防ぎます。空き状況は○△×表示または残数表示から選択でき、住民にも分かりやすい形で提示できます。

4. 月別営業日・特別受付日設定で、短期集中の運用に対応

確定申告期間は通常の窓口運営とは異なるスケジュールで運用することが多くあります。月単位で「この日だけ特別に営業する」「土曜日も臨時受付する」といった例外設定が可能なため、申告期間限定の変則的な運用もシステム上で簡単に反映できます。

5. リマインドメール・キャンセル管理で、無駄な来庁・空枠を防止

予約日前に自動でリマインドメールを送信し、予約忘れによる来庁漏れや期限切れを防止します。また、キャンセル時に理由の入力を求める設定も可能で、キャンセル理由を記録・分析することで、次年度以降の予約枠設計や案内方法の改善に活用できます。

6. フォーム機能で、事前情報収集・相談準備を効率化

氏名・電話番号・住所（郵便番号からの自動入力）といった専用入力アイテムを使えば、事前にフォーム上で確認できます。相談前に必要事項を住民自身に入力してもらうことで、当日の相談時間を本来の相談内容に集中させることができます。

導入効果

• 電話対応の削減：WEB予約への移行により、受電対応にかかる職員の時間を削減

• 会場内の密集回避：時間帯別の利用人数上限設定により、同時刻に来庁する人数を制御

• 相談スケジュールの安定化：所要時間に応じた枠確保で、相談員の対応時間の乱れを防止

• 短期集中運用への対応力向上：月別の例外営業日設定により、申告期間特有のスケジュールに柔軟に対応

• 無駄な来庁・空枠の削減：リマインドメールにより予約忘れを防止し、相談枠の有効活用を促進

• 当日対応の効率化：事前のフォーム入力により、相談時間を本来の相談内容に集中できる

今後の展望

「otetsuzuki」は、確定申告の相談・受付業務をはじめ、各種住民サービスの予約業務における自治体職員の負担軽減と住民満足度の向上を、引き続き支援してまいります。WEB予約可能な確定申告予約システムをお探しの自治体のご担当者様は、汎用フォーム作成ツール「otetsuzuki」の導入をぜひご検討ください。貴自治体の運用に合わせたカスタマイズのご相談、デモのご希望は、シフトプラスまでお気軽にお問い合わせください。