西予市のオフィス改革/生産性向上を支えるGaroon

「Garoonログ解析レポート」を使って成果と利用状況を可視化し更なる改善へ

サイボウズ株式会社（本社：東京都中央区、代表取締役社長：青野慶久、以下サイボウズ）は、愛媛県西予（せいよ）市が、オフィス改革推進の柱としてクラウド版 Garoon（ガルーン）を活用し、「Garoonログ解析レポート」で改革の成果を定量的に評価することに成功したことを発表します。

■西予市のオフィス改革とGaroon

 

西予市オフィス改革 Before After

西予市では、財政悪化、職員減少、多様化する行政サービスに対応するために、生産性の向上が喫緊の課題となっていました。会議を開くのに時間がかかり意思決定が遅い、紙資料が多く外出時に業務ができないなどの状況が生産性を阻害していたため、2015年から7年にわたりにオフィスの改革を実施しました。取り組みやすいクリーンデスクから始め、紙書類の削減、打ち合わせスペースの増設、役職者を含め一部のフロアからフリーアドレス化などを実施し、生産性の高いオフィスを実現しました。職員アンケートによると、改革前後で、職位が３～４階層異なる職員同士の会話が7.2倍になるなど、コミュニケーションが活発化、意思決定の迅速化ができていることがわかりました。またGaroonは、ペーパーレス化と、フリーアドレスにおけるコミュニケーションに役立っています。申請業務の電子化、会議資料の共有をGaroonで行うことで紙資料を削減し、2021年は複合機の出力枚数が、前年比65万枚減を達成しました。また、職員同士の問い合わせや相談をGaroonのコメントで行うことで、その場にいなくてもすぐ連絡が取れる様になりました。生産性の向上のみならず、災害時のコミュニケーションの迅速化にもつながっています。

事例紹介ページ：https://garoon.cybozu.co.jp/mtcontents/cases/seiyo/

■Garoonログ解析レポートによる効果測定と更なる改善へ
西予市では「Garoonログ解析レポート」を使ってGaroonの活用状況とオフィス改革の成果の関係を調査しました。

レポートによると、ワークフローの1ヶ月あたりの平均申請数は、クラウド版 Garoonを導入した2019年から2021年の2年で1.7倍（図1）となり、申請の電子化が進んだことがわかりました。また、5名以上が参加するスケジュールへのファイル添付率は2019年から2021年の2年で約3.4倍（図２）となり、会議資料の電子配布が浸透したことがわかりました。これらの数字は、前述した2021年の複合機の出力枚数の削減と相関があり、紙からクラウド上にデータが移行したことを定量的に示せました。

 

図1 ワークフロー申請数の伸張

図2 スケジュールへのファイル添付率の伸張

また、Garoonの各アプリケーションの利用人数はいずれも上昇し、活用が進みつつあることがわかります。（図３）

図3 2019と2022のアプリケーション別利用人数比較

今後西予市では、より多くの職員にGaroonの活用を浸透させること、運用ルールを整備することを目標としています。「Garoonログ解析レポート」を利用することで「次にやるべきことを適切に設定できる」「定量データを示すことで職員への説明がしやすい」などのメリットがあり、スピード感を持った改善につながっています。

■西予市様のコメント
西予市では、オフィス改革による働く場所の改革と、Garoonによる情報共有とデジタル化の相乗効果により、生産性の向上につなげることができました。
またその結果についても、Garoonログ解析レポートにより数値で確認でき、効果を実感しているところです。
今後も、Garoonの活用浸透を図り、オフィス改革との相乗効果をより高め、市民サービスの向上につなげて参りたいと考えています。

■Garoonとは
国内外6,800社310万人に導入されている中堅・大規模組織向けグループウェアです。数万人規模でも安心して利用できる高いスケーラビリティと使いやすさを両立。全社の情報共有基盤としての役割はもちろん、部門や拠点間の垣根を越えたコミュニケーションを促進し、チームの力を最大限に引き出します。kintoneやWeb会議など他製品との連携も特徴です。また、導入はクラウド版、パッケージ版、LGWAN-ASP版の幅広い形式からお選びいただけます。
製品サイト：https://garoon.cybozu.co.jp/

■Garoonログ解析レポートとは
クラウド版 Garoonのログを解析し、Garoonの利用状況や社内のコミュニケーションの状況などを可視化するサービスです。Garoonの利用効果の定量的な評価、情報共有の課題や労務状況の可視化などに活用できます。
詳細：https://garoon.cybozu.co.jp/support/logreport/

※​同時刻に西予市からも同様の内容のプレスリリースを発表しております。あらかじめご了承ください。
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https://cybozu.co.jp/logotypes/other-trademark/