書類選考の業務は55タスク、うち「判断」は1つだけ。HeaRが採用実務の分解結果とAI書類審査の処理時間（1候補者15分→1〜3分）を公開

最多は「連絡」の19タスク（全体の約35%）。AIで置き換えられるのは判断の周辺であり、合否を決める工程は人に残すという設計指針もあわせて提示

採用コンサルティングと採用代行（RPO）を提供するHeaR株式会社（本社：東京都品川区、代表取締役CEO：大上諒）は、中途採用の書類選考で発生する業務を55タスクに分解した「書類選考55タスク分解レポート」を公開しました。あわせて、自社が提供するAI書類審査の処理時間の参考値を公開します。

分解の詳細と解説: https://www.hear.co.jp/recruit/ai-resume-screening

■公開の背景

生成AIを採用業務に使う企業が増えるなかで「書類選考をAIに任せてよいのか」という相談が当社にも増えています。
ところが議論の多くは「AIが合否を決めるかどうか」に集中しており、書類選考という業務の中身が何で構成されているのかは共有されていません。

HeaRは累計250社以上の採用を支援してきました。

その業務設計をもとに書類選考を棚卸ししたところ、55タスクのうち合否を決める工程は1タスクで、残りは判断の前後にある確認や連絡などの作業でした。

なお、タスク数の構成比は、各作業にかかる時間の割合を示すものではありません。

■結果1　書類選考は7工程・55タスク。「判断」は1タスク

・A. 書類の受領・整理：8タスク（14.5%）　応募通知の受信、採用管理システムへの登録、ファイル形式の統一、重複応募の確認
・B. 必須要件チェック：8タスク（14.5%）　雇用形態、資格、希望勤務地、希望年収と上限の差、転職回数など
・C. 採用要件チェック：8タスク（14.5%）　スキルの適合、現職の役割と成果、実績の再現性、キャリアの一貫性など
・D. 現場確認：5タスク（9.1%）　現場へのスキル要件の確認、レビュー依頼、評価のすり合わせ
・E. 意思決定：1タスク（1.8%）　通過・お見送り・保留の判断
・F. 連絡：19タスク（34.5%）　通過とお見送りの文面作成、エージェント・候補者・社内への連絡、面接官への申し送り
・G. 報告・分析：6タスク（10.9%）　ステータス変更、歩留まりの可視化、月次レポート
・合計：55タスク
※構成比は小数第2位を四捨五入しているため、合計は100%になりません。

最も多いのは「連絡」の19タスクで、全体の約35%を占めます。

合否を決める「意思決定」は1タスク（約2%）でした。書類選考には、判断の前後に多くの確認と連絡が含まれています。

■結果2　1候補者あたりの処理時間は15分前後から1〜3分へ

・書類の読解：従来5〜10分 → 導入後は自動

・評価案の作成：従来1〜2分 → 導入後は自動（理由つきで出力）

・返信文の作成：従来2〜5分 → 導入後は自動

・人の確認：導入後1〜3分（確認範囲は企業により異なる）

・合計（1候補者）：従来15分前後 → 導入後1〜3分

月100件の応募を、従来は1候補者15分、導入後は1〜3分で処理すると仮定した場合、書類選考にかかる時間は月25時間から1時間40分〜5時間になります。

削減率は80〜約93%です（削減率［%］＝（1−導入後の処理時間÷従来の処理時間）×100）。

これは全100件を同じ条件で処理した場合の試算であり、実際の処理時間は担当者の習熟度、企業の業務フロー、人が確認する範囲、応募書類の分量や職種によって変動します。

■結果3　AIに任せる範囲と、人に残す範囲

HeaRのAI書類審査では、AIが通過・お見送りなどの評価案と、その理由を作成します。

人が確認する範囲や承認方法は企業ごとに異なります。多くの企業では、明確なお見送り案についてもSlackやメールなどで理由とともに担当者へ通知し、人が最終確認する運用を採用しています。

AIは評価ランクだけでなく、評価の理由・強み・懸念点・面接で確認すべき点まで文章で出力します。人が判断の根拠を確認できる状態を保つためです。

AIによる書類選考そのものを禁止する法律は、2026年10月時点の日本にはありません。

ただし、個人情報保護法にもとづく利用目的の明示と職業安定法の指針が定める「業務の目的の達成に必要な範囲」の情報収集は、AIを使う場合も変わらず求められます。

HeaRは人がAIの評価理由を確認し、最終判断できる運用を推奨しています。

■代表コメント

HeaR株式会社 代表取締役CEO　大上 諒

「書類選考をAIに任せるのは怖いという声をよく聞きます。ただ、業務を分解してみると人が悩んで決めている工程は55のうち1つでした。残りの54は、確認して・書いて・送る仕事です。AIに渡すべきなのはその54のほうで、決める1つは人が持ち続ければよいと考えています。返事が早い会社はそれだけで候補者から選ばれやすくなります。浮いた時間を面接と候補者への対応に使ってほしいと思い、分解の結果を公開しました。」

■レポートの概要

・名称：書類選考55タスク分解レポート

・対象：中途採用における書類選考業務（応募書類の受領から、合否連絡・報告まで）

・方法：HeaRの採用代行の業務フローをもとに、書類選考で発生する作業を工程別に数えたもの（複数企業を対象にした統計調査ではありません）

・処理時間：HeaRのAI書類審査の運用にもとづく参考値（担当者の習熟度、企業の業務フロー、人が確認する範囲、応募書類の分量や職種により変動します）

・公開日：2026年9月14日（記事公開）／2026年10月14日（本リリース）

■引用・転載について

本レポートの数値と表は、出典を明記いただければ自由に引用・転載いただけます。
出典の表記例：出典：HeaR株式会社「書類選考55タスク分解レポート」（2026年10月）https://www.hear.co.jp/recruit/ai-resume-screening

■関連資料

・AI書類審査のサービス資料：https://www.hear.co.jp/document/ai-document-screening
・AI採用ツール25選（比較）：https://www.hear.co.jp/recruit/ai-recruitment-tools

■会社概要

・会社名：HeaR株式会社（HeaR Inc.）
・代表者：代表取締役CEO 大上 諒
・設立：2018年
・所在地：東京都品川区西五反田2-19-12 五反田井門ビル 3F
・事業内容：採用コンサルティング、AI-RPO（AIワークフローと専属チームによる採用代行）、Recruit-bot（採用サイト向けAIチャットボット）、人材紹介
・支援実績：累計250社以上
・URL：https://www.hear.co.jp

■本件に関するお問い合わせ

HeaR株式会社 広報担当　[e-mail]／https://www.hear.co.jp/contact