メディカル・ケア・サービスが月間約1,000通の請求書を電子化

～承認フローの改善や、支払いデータ出力で支払業務が簡素化。月次決算の早期化も実現～

　BtoBビジネスを革新する信頼のリーディングカンパニーを目指す、株式会社インフォマート（本社：東京都港区、代表取締役社長：長尾 收、以下、｢当社｣）は、認知症介護のリーディングカンパニーとして介護業界をけん引する、メディカル・ケア・サービス株式会社（本社：埼玉県さいたま市、代表取締役社長：山本 教雄、以下、「メディカル・ケア・サービス」）が、請求書の受取業務のコスト削減と月次決算の早期化を目的に『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入したことをお知らせいたします。

＜メディカル・ケア・サービス様「事例詳細」ページ ＞
URL：https://www.infomart.co.jp/case/0150.asp?pr_20210114



　メディカル・ケア・サービスは認知症高齢者対応のグループホーム事業を主軸に、認知症介護のリーディングカンパニーとして介護業界をけん引し、全国300カ所以上で介護事業所を展開しています。

　2018年に株式会社学研ホールディングス傘下のグループ企業となりましたが、メディカル・ケア・サービス自体も本社を含め国内は16の会社でメディカル・ケア・サービス（以下「MCS」）グループを形成しています。子会社は管理部門がなく、本社が一元的に管理しています。MCSグループ全体の財務・経理を財務経理課が担っており、主な業務は資金管理と会計処理です。

 

＜『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入した理由 ＞

　財務経理課は、MCSグループ全体で約800社から月間1,200枚ほど届く請求書を、月初の7日までに受け取らなければなりません。これらの請求書は、取引先から本社に直接届くもの、各部署に届くもの、各事業所から転送されてくるものと様々で、個人事業主との取引などは手書き請求書の場合もあり、フォーマットもバラバラでした。
　また、各事業所から転送される請求書は、会計処理を優先するため、本来必要な決裁者の承認を省いて本社へ転送されていました。請求書業務の効率化と月次決算の早期化を図り、今回のシステムの導入に至りました。

 

＜ 導入効果 ＞（メディカル・ケア・サービス 財務部 財務経理課 課長・主任のコメント）

①承認フローを改善し、請求書到着・承認状況を可視化
　請求書データが各事業所の担当者に届き、決裁権限のある上長から本社経理担当者へ、と本来やりたかった承認フローが実現しました。これまでは請求書が実際に手元に届くまで、事業所で何通の請求が発生しているか把握できませんでした。届かない場合は、送り忘れ、紛失、請求自体がないのか、いずれも判断できませんでした。それが『BtoBプラットフォーム 請求書』によってすべて可視化できるようになりました。

②スキマ時間で処理ができ、月次決算の早期化を実現
　毎月の定例的な請求書の中には、取引先が前月末までに発行し、事業所の上長確認・承認も経て、経理承認のステータスにあがっている場合もあります。それを30分ほどのスキマ時間で処理を進めることで月次決算早期化につながっています。

③ファームバンキング用のデータ出力でチェック業務を時短化
　請求書の開封作業、本社への転送作業はもちろん、支払内容を確認する手間も軽減。『BtoBプラットフォーム 請求書』からファームバンキングデータを直接出力できるので、約1,200枚の請求書を一枚一枚めくりながら突き合わせる作業が不要となりました。現在、電子化率は77％と紙の請求書が減っているので、データ作成は10日前後早まり、支払い日までに余裕が生まれました。



＜ メディカル・ケア・サービス様より、今後の展望 ＞

業界をけん引する企業として、デジタル化を波及させたい

　どの部署であっても管理職は、いかに効率よく部署を運営するか、それと会社への貢献、部下の育成という3点が大枠です。コアとなっているのが部署の効率化であり、それは部下の成長で支えられ、会社への貢献へつながると考えています。業務のデジタル化は今や社会全体で取り組む流れでもあります。グループホーム運営居室数ナンバーワン企業としての自負を持ち、業界の先頭に立ってICT化を推進していく心づもりでいます。最先端を走るためには数だけでなく質も高めていく必要があります。今後も新しい発想とチャレンジをしていく部署でありたいです。



＜ 会社概要 ＞

【メディカル・ケア・サービス株式会社】
会社名：メディカル・ケア・サービス株式会社
代表者：代表取締役社長 山本 教雄
本社所在地：埼玉県さいたま市中央区新都心11番地2 ランド・アクシス・タワー 29階
設立：1999年11月
資本金：1億円
事業内容：認知症高齢者対応のグループホーム等の介護事業所の運営・管理他
従業員数：約6,000名
URL：https://www.mcsg.co.jp/

【インフォマート】
会社名：株式会社インフォマート（東証一部：2492）
代表者：代表取締役社長　長尾 收
本社所在地：東京都港区海岸1-2-3 汐留芝離宮ビルディング13階
設立：1998年2月13日
資本金：32億1,251万円
事業内容：BtoB（企業間電子商取引）プラットフォームの運営
従業員数：588名（2020年9月末現在）
URL：https://www.infomart.co.jp/