契約業務をオンラインで完結し、リスク管理を後押しする新サービス「Contract One」を発表

〜主要電子契約サービス提供企業7社とも連携、紙から電子契約まであらゆる形式の契約書を一元管理〜

Sansan株式会社は、紙の契約書や電子契約書など、あらゆる形式の契約業務をオンライン上で完結し、一元管理を可能とする新しいクラウド契約業務サービス「Contract One（コントラクトワン）」を発表します。

Contract Oneは、当社が培ってきた、アナログ媒体を正確にデータ化する技術を基に、紙の契約書をクラウドで受領・電子保存し、一元管理を可能にします。また、契約書の製本から押印・郵送業務の代行まで行い、契約業務をクラウド上で完結させます。さらに、主要電子契約サービス提供企業7社と機能連携することで、契約業務の包括的なDXを実現します。これにより、契約業務に関するさまざまなリスクの管理を可能にします。

本サービスは、2021年7月にプレローンチし、既に45社が先行導入しており、本日より、正式提供を開始しました。

■Contract Oneサービス開発背景
契約書は、企業間取引に関する重要書類である一方、自社や取引先の使用フォーマット、法律の定めなどにより紙やPDF、電子契約書などさまざまな形式で担当者に届きます。また、企業によっては、管理方法が定まっておらず、契約内容の重要性や金額規模などによって、法務部門を介さずに事業部の担当者で完結し、担当者の手元で個別に保管しているケースも存在します。

全社で契約書を一元管理できていないことから、紛失や申告・確認漏れといった人的ミスが発生し、多重契約の締結や予期せぬ費用負担につながるケースも見受けられます。また、一元管理できていないことで、企業間で問題が発生した際などに、該当の契約書を早期に発見・参照することができず、適切な対応に遅れが生じるリスクを抱えています。

当社は、AIと人力を組み合わせた独自のテクノロジーによって、名刺や請求書といった紙の情報を正確にデータ化し、企業の情報資産の見える化と活用を支援してきました。今回、当社の正確なデータ化技術を生かして、契約業務の包括的なDXを実現し、契約業務に関連するさまざまなリスクを管理する、クラウド契約業務サービス「Contract One」を開発しました。

■Contract Oneのサービスの流れ・機能
Contract Oneは、さまざまな方法で届くあらゆる形式の契約書を正確にデータ化し、オンライン上に集約することで、契約書管理の煩雑さを解消し、全社での一元管理を可能にします。自社から紙の契約書を発行する場合でも、製本から押印・郵送、管理までをContract Oneが代行するため、担当者に追加の作業を発生させることなく契約業務のDXを実現します。

【Contract Oneの機能イメージ図】

 

Contract Oneの主な機能は、次の通りです。

・どんなフォーマットの契約書でも、「スマート台帳」で一元管理
契約書の情報をデータ化する際にネックになるのが、フォーマットや送付方法が各社で異なることです。契約書は、紙やPDF、電子契約を使って作成され、送付方法も郵送やメール送付など多岐にわたります。電子契約を使用している場合でも、当事者間で使用するサービスが異なると、台帳化する際に手入力などの追加作業が発生することもあります。

Contract Oneを使えば、どのようなフォーマットの契約書でも、当社が培ったデータ化技術により、正確にデータ化します。データ化された契約書は、「スマート台帳」で一元管理することが可能になります。

また、「スマート台帳」には索引機能が備わっており、過去の契約書を探す必要がある場合は、契約内容や日付、契約企業名などから該当契約書や類似契約書などをすぐに見つける事ができます。

・製本から押印、郵送までを代行する「スマート判子」
契約締結時には、契約書を取引先に送付する作業が発生します。紙の契約書を取り交わす際には、製本や押印、郵送といったアナログな作業が発生し、担当者の負担になるとともに、テレワークなどの新しい働き方を阻害してきました。

Contract Oneの「スマート判子」は、それらのアナログな業務を企業に代わって行います。ユーザー企業は、印鑑（印章）をContract Oneに預けることで、契約書作成に関わる製本から押印、郵送まで全てオンライン上で指示・実行することが可能となります。

契約書を発行する場合は、Contract One上で指示をすると、Contract Oneが印刷・製本・押印を代行し、取引先に郵送します。取引先から契約書を受領する場合は、ユーザー企業はオンラインで契約書の受領を確認し押印指示をすると、Contract Oneが押印を代行し、取引先に返送します。（※１）

なお、「スマート台帳」および「スマート判子」は、当社が特許出願中の独自のサービスです。

■Contract Oneを活用するメリット

・契約業務をオンライン上で完結し、業務を効率化
契約書の形式に関わらず、契約業務をオンラインで行うことができるため、確認漏れや紛失のリスクを軽減することができます。また全社横断で使用できるため、法務部門も含めて社内で誰がどのような契約を結ぼうとしているかを把握でき、社内での契約状況の確認に要する工数を削減できます。また、紙の契約書を締結する必要がある場合には、Contract Oneが押印から印刷・製本、発送まで代行するため、契約業務をオンライン上で完結することが可能です。

・クラウド上で契約書を一元管理
紙や電子契約書など、あらゆる形式の契約書をクラウド上で一元管理できるため、個別契約の期限管理や、関連性の高い契約書を横並びで把握することが可能で、契約更新漏れや、二重契約などによる追加費用の発生などのリスクを防ぎます。

また、Contract Oneは高い検索性を備えているため、取引先とのトラブルなどで緊急に契約書を確認する必要がある場合や、新たに締結する契約書のドラフトを作成するために類似契約を参照する場合、契約更新のために過去の契約書を確認する場合などでも、過去の契約書を探す作業工数を大幅に削減し、リスクへも迅速に対応できるようになります。また、保存形式は2022年1月に施行された改正・電子帳簿保存法にも対応しています。

・多様な働き方を実現
契約業務をDXすることで、企業のテレワークへの移行やペーパーレス化を後押しします。担当者は、クラウド上で契約書の確認および処理が可能なため、オフィスに出社しなくても契約業務を行うことができます。

また、過去に結んだ契約書も含め、全ての契約書をクラウド上で管理することで、自然災害などのリスクに備えることもできます。有事の際などでも、担当者に出社を強いること無く安全を確保した上で、契約業務の停滞を防ぎ、企業の事業継続計画（BCP）体制の構築にもつながります。

■提供開始時期および金額
Contract Oneは、本日より正式提供を開始いたします。
月額10万円から利用することができ、契約書のデータ化件数に応じて変動します。
利用に関する問い合わせや、さらに詳細な情報は、以下のサービスサイトをご確認ください。
Contract Oneサービスサイト：https://contract-one.com

■電子契約との機能連携について
昨今、契約業務の効率化やペーパーレス化のために、電子契約の活用が拡大しています。電子契約は、それぞれ特徴が異なり、各企業は事業内容や業務フローなどに応じて最適な電子契約を導入しています。そのため、取引企業間で異なる電子契約が利用されることも多くあります。このことで、企業が契約書を一元管理するためにはPDF化やインポート作業など、煩わしい工数が追加で発生することもありました。

Contract Oneは、主要電子契約サービスと連携することで、各電子契約で受領した契約書も、Contract One上での一元管理を可能にします。各電子契約との連携機能は、本日より順次実装していきます。
 
Contract Oneと機能連携を行う電子契約サービス、及び各社からのコメントは以下の通りです。

【連携を予定している電子契約一覧】

弁護士ドットコム株式会社　取締役　クラウドサイン事業本部長　橘大地様
クラウドサインとContract Oneの連携を心より歓迎いたします。ニューノーマルな働き方が定着しつつあり、クラウドサインは幅広い業種・多様な働き方のもと使われるようになりました。今後も優れたサービスとの連携により、時代に即したサービスの提供と、電子契約の利便性・安全性を実現していきたいと考えています。

GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社　電子契約事業部　部長　牛島直紀様
この度、SansanのContract Oneと当社の電子印鑑GMOサインが連携できることになり、大変うれしく思います。新型コロナウイルスの感染予防に端を発したリモートワークが拡大・定着する中、DXの流れはさらに加速しています。この度の連携を機に、Sansanと協力し、日本社会全体のDX化と業務生産性の向上に向けて尽力してまいります。

アドビ株式会社　デジタルメディア事業統括本部　パートナー営業部　執行役員本部長　長岡昌吾様
Contract OneとAdobe Signの連携を歓迎いたします。テレワークとオフィスワークがハイブリッド化する中、電子契約は日々増加しています。今回の連携により、Adobe Signによる電子契約書の情報をContract One上でデータ化かつ可視化し、蓄積された契約情報の効率的な活用が可能になります。今後も一層、Sansanとの連携を強化し、企業の契約業務におけるDX支援してまいります。

jinjer株式会社　プロダクトデザイン本部　プロダクトデザイン部　本部長　松葉治朗様
法改正により契約業務の電子化が猛スピードで進んでおります。しかし、現場においては電子化の準備が追い付かずどうしても一部紙管理を強いられてしまうのが実情です。この紙と電子データの共存を支えるシステムは我々リーガルテックベンダーにとって急務であり、使命でもあります。Contract Oneとの連携により、契約書類の管理に関する対応パターンが増え、さらに契約業務の効率化に貢献できると考えております。

株式会社マネーフォワード　執行役員　マネーフォワードビジネスカンパニーCSO　山田一也様
紙の契約と電子契約が混在することで、法務部だけでなく事業部にとっても業務フローが複数発生し、本来必要な業務に割く時間を圧迫しています。電子契約を導入済みの企業であっても、100%全て電子契約に置き換えられている会社はほとんどなく、おそらく数年後でもまだ紙の契約と電子契約が混在していると思います。Contract Oneの思想は「マネーフォワード クラウド契約」の「紙契約と電子契約が混在した世界で、効率的な契約管理を実現する」コンセプトと近く、ユーザーの現実的な足元の課題を解決するものと期待しています。

株式会社サイトビジット　NINJA SIGN事業部　部長　杉山一彦様
新型コロナ感染症拡大をきっかけに、ビジネスを取り巻くさまざまがオンライン化し、働く場所や距離を問わずビジネスができるようになりました。一方で、これまでの文化や慣習から、全てを一挙に電子化することは容易ではなく、段階を踏みながら進んでいくことが想定されます。Contract Oneはそういったニーズに応え、最終的な電子化に向けた強い一手になると感じます。今回の連携を機に、一枚岩となって国全体のDX推進に取り組みたいと考えております。

■ユーザー企業のロゴ一覧
Contract Oneは2022年1月13日時点で、45社に利用されています。
掲出可能なロゴを掲載いたします。

 

※１：契約書を受領した場合の押印・返送代行の機能は、2022年3月頃実装を予定しています。

*スマート判子とスマート台帳は、現在特許を出願中です。

（以上）

■Sansan株式会社 会社概要
「出会いからイノベーションを生み出す」をミッションとして掲げ、ビジネスにおける出会いを後押ししています。主なサービスとして、クラウド名刺管理サービス「Sansan」や名刺アプリ「Eight」、クラウド請求書受領サービス「Bill One」を国内外で提供しています。

設立：2007年6月11日
URL：https://jp.corp-sansan.com
所在地：150-0001 東京都渋谷区神宮前5-52-2 青山オーバルビル13F
資本金：63億76百万円（2021年11月30日時点）
事業内容：働き方を変えるDXサービス（クラウド名刺管理サービス等）の企画・開発・販売
Sansan　https://s.sansan.com
Eight　https://8card.net
Bill One　https://bill-one.com