電子決裁サービス「Shachihata Cloud」導入で業務効率化を実現北海道余市町が決裁スピードを数日単位で短縮

〜自治体ならではの課題に向き合い地方町役場のDX化を可能に〜

　アナログとデジタルの両面から企業の持続的成長を支援する「ハイブリッドDX」カンパニーのシヤチハタ株式会社※（代表取締役社長 舟橋 正剛 本社：愛知県名古屋市）が提供する電子決裁サービス「Shachihata Cloud（シヤチハタクラウド）」により、導入自治体である北海道余市町役場の業務効率化を実現させたことをお知らせします。そして本日、余市町の事例をまとめ、HPへの掲載を開始しました。
シヤチハタクラウド導入事例：https://dstmp.shachihata.co.jp/case/yoichi/
※社名表記は「シャチハタ」ではなく「シヤチハタ」です。

●Shachihata Cloudサイト： https://dstmp.shachihata.co.jp/

　「Shachihata Cloud」は、新型コロナウイルス感染症の拡大に伴い社会全体に推進されたデジタル化の波を受け、ビジネスシーンにおいて普及するテレワークでの決裁業務をサポートするために、それまでの電子決裁サービス「パソコン決裁Cloud」の機能を拡張して、2020年に発表された電子決裁サービスです。

　北海道の西部、積丹（しゃこたん）半島の東の付け根に位置する、人口約17,000人の余市町は、農業と漁業が主要産業で、ウイスキーやワインなど製造分野においても余市ブランドとしての地位を確立している、北海道の魅力を凝縮したような町です。約200人の正職員が勤務している町役場では、これまで紙文書で起案して決裁案を作り、それに担当部署の全員がなつ印・承認したときにはじめて、意思決定が行われる仕組みでした。しかし、決裁権者が出張等で不在の場合、決裁が1週間ほど遅れてしまうこともあり、意思決定の遅れが課題となっていました。そこで、Shachihata Cloudを導入。従来の紙媒体を用いた承認プロセスを見直し、デジタル承認手続き環境を整えることで庁内の各種手続き完了までの期間が縮小。結果、業務効率化を実現させています。

・自治体でも導入しやすい圧倒的な価格帯と書類の切り分け運用が導入の決め手に！

　当初、文書管理システムの導入を検討していた町役場ですが、同時に電子決裁システムの存在も知り、検討を開始しました。検討時に重要となったのは、「庁舎外でも決裁可能なクラウド型システムであること」「紙媒体の決裁と視覚的差異が小さく、職員への浸透がスムーズであること」「紙媒体と同様に、決裁完了前の回覧中文書への文言加筆が可能であること」の3つの条件を満たすシステムであることでした。　　

　最終的に各社のサービスを比較検討した際、Shachihata Cloudが圧倒的に安く、LGWAN環境でしか扱えない重要書類と、インターネットで決裁がとれる書類を切り分けて運用できる仕様が決め手となり、Shachihata Cloudの導入を決定しました。

・三段階に分けた導入プロセスで現場職員への浸透を徹底

　庁舎内では紙媒体を用いたアナログな決裁プロセスが定着していたことから、新たな手段を職員に浸透させることが重要となりました。そこで、第一段階として全体の5分の1程度の職員を対象に試験導入を開始。実際に使用した現場の声を受け、運用法などを改善していきました。第二段階では、試験運用の対象を全部署に拡大し、再度マニュアルや運用法を洗練させた後、2023年4月に本格導入することで、現場職員が使いやすい環境を段階的に構築していきました。

・町長不在時にも遠隔承認を可能にし、結果意思決定スピードを数日単位で短縮

　導入以前は、町長や副町長などの決裁権者が不在の際、重要な書類の決裁に1週間ほど時間を要することがありましたが、Shachihata Cloud導入により2〜3日、場合によっては1週間ほど手続きが早くなったケースが出てきています。「今までは、従来の運用でないと厳しいのではと考えていたものの、実際にShachihata Cloudを導入してみると、スムーズに現場の人たちが受け入れてくれました」とのお声をいただきました。書類に書き起こすよりも、パソコンで入力した方が心理的にも楽だという点においても、導入に手応えを感じていただいています。

●Shachihata Cloudについて　

Shachihata Cloudは、クラウド電子印鑑・電子署名サービスです。稟議書や申請書といった社内文書から、見積書や請求書、注文／請書等の取引先との決裁文書にいたるまでさまざまな文書の押印業務をデジタル化し、時間や場所を問わず簡単かつ安全に電子印鑑・電子署名を行うことができます。また、2022年には電子取引ソフトのJIIMA認証を取得しました。シヤチハタは電子印鑑システムの市場展開を1995年より行っており、導入数は2022年12月時点で95万件を突破しています。

●シヤチハタ株式会社 会社概要

　シヤチハタは、1925年の創業以来、常にお客様に必要とされる商品を提供し続け、今年で創業98年目を迎えました。これからもアナログとデジタルの両面から企業の持続的成長を支援する「ハイブリッドDX」カンパニーとして、ユーザーファーストを追求した商品・サービスを提供してまいります。

社　名　：シヤチハタ株式会社

創　業　：1925年1月

年　商　：単体163億円（2022年6月期）

従業員　：単体356名（2022年6月末現在）

代表者　：代表取締役社長 舟橋 正剛

事業内容： スタンプ台、インキ浸透印及び文具全般の製造・販売

　　　　　電子印鑑・EC 等 IT事業

【参考】シヤチハタのあゆみ：https://company.shachihata.co.jp/company/kaisha/k7.php