八海醸造株式会社がリスク管理の強化のためにクラウド契約業務サービス「Contract One」を導入

〜グループ全社の紙の契約書をデジタル化して一元管理〜

働き方を変えるビジネスデータベースを提供するSansan株式会社は、清酒「八海山」などを製造する八海醸造株式会社（以下、八海醸造）がクラウド契約業務サービス「Contract One」を新たに導入したことを発表します。八海醸造は今回の導入によって、従来は少人数の法務担当者が対応していた契約管理をグループ全体で共有し、業務効率化を図るとともに、多重契約や契約更新漏れなどのリスク管理を強化するための体制を構築します。

当社は創業以来、AIと人力を組み合わせた独自技術によって、アナログ情報を正確にデータ化し、企業の情報資産の見える化と活用を支援してきました。Contract Oneは、紙の契約書における印刷・製本や押印、郵送といったアナログな作業を代行するとともに、紙の契約書を正確にデータ化し、混在する電子契約書と紙の契約書の一元管理を実現するクラウド契約業務サービスです。

当社が4月に実施した「企業の契約業務に関する実態調査」によると（※1）、契約書関連の業務に携わるビジネスパーソンの約8割が「紙」で契約締結を行っていると回答しました。電子契約が普及しつつある現在でも、取引先の要望や法律の定めなどにより、紙の契約書を完全に廃止することが難しく、多くの企業で、紙やPDF、電子契約書が混在した状態で運用されていることが明らかになりました。Contract Oneは、契約業務の包括的なデジタル化を実現することで、業務の効率化とリスク管理を可能とします。

■導入背景と期待する効果
八海醸造は、清酒「八海山」の製造、焼酎、梅酒、麹甘酒、ビール、また関連会社においてウイスキーやジンなどの製造を行っています。ラインアップが多岐にわたることから、製造や販売などの機能ごとに分社化して事業を行っており、契約業務はグループ全社の案件を集約して持株会社の法務担当が担っています。全グループ会社の契約書の作成から保管・管理までを少人数で担当しており、ほぼ全てが紙の契約書で運用されているため、過去の契約書を確認する場合や、監査で締結済みの契約書が必要になった場合などの対応に時間がかかっていました。また、契約の期限管理についても、台帳の作成やアップデートまで少人数の法務担当だけでは対応しきれないことで、拠点ごとに独自の管理体制が取られ、グループを横断した一元管理の方法が定まっていませんでした。そのため、グループ全体で契約更新漏れや多重契約などが発生するリスクをはらんでいることが経営上の課題となっていました。

今回、八海醸造は契約業務の効率化とリスク管理体制を強化するために、グループ全体での契約管理を可能とするサービスの導入を検討し、クラウド契約業務サービス「Contract One」の導入に至りました。

・紙の契約書を正確にデータ化し、検索しやすい状態で一元管理
Contract Oneは、紙の契約書を代理で受領し、正確にデータ化してクラウド上に保存します。当社が培ってきたデータ化技術を基に、どんなフォーマットの契約書でも正確にデータ化することが可能です。またデータ化された契約書は、契約内容や日付、契約企業名など多様な項目で検索できる状態で保存されます。
八海醸造の契約業務は、主に紙の契約書で運用されているため、Contract Oneを活用することにより、過去の契約書が必要になった場合でもすぐに見つけることができるようになります。

・グループ横断での契約管理によるリスク管理
Contract Oneは企業・グループ全体で使用することが可能で、発行するアカウント数の上限がないため、ユーザー企業は追加費用を発生させることなく、グループ全体で契約書を一元管理することが可能です。そのためグループ全体で契約期限などのステータスを管理できるほか、過去の契約内容を確認することも可能です。
これにより八海醸造は、法務担当に過度な負担をかけることなく、更新漏れや多重契約による予期せぬ費用負担といったリスクを適切に管理することが可能になります。また、事業部が過去の契約書を確認する必要がある場合も、都度法務担当に問い合わせをすることなく、Contract One上で内容を閲覧することができるようになります。

・共有範囲グループ設定機能による機密管理
Contract Oneには「共有範囲グループ設定機能」が備わっており、機密性の高い契約書の公開範囲を制限することができます。Contract One上で閲覧権限のある社員を登録した「グループ」を設定し、契約書の公開範囲を該当グループのみに限定することで、閲覧権限のない社員は該当契約書にアクセスできなくなります。グループ内のメンバーはいつでも入れ替えることができるため、異動等が発生した場合でも柔軟に対応することができます。
これにより八海醸造は、グループ横断での契約管理を実現しながら、他グループ会社には広く公開しづらいような機密性の高い契約書を、安全に管理することができるようになります。

「Contract One」の詳細については、ウェブサイトをご覧ください。
https://contract-one.com

■八海醸造株式会社について
会社名：八海醸造株式会社
代表者：代表取締役 南雲 二郎
設立：大正11年
事業内容：清酒「八海山」の製造、焼酎「宜有千萬」の製造、 梅酒の製造、「ライディーンビール」の製造、麹甘酒「麹だけでつくったあまさけ」の製造
従業員数：128人（令和4年4月時点）
コーポレートサイト：https://www.hakkaisan.co.jp/

※1：Sansan株式会社「企業の契約業務に関する実態調査」（2022年4月21日発表）
https://jp.corp-sansan.com/news/2022/0421.html

（以上）

■契約業務のDXから、リスクを管理する「Contract One」
Contract Oneは、Sansan株式会社が提供するクラウド契約業務サービスです。印刷・製本、押印といった紙の契約書を締結する際に必要となるアナログな作業も含め、契約業務をオンラインで完結できる環境を構築します。また、契約書を正確にデータ化し、混在する電子契約書と紙の契約書の一元管理を実現します。これまでアナログな対応が必要だった契約業務をDXすることで、企業のリスク管理を進化させるだけでなく、業務効率化やテレワークの推進、ペーパーレス化も後押しします。

■Sansan株式会社 会社概要
「出会いからイノベーションを生み出す」をミッションとして掲げ、働き方を変えるビジネスデータベースを提供しています。主なサービスとして、営業DXサービス「Sansan」やキャリアプロフィール「Eight」、クラウド請求書受領サービス「Bill One」、クラウド契約業務サービス「Contract One」を国内外で提供しています。

設立：2007年6月11日
URL：https://jp.corp-sansan.com
所在地：150-0001 東京都渋谷区神宮前5-52-2 青山オーバルビル13F
資本金：64億14百万円（2022年2月28日時点）
事業内容：働き方を変えるビジネスデータベースの企画・開発・販売
Sansan　https://s.sansan.com
Eight　https://8card.net
Bill One　https://bill-one.com
Contract One　https://contract-one.com