＜電子契約利用企業の実態調査＞電子契約利用企業の8割超が「今でもハンコを使用」〜契約書、公的申請書の利用が上位〜

弁護士ドットコム株式会社

2024年8月9日 11時00分

　弁護士ドットコム株式会社（東京都港区、代表取締役社長兼 CEO 元榮太一郎）は、当社が提供する契約マネジメントプラットフォーム「クラウドサイン®️」の利用企業に対して、印鑑（以下ハンコ）の使用状況を尋ねました。社外との手続きに用いる書類においては、この1年間で84.7%が押印を経験したと回答しました。押印した書類の上位は契約書、公的申請書、注文書で、対外的にハンコが求められることなどが理由となっています。一方で、議事録や稟議書など、社内手続きで用いる書類においても、69.9%でハンコの使用があり、自社内におけるデジタル・トランスフォーメーションが徹底されていない可能性があることが浮き彫りになりました。

■ 調査概要

調査機関：プロフェッショナルテック総研（弁護士ドットコム株式会社内）

調査方法：クラウドサイン®導入企業を対象にアンケートを実施

調査対象：クラウドサイン®導入企業209社

調査期間：2024年6月14日〜6月25日

【結果サマリ】

電子契約利用企業のハンコの利用状況	過去1年で84.7％が社外手続きで利用
電子契約利用企業がハンコを利用する目的	契約書、公的申請書、注文書が上位
電子契約利用企業がハンコをやめられない理由	顧客や取引先の意向が65.0%

■ 社外向け書類のハンコ使用について、「ある」は8割超

　この1年間の業務で、社外向け書類でハンコを使う手続きに関わった経験があるかを尋ねたところ、「ある」が84.7%となりました。

■ 使用頻度が高い書類1位は「契約書」

　社外向け書類でハンコを使う手続きは、どの書類で発生したかを尋ねたところ、「契約書」が86.4%で最多となり、次いで「公的な申請書類など」が43.5%、「注文書」が39.0%、「請求書」が32.8%などとなりました。

■ 使用が続いている理由は、「顧客や取引先の意向で電子化が難しいから」が65.0%

　社外向け書類でなぜハンコの使用が続いているのかを尋ねたところ、「顧客や取引先の意向で電子化が難しいから」が65.0%と、顧客や取引先の意思決定による影響が大きいことがわかりました。

　自由回答でも「先方都合によるもので当方ではどうにもできない」「電子印に抵抗がある顧客も未だに多く、自社で対応できても推進できないケースがある」という声がありました。

　その他には、「自治体は電子契約での対応が不可でいまだにハンコ」など、デジタル化を推進しているはずの行政手続きにおいても、ハンコ手続きが残っていることに言及がありました。

■ 社内向け書類のハンコ使用について、「ある」は7割

　この1年間の業務で、社内向け書類でハンコを使う手続きに関わった経験があるかを尋ねたところ、「ある」が69.9%となりました。

■ 使用頻度が高い書類は「各種申請書」「議事録」「稟議書」

　社内向け書類でハンコを使う手続きは、どの書類で発生したかを尋ねたところ、「各種申請書類」が61.0%最多となり、次いで「議事録」が36.3%、「稟議書」が30.8%、「回覧文書」が30.1%などとなりました。

　その他の回答には、「ISO関連の記録類」「経理書類」などがありました。

■ 使用が続いている理由は、「昔からの慣習で、変えることにコストがかかるから」が34.9%

　社内向け書類でなぜハンコの使用が続いているのかを尋ねたところ、「昔からの慣習で、変えることにコストがかかるから」が34.9%の一方で、「使いやすい電子化のシステムを導入できていないから」が27.4%、と、よいシステムにめぐりあえれば、導入するという意思を感じられる人も一定数いることがわかりました。

　その他の回答には、「回覧文書が別組織から紙媒体で提供されるため」、「導入できている手続きとできていない手続きが混在するから」など、同じ会社内でもシステム導入にばらつきがあったり、導入を進めている過程のため、完全な電子化に至っていないケースもあるようです。

　自由回答では、「ハンコの押す向きで否定的な意見を持っていると上司が言い出した時は何事かと思った」「判子を曲がって押した時にやり直しを指示されるが、紙と時間、手間の無駄」「ハンコの方が丁寧という気配が残っている」などの不満を抱いている人もいました。