【コロナ下におけるハピネットの働き方の取り組み】在宅・時差勤務を推奨し、社内業務のデジタル対応を整備

〜コロナ対応フローチャート作成、メンタルヘルスケア窓口設置、社内イントラのSNS機能実装など〜

玩具やビデオゲーム、映像・音楽ソフトなどエンタテインメント商材の流通及び企画販売事業を展開する株式会社ハピネット(本社：東京都台東区、代表取締役社長：榎本 誠一、証券コード：7552)は、新型コロナウイルス感染症拡大の影響によって実施した、当社グループの感染症対策や社内業務のデジタル対応など、2020年における当社の働き方への取り組みをまとめました。

• 主な取り組み​

1)感染症対策
感染・濃厚接触者発生時の社内フローチャート作成、緊急対策本部を設置
2)メンタルヘルスケア強化
「在宅勤務疲れ」予防のため、啓発動画配信・相談窓口の利用を促進
3)働き方改革/勤務形態を多様化
在宅勤務の推奨、7時～10時の時差出勤シフトの導入、会議時間の短縮・WEB商談の推奨
4)社内業務のデジタル対応
同時接続可能数を14倍とするなど社内ネットワークの改善、ウェブ会議・チャットシステム「Teams」の導入、
稟議決裁の電子化、WEB出退勤制度、採用面接、研修、内定式などのオンライン化
5)社内コミュニケーションの活性化
社内イントラネットに「いいね」「コメント」機能を実装し社内SNS化
WEB社内報で新規連載企画を開始（記事掲載比率前年度比+5%）

• 取り組み詳細

 

1）感染症対策
・感染、濃厚接触者発生時の対応フローチャート作成
本人が感染または濃厚接触者として疑いがある場合は、行政の定義する濃厚接触者よりも厳しい自社基準を設けた上、社員自身が判断できるようフローチャートを作成。
また、社員本人以外となる関係者や家族が自社基準に該当する場合などさまざまな状況を想定している。

・緊急対策本部の設置
2020年3月、新型コロナウイルス感染症の拡大に伴い、社内で迅速な情報共有・対応を行うことを目的に緊急対策本部を設置。「従業員ご家族の健康管理・健康観察を徹底し、安全確保と感染拡大の防止を図るとともに、取引先、関係先への影響が最小限となるよう、できる限りの体制で事業継続を図ること」を基本方針として掲げ、新しい働き方の制定等を行った。

新しい働き方の例）
―感染防止の３つの基本である①身体的距離の確保②マスクの着用③手洗い・手指の消毒の徹底
―検温の実施、発熱・風邪症状等体調不良時の出社禁止
―出勤率の設定（2021年1月緊急事態宣言下は出勤率30％以下）
―執務スペースでは両隣を空け、対面しないように着席
―海外出張の原則禁止
―不要不急の国内出張の原則禁止
―会食等の、原則中止もしくは延期
―昼食時の人数制限（４名以下、マスク非着用時は会話を控える）
―感染報告のルールに従い、会社に報告を行う
―出退社時、会議室・商談室使用後の消毒清掃
―全社員へのマスク配布
―アルコール消毒液、ペーパータオルの設置
―執務室内の換気

2）メンタルヘルスケア強化
・メンタルヘルスケア(外部相談窓口の利用促進、啓蒙動画配信)

 

産業医による啓蒙動画

保健師による啓蒙動画

第1回緊急事態宣言以降、在宅勤務が増えたことを受け、社員のメンタルヘルスケア強化を図った。当社グループ社員および家族が無料で相談できるSelf健康相談窓口の紹介をはじめ、社内イントラネットを活用して当社グループ産業医の「在宅勤務時の注意事項」や、保健師の「コロナストレスに負けない対処法」など啓蒙動画を配信。

3）働き方改革/勤務形態を多様化
・在宅宅勤務の推奨
2020年3月6日（金）の小・中・高校の休校開始より、休校による影響がある社員を中心に在宅勤務を開始。その後2020年3月26日（木）より、デジタル環境等の設備を段階的に増強した上で全社員を対象とし、在宅勤務を推奨。2020年4月6日（月）～5月1日（金）までの出勤率はグループ平均で約35%だった。2021年1月に発出された緊急事態宣言時下は出勤率を３０％以下とし、引き続き在宅勤務を推奨している。
・時差出勤シフトの導入
感染リスクの高いラッシュ時を避けるため、時差出勤を推奨。
通常、原則として始業時間は9：00あるいは10：00のところ、午前7：00から午前10：00まで1時間単位の時差出勤シフトを採用。
・会議時間の短縮
「３密」を回避する観点から、原則1案件60分を上限とした。WEBで代替可能なものは、TeamsによるWEB商談に置き換えて実施。

4) 社内業務のデジタル対応
・社内ネットワークの強化
在宅勤務者の増大に伴い、リモートアクセス環境を増強した。2019年中の同時接続可能数を2020年2月に4倍、4月には14倍に増加したことで、全社員の約7割の同時接続をカバーするに至った。
・「Teams」の導入
通信は安全性が高いとされているVPN（仮想私設網）の環境整備と並行し、チャットやウェブ会議ができるオンラインツール「Teams」の導入準備を行い、2020年7月よりグループ全社に順次導入した。
「Teams」を導入したことで、場所を問わず、社内コミュニケーションが可能になり、また、取引先との商談もオンライン化することで、感染リスクの低減のほか、移動時間の短縮、業務の効率化にも繋がっている。
・稟議決裁の電子化
書面への捺印により決裁を行っていたが、多様化する働き方に対応するため 2020年12月1日（火）より、電子承認が可能な形へ改定し、運用を開始した。
在宅勤務時でも決裁可能となったことにより、出社率低減への寄与や、これまで紙で管理していた書類をデータ化することで、ペーパーレス化にも繋がっている。

 

・採用面接、内定式、研修、入社式のオンライン化
【採用面接】

Web面接イメージ（インタビューメーカーHPより）

Web面接ツールを導入し、従来行っていた集団でのディスカッションをWeb面接へ切り替えた。

【内定式】

内定式の様子

2020年10月1日（木）に開催。会場と内定者の自宅をウェブ会議システム「Teams」で繋ぎ、社長からは内定者に歓迎の言葉を伝え、内定者は社会人への第一歩に向けた決意表明を行った。

【入社式】

入社式の様子（自社会議室で開催）

緊急事態宣言の影響で約1ケ月遅れとなる2020年5月11日（月）に入社式を開催。
「3密」を回避するため、参加者32名は6会場に分かれて出席。各会場をオンライン中継し、各会場にて辞令交付を行った。　

【研修】

新人研修（ディスカッションの様子）

全ての従業員研修を対面からオンラインへと切り替えた。約半年遅れとなったが従来予定していた研修をすべて実施。また、在宅勤務の環境が整備されていない新入社員への研修は、『通信教育』と『Eラーニングでの動画配信』を組み合わせて実施した。

5) 社内コミュニケーションの活性化
在宅勤務の推奨により、希薄になりつつある社内コミュニケーションを活性化するため、社内向け情報発信の強化を行った。
・WEB社内報の導入・新機能追加

社内イントラネットトップページ

社内イントラネット内に情報が混在していた状況を解消するためイントラネットをリニューアル。また、2020年8月17日（月）よりWEB社内報「ハピネステーション」をイントラネット内で開始。この際、社内報の更新頻度を高めるため、HTML形式からCMS形式へと変更した。また、「ハピネステーション」の導入に伴い、いいねボタンやコメント機能、YouTube・mp4形式動画の掲載機能を新たに追加した。
現在、執行役員の信念やプライベートな一面を発信する連載企画「社内履歴書」や社員同士が紹介しあう「他己紹介リレー」などを実施し、新商品情報などと合わせて月間約25本の記事を発表。

【今年度実施した企画】
①個人に焦点を当て、社内のタテの繋がりの短縮・ヨコの繋がりの強化を目的とした企画
●社内履歴書
…執行役員の経歴や業務に取り組む上での信念やプライベートな一面を「履歴書」の
形で紹介。
●社外役員紹介
…社外役員から見たハピネットの強み・弱み、社員へのメッセージなどを発信し、
社員に社外からの自社に対する評価の把握・理解に繋げる。
●他己紹介リレー（昨年度からの継続）
…社員同士が紹介し合う企画で、自己ならぬ「他己紹介」する。

②若手向けにビジネススキルを解説する動画コンテンツを制作、発信
●若手による、若手のためのカンパニー講座
…経営企画部の新卒1,2年目の社員がハピネット社員・ビジネスパーソンとして
知っておくと役立つ情報を動画で解説。

③商品の売上や流行の傾向を共有するランキング企画
●売れ筋商品TOP3
…部門ごとに四半期ごとの売れ筋商品をランキング形式で紹介。

④その他
年頭所感などの経営層からのメッセージや活躍した社員の紹介。

■当社グループの感染症対策について
　当社グループでは、社内で実践できることを従業員一丸となって徹底して行い、感染拡大に対する従業員の理解を深めることが、感染防止に繋がると考えています。従業員の健康管理・健康観察を徹底し、感染拡大の防止と安全確保を図るとともに、在宅勤務実施期間中も通常通り業務を行い、お取引先をはじめとする関係先の皆さまへの影響が最小限となるよう努めております。

【本件に関するお問い合わせ先】
株式会社ハピネット　経営企画部　広報チーム　(担当：大嶋・後藤)
TEL：[phone]
Email：[e-mail]