鹿児島県鹿屋市、「BtoBプラットフォーム 請求書」導入で年間約5万通届く請求書のデジタル化に着手

業務で発生していた待ち時間や手間が大幅に削減

デジタルの力であらゆる業務を効率化する株式会社インフォマート（本社：東京都港区　代表取締役社長：中島 健、以下「当社」）は、当社が提供する「BtoBプラットフォーム 請求書」が、鹿児島県鹿屋市（所在地：鹿児島県鹿屋市　市長：中西 茂、以下「鹿屋市」）に導入されたことをお知らせします。

（取材協力）

総務部 デジタル推進課　ご担当者様

■ 鹿屋市より伺った導入理由・効果等

「BtoBプラットフォーム 請求書」導入前の課題

鹿屋市では2021年にスマートな鹿屋市役所の実現を目指し、「鹿屋市役所スマート化計画」を策定しました。ここでは、デジタル技術やデータを活用したDXを推進して、「スマートな市民サービス」の充実を図るとともに、その受け皿となる「スマートな職場」づくりと、それを担う「スマートな職員」の育成を進めることが掲げられました。

職場環境を見てみると、紙の文書に溢れ、執務スペースも狭く、業務遂行にとって良くない状態が続いていました。そうした状態を改善するために、より効率化が図れる業務改善はないのかという議論があり、電子決裁の導入やオンライン申請の受付といった具体的な方向性について考えており、その中で会計事務についてもデジタル化が図れないか検討していました。　

鹿屋市の登録事業者は約1,200社で、1年間に受け取る請求書は約5万通にのぼります。支払業務においては、各所属担当者が郵送または持参された請求書を受け取り、金額や振込先等の内容を確認した上で各部署にて財務会計システムに入力、支出命令書を作成・印刷し、請求書を糊付けして各部署で印鑑（決裁）をもらい、最終的に会計部署での審査を経て支払いされるという流れでした。これが年間5万通なので、同じ作業を平均で月に約4,000通、1日に200通ほど処理をしていました。

市内には、支所や出張所等の出先機関がいくつかありますが、出先機関で受け取った請求書については、支出命令書と一緒に、職員が車で会計部署がある本庁へ持ってこなければいけません。その移動にかかる負担も大きかったです。

導入の決め手

他サービスは、導入済みの財務会計システムと機能が重なる部分があることや、コスト面の課題がありました。「BtoBプラットフォーム 請求書」は、そういった部分もクリアしておりましたし、導入実績が多かった点も決め手となりました。

導入効果

「BtoBプラットフォーム 請求書」により作業時間も手間も大幅に削減

まずは、取引先250社に登録してもらっています。2023年10月から運用を開始しており、市役所の全ての部署で利用可能となっています。電子請求書を受け取ると、各部署の代表メールに通知が届き、受け取り状況は「BtoBプラットフォーム 請求書」の画面ですぐに確認できます。届いた電子請求書は、画面上で件名や金額、振込先等を確認しながら財務会計システムに入力し、そのPDF化した請求書を添付して、支出命令書を起票し、上長や関係部署へ回送するという流れです。

以前は、紙で届いた請求書はスキャンしてPDFにし、それを添付するという手間がありましたし、会計部署に持参する必要もありました。また、紙で印刷した支出命令書に請求書を糊付けして決裁を回し、上長が不在のときには、押印を待つ時間も発生していましたので、当時と比べると作業時間や手間が大幅に削減されています。

今後の展望

2024年10月には、郵便料金の値上げが予定されているため、事業者の方々としても電子請求書への関心が高まっていくものと考えています。我々、デジタル推進課としては、今後も職員、事業者それぞれに電子請求の有用性を周知していく予定です。

「鹿屋市役所スマート化計画」に代わって、現在は「鹿屋市DX推進計画」を進めています。そこで掲げる基本的な考え方として「手段ではなく目的で進めるデジタル化」「サービスデザイン思考の徹底」があります。これをベースに、紙か電子かということではなく、それを利用する市民や事業者の方々の視点に立ち、行政サービスとして、より利用しやすい方法を選択できる環境整備を目指していきたいです。

（事例インタビュー全文の資料ダウンロードはこちら：https://www.infomart.co.jp/case/0292.asp）

■ サービス概要

「BtoBプラットフォーム 請求書」は、「発行する請求書」だけでなく「受け取る請求書」「支払金額の通知」等、多様な請求業務のデジタル化に対応可能な国内シェアNo.1（※1）請求書クラウドサービスです。時間・コスト・手間のかかる請求業務を大幅に改善し、ペーパーレス化、経理のテレワークの実現を後押しします。

請求書のやり取りにおいて、PDF等へ変換することなく、デジタルデータのままやり取りできる「データtoデータ方式」を採用しており、電子帳簿保存法（※2）やインボイス制度にも対応しています。

（2024年9月現在で105万社以上が利用しています。）

URL：https://www.infomart.co.jp/seikyu/index.asp

（※1）2023年度　東京商工リサーチ調べ：https://corp.infomart.co.jp/news/20231211_5275/

（※2）JIIMA 「電子取引ソフト法的要件認証制度」認証取得済：https://www.jiima.or.jp/certification/denshitorihiki/list/

■ インフォマートについて

1998年の創業以来、企業間取引における請求・受発注等の業務効率化を実現するクラウドサービスを提供・運営しています。主力サービスの「BtoBプラットフォーム」は、110万社以上が利用。プラットフォーム内の総流通金額は年間44兆円以上。

会社名：株式会社インフォマート（東証プライム市場：2492）
代表者：代表取締役社長　中島 健
本社所在地：東京都港区海岸1-2-3 汐留芝離宮ビルディング13階
設立：1998年2月13日
資本金：32億1,251万円（2024年6月末現在）
事業内容：BtoB（企業間電子商取引）プラットフォームの運営
従業員数：812名（2024年6月末現在）
URL：https://corp.infomart.co.jp/