「ナノ・ユニバース」等、50以上のブランドを展開するTSIグループ、「BtoBプラットフォーム請求書」導入で3,000件あまり届いていた請求書の半数以上をデジタル化

丸1日かかっていた請求書の発行業務も半日に短縮

株式会社インフォマート

2024年11月28日 11時10分

デジタルの力であらゆる業務を効率化する株式会社インフォマート（本社：東京都港区　代表取締役社長：中島健、以下「当社」）は、当社が提供する「BtoBプラットフォーム請求書」が、株式会社TSIホールディングス（本社：東京都港区　代表取締役社長：下地毅、以下「TSIグループ」）に導入されたことをお知らせします。

（取材協力）

コーポレート本部の皆様

■ TSIグループより伺った導入理由・効果等

「BtoBプラットフォーム請求書」導入前の課題

TSIグループは、2011年に老舗アパレル会社2社が合併し生まれました。「ナノ・ユニバース」「ナチュラルビューティーベーシック」等、50を超えるブランドがあり、全てのブランドをあわせて全国に約800店舗を展開し、あらゆる顧客層のニーズをキャッチしています。

業務部は、大きく経理と総務で構成され、決算を担う主計課、経費の計上や受取請求書の処理を行う経理1課、売掛金の債権処理や請求書の発行処理を担う経理2課の3つに分かれています。

アパレルは小ロット多品種を扱うため、取引先は多岐にわたります。大手商社はもちろん、小規模で細かな取引先が多く、デジタル化自体が進めづらい構造です。

各事業部で受け取った請求書は、一旦印刷し、計上する科目等、必要項目を裏書きし、2人以上の確認と承認の押印を経て経理1課に届きます。約3,000件の請求書を1課のメンバーで分担し、会計システムへ手入力していました。最終的に経理1課長が承認し、決裁が下りれば支払処理にまわっていく流れです。

20日締め翌月15日払いが基本ですが、郵便は先方の発送から届くまでに時間もかかり、そこから社内処理と承認を経て経理に提出となると、場合によっては間に合わないケースもありました。

債権管理の中で、請求書の発行も行っています。アパレルショップや百貨店、ゴルフウェアを卸すゴルフ専門店等といった卸販売先を中心に、850社あまりの請求先があり、請求は事業部ごとにわかれています。

締め日は5・10日ごとで、最も多い月末締めは明細ふくめ1,000枚ほど印刷していました。コピー機を占領するため、人が出社しない朝のうちに印刷し、送り先ごとに振り分けて封入作業を進めていました。

専用の添付書類があったり、メールで送る必要があったりと別途作業が発生する請求書もあり、確認しながら作業をする必要がありました。紙で発行していた時の月末締めは、1日使って処理していました。

導入の決め手

取引のある銀行から以前「BtoBプラットフォーム請求書」を紹介され、一部で導入していました。利用はごく少数で、承認フロー上、「BtoBプラットフォーム請求書」で受け取っても紙に印刷する必要があり、あまり効果的ではありませんでした。

その後、コロナ禍で紙ベースの承認作業は大変との声もあり、これを機に請求書デジタル化のプロジェクトを立ち上げ、一部の利用にとどまっていた「BtoBプラットフォーム請求書」を全社的に活用すべく、関係各所と相談しながらデジタル化を進めていきました。その中で、同じアパレル業界で先行して「BtoBプラットフォーム請求書」を導入されている企業の経理担当をご紹介いただき、お話を伺ったことも全社的活用の後押しになりました。

導入効果

①　3,000件あまり届いていた請求書の半数以上を「BtoBプラットフォーム請求書」で受け取り

現在、1,100社あまりある取引先の請求書を「BtoBプラットフォーム請求書」で受け取り、PDFで届いたものは、AI-OCRサービスの「BP Storage for 請求書」で読み込んでいます。3,000件あまり届いていた請求書の60％近くをデータで受け取れているので、かなり紙が減ったと実感しています。

「BP Storage for 請求書」で取り込んだ請求書は「BtoBプラットフォーム請求書」の請求データに添付され、実際の請求書に記載された支払期限も見ることができます。請求書は、誰のところにあるのか画面上で確認ができ、期限が近くなっても動きがない請求書に対し、チャットツールで連絡をすれば、承認ボタンをクリックするだけなので、担当者もすぐに対応してくれます。

経理内での処理がスムーズになったのはもちろん、請求書を受け取って承認をする事業部側からも、“慣れたらすごく楽になった”との声をきいています。

出張先でも承認が出来るため、円滑に処理が回るようになってきました。「BtoBプラットフォーム請求書」導入により紙で届く請求書が減ったため、テレワークがしやすくなりました。

また、画面上で処理状況がわかるので、自分にいつまわってくるか把握しやすくなり、準備等も楽になりました。

②　丸1日かけていた月末締めの発行作業が、半日ほどに短縮

導入後は、「BtoBプラットフォーム請求書」へ、請求書データをCSVデータでアップロードして発行しています。基本的にはRPAで自動化しており、エラーが出た場合や、個別対応で添付書類が必要といった場合以外は確認作業も不要です。

全体で、800社近い取引先には「BtoBプラットフォーム請求書」で請求書を発行しています。紙での受け取りを希望されている取引先には「郵送代行サービス」を利用しているため、社内で行なっていた毎月の郵送作業は、専用書式での対応が必要な一部をのぞいてほぼなくなりました。

「BtoBプラットフォーム請求書」の導入によって、丸1日かけていた月末締めの発行作業が、半日ほどで完了するようになりました。封入作業がなくなったのも大きな効果ですし、データで受け取る取引先に、発行後即日メールが届くので、「請求書が届きますか」といったお問い合わせも減りました。請求書の状況を全員がいつでも確認できて、今はどの締め日も順調に請求書発行ができています。

今後の展望

電子データで届くものも増えてきたので、電帳法への対応のためRPAで自動的に取り込む運用を実施しています。グループ会社を含め、各事業部でも、見積書や納品書等、電子データであればすべて保管する運用をはじめました。

会社全体で収益構造改革に取り組む中で、売上に直結しないバックオフィスの実務的な改革はやや遅れ気味でした。非効率な部分が多かった請求書業務のシステム化、デジタル化は急務であり、グループ会社への波及も含め、これから飛躍的にアップさせていきたいと考えています。今後も積極的なデジタルによる構造改革を進めてまいります。

（事例インタビュー全文の資料ダウンロードはこちら：https://www.infomart.co.jp/case/0295.asp）

■ サービス概要

「BtoBプラットフォーム請求書」は、「発行する請求書」だけでなく「受け取る請求書」「支払金額の通知」等、多様な請求業務のデジタル化に対応可能な国内シェアNo.1（※1）請求書クラウドサービスです。時間・コスト・手間のかかる請求業務を大幅に改善し、ペーパーレス化、経理のテレワークの実現を後押しします。

請求書のやり取りにおいて、PDF等へ変換することなく、デジタルデータのままやり取りできる「データtoデータ方式」を採用しており、電子帳簿保存法（※2）やインボイス制度にも対応しています。（2024年11月現在で110万社以上が利用しています。）

URL：https://www.infomart.co.jp/seikyu/index.asp

（※1）2023年度　東京商工リサーチ調べ：https://corp.infomart.co.jp/news/20231211_5275/

（※2）JIIMA 「電子取引ソフト法的要件認証制度」認証取得済：https://www.jiima.or.jp/certification/denshitorihiki/list/