名寄市立総合病院、「BtoBプラットフォーム 請求書」導入で年間1万2,000枚の受け取る請求書をデジタル化

バックオフィス業務の効率化で地域医療の持続的な提供

デジタルの力であらゆる業務を効率化する株式会社インフォマート（本社：東京都港区　代表取締役社長：中島 健、以下「当社」）は、当社が提供する「BtoBプラットフォーム 請求書」が、名寄市立総合病院（所在地：北海道名寄市　病院事業管理者：和泉 裕一）に導入されたことをお知らせします。

（取材協力）
事務部 総務課 経理係 係長様

■ 名寄市立総合病院より伺った導入理由・効果等

「BtoBプラットフォーム 請求書」導入前の課題

院内の医療事務を除くすべての事務処理を担う総務課の中でも、私が所属する経理係は、会計業務の他に、財務や契約、中長期計画の策定等多岐にわたる業務を担っています。人員は3名で、他に院内物流担当の5名がいる体制です。

限られた人員でさまざまな業務を行うには、システム導入で省力できる業務のデジタル化等、経営改善に向けた取り組みを強化したいと思っていました。

物品購入時等の支払いにあたって、手続きで作成する支払伝票は年間4,000枚から5,000枚程度あり、請求書や明細もあわせると年間で2万枚あまりにのぼります。どれぐらいの紙なのだろうと、保管用の分厚いファイルに綴じた状態で重さを量ってみると、その重さは約85キログラムにもなります。

月締めで届く請求書は、1事業者の明細だけでも最大で数十枚にのぼります。明細のすべてを少数のスタッフの手作業でシステム入力するのは不可能なので、伝票には合計金額と債権者である事業者や口座情報等の最低限の情報のみ入力し、詳細は糊付けされた紙の請求書の明細をめくって確認せざるを得ませんでした。過去の取引の詳細を確認したい場合があってもデータのみでは内容がわからず、必要に応じて紙のファイルをひっくり返して探さないといけない状態で、手入力である以上、誤記載等のヒューマンエラーが排除しきれないと感じていました。

また、月末のたびに、審査のためすべての帳票類を衣装ケース2箱に詰めて、市長部局へ運ばなければならない、という重労働も課題でした。

導入の決め手

請求書のデジタル化にあたって、請求書業務だけでなく、従来は紙で回していた稟議・承認フローもペーパーレス化できないと本当の効率化にはつながらないと考えました。そのため、財務会計システム等、他システムとの連携を前提に、CSV等でデータが出力できて費用対効果が高いものを条件に選定にあたりました。

これまで請求書を発行する側の記載が間違っていた際、電話で確認の上、郵送しなおしてもらっていました。「BtoBプラットフォーム 請求書」の導入で差戻しも画面上で完結できるため、時間に余裕が生まれるところもポイントでした。

また、「BtoBプラットフォーム 請求書」は機械学習機能があり、一度入力すれば以降の勘定科目が自動選択されるので、懸案だった仕訳の精度も高められることも決め手の一つとなりました。

導入の決め手

①年間1万2,000枚の受け取る請求書をデジタル化し、業務負担が軽減　

これまで定期的に紙でやり取りしていた事業者の6割から「BtoBプラットフォーム 請求書」で請求書を受け取っています。残りの4割は業務上、紙でのやりとりとならざるを得ない事業者ですが、4割の紙媒体の請求書も別途電子保存することで前述の課題をすべて解決し、毎月の衣装ケース運びの重作業からも解放されました。

紙の量自体も減って、年間の重量は85キログラムから37キログラムと、48キログラムの削減になりました。重量が半分以下なので紙に換算すると、8,000枚ほどまで減った試算です。

②月末に発生していた時間外業務の削減に成功　

現在は、「BtoBプラットフォーム 請求書」で受け取った請求データをCSVでダウンロードし、財務会計システムへ連携しています。明細までデータ化されて検索性は大いに向上しました。

これまで月末の一週間ほどは、2人がかりで毎日21時まで残業し、なんとか会計処理を間に合わせていました。今は、基本的に残業はなくなり、時間外業務は劇的に減りました。導入時の試算より業務量が減り、大きな経済効果を得られています。

今後の展望

他の自治体でも同様かもしれませんが、人口減にともなうサービスの縮小は、行政が抱える課題です。そんな中でも医療を提供できる体制を構築し続けないといけません。できるうちにバックオフィス業務をスマート化させ、少人数でも負担なく対応可能な体制を築きたいです。

ツールを導入しデジタル化しただけでは業務は効率化しません。業務を抜本的に見直し、バラバラなやり方を統合してこそ利益が享受できるので、処理を一元化し、ひとつのフローですべての業務が終わる形にしたいと考えています。そのためにも、「BtoBプラットフォーム 請求書」の利用率を高めていきたいです。

（事例インタビュー全文の資料ダウンロードはこちら：https://www.infomart.co.jp/case/0327.asp）

■ サービス概要

「BtoBプラットフォーム 請求書」は、「発行する請求書」だけでなく「受け取る請求書」「支払金額の通知」等、多様な請求業務のデジタル化に対応可能な国内シェアNo.1（※1）請求書クラウドサービスです。時間・コスト・手間のかかる請求業務を大幅に改善し、ペーパーレス化、経理のテレワークの実現を後押しします。請求書のやり取りにおいて、PDF等へ変換することなく、デジタルデータのままやり取りできる「データtoデータ方式」を採用しており、電子帳簿保存法（※2）やインボイス制度にも対応しています。（2025年2月現在で115万社以上が利用しています。）

URL：https://www.infomart.co.jp/seikyu/index.asp

（※1）2024年度　東京商工リサーチ調べ：https://corp.infomart.co.jp/news/20250116_5707/

（※2）JIIMA 「電子取引ソフト法的要件認証制度」認証取得済：https://www.jiima.or.jp/certification/denshitorihiki/list/

■ 名寄市立総合病院について

病院名：名寄市立総合病院

代表者：病院事業管理者　和泉 裕一

所在地：北海道名寄市西7条南8丁目1番地

設立：1937年11月24日

URL：https://www.nayoroch.jp/

■ インフォマートについて

1998年の創業以来、企業間取引における請求・受発注等の業務効率化を実現するクラウドサービスを提供・運営しています。主力サービスの「BtoBプラットフォーム」は、115万社以上が利用。プラットフォーム内の総流通金額は年間62兆円以上。

会社名：株式会社インフォマート（東証プライム市場：2492）
代表者：代表取締役社長　中島 健
本社所在地：東京都港区海岸1-2-3 汐留芝離宮ビルディング13階
設立：1998年2月13日
資本金：32億1,251万円（2024年9月末現在）
事業内容：BtoB（企業間電子商取引）プラットフォームの運営
従業員数：841名（2024年9月末現在）
URL：https://corp.infomart.co.jp/