電話に出られないサロン必見　電話代行サービス「オフィスのでんわばん」に予約の取りこぼしを防ぐ予約代行オプション登場

～予約機会の最大化とスタッフの業務負担軽減を実現～

  

クラウドPBX「MOT/TEL（モッテル）」を提供する 株式会社バルテックは、電話代行サービス「オフィスのでんわばん」において、「予約代行オプション」の提供を開始しました。美容室・ネイルサロン・エステサロンなどの事業者を中心に、多様な業種で活用可能なサービスとして提供します。

 ■ 開発背景 

サロン業界では、施術中の電話対応による業務中断や、対応遅れによる予約機会の損失が課題となっています。

「施術中で電話に出られない スタッフが少なく対応が追いつかない」

「電話対応のために業務を中断しないといけない・・・」

「営業時間外の予約を取りこぼしている」

「電話対応のために人を雇えない」

これらの課題に対応するため、「オフィスのでんわばん」では、従来の電話取次に加え、予約受付まで対応可能なオプションをリリースしました。

 ■ サービス概要 

「予約代行オプション」では、専門オペレーターがサロンに代わって電話応対を行い、以下の対応を実施します。

・予約希望日のヒアリング

・空き状況の確認

・メニューのご案内（事前に資料をいただいたきご案内）

・料金のご案内（事前に資料をいただきご案内）

・予約の変更・キャンセル

・キャンセル時の規定・キャンセル料金のご説明

・道案内

・その他（忘れ物確認・営業TELなど）

すでにホットペッパービューティーなどのご利用の予約システムがあればそのまま運用できるオプションもご用意しています。

空き状況を確認し、予約確定まで対応します。予約の変更・キャンセルもシステム入力で対応可能です。 予約以外のシステム入力も可能です。

【料金】

●予約代行オプション料金：15,000円/月

●システム入力オプション料金：15,000円/月

 ■ 導入メリット 

・施術中の電話対応を削減し、顧客満足度を向上 

・予約の取りこぼしを防ぎ、売上機会を最大化 

・スタッフの業務負担を軽減し、本来業務に集中可能 

・経験豊富な オペレーターが 対応

・採用・教育コストなど人件費削減

・営業時間外の予約対応も強化（※プランに応じて）

予約の取りこぼしがなくなり、機会損失の削減・顧客満足度の向上が見込めます。

■ 電話代行「オフィスのでんわばん」とは 

オフィスのでんわばんは、施術中にかかってくる電話を専門スタッフが代わりに受け、不要な営業電話は遮断し、必要な電話だけを担当者にメールやチャットにて通知する電話代行サービスです。希望に合わせて取次ぎも可能です。
通話録音や履歴確認、着信拒否などにも対応しており、通話内容に合わせた応答の指示も可能、電話対応の手間やムダを大幅に削減できます。 

転送時の通話料が不要なのも大きな特長です。
施術中の電話対応を代行し、予約の取りこぼしを防止。スタッフの負担を軽減し、本来業務に集中できる環境を整えることで、売上機会の最大化と顧客満足度の向上をサポートします。

サービス詳細：https://www.mot-net.com/mottel/secretary_service 

【電話代行「オフィスのでんわばん」の特徴】 

・柔軟な対応体制 

一次対応のメール報告だけでなく、事前情報による回答対応や内線への直接取次ぎも可能。業種・業務に合わせたきめ細やかな対応が可能です。 

・通話内容に合わせた応答の指示が可能 

通話内容に合わせた応答の指示が可能です。オペレーター側でやり取りを完結し折り返しの電話を削減することができます。 

よく聞かれる質問や、場所・時間などの案内、特定の電話番号への伝言などをあらかじめ設定しておき、オペレーターが一次対応を完結させ、業務効率の向上を実現します。 

・無駄なコストの削減 

一般的な電話代行は、代行業者へ外線転送が必要で、その際に転送料金が発生します。一方「オフィスのでんわばん」では転送料金不要。無駄なコストを削減できます。 

・営業電話や迷惑電話はカウント除外 

営業電話や迷惑電話はコール数から除外するので無駄な着信数を削減します。 営業電話、迷惑電話などの不要な着信はブロックすることで次からの着信はありません。実際に必要な通話だけにコール数を割り当てられ、費用対効果が向上します 

【業種別「オフィスのでんわばん」の活用事例】 

弁護士 

通話録音機能により、相談内容を後から正確に確認でき、伝達ミスや聞き漏れを防止します。 録音禁止の裁判所などは除外する設定が可能。通話内容は専用チャットで連絡し、情報漏洩を防止します。 

不動産・飲食・サロン 

接客中などのの電話対応を0にしてお客様対応に集中でき、顧客満足度の向上にも役立ちます。店舗の電話番として電話一次対応を行い予約の取りこぼしを防ぎます。 

IT・ソフトウェア 

IT/ソフトウェア会社向け電話代行の導入は、プログラマーが作業に没頭できる環境作りに役立ちます。プログラマーの電話対応を0にしてコーディングなどコア業務に集中。 

今までプログラマーが行っていたリーダー・上司への取次ぎを代行します。 

経理 

より業務に集中できるようになります。 

担当者へ取り次ぐだけの様な無駄な電話対応を0に、また、時間のかかる電話対応を代行することで残業時間も短く。間違い電話・営業電話など不要な電話は全てカットし必要な電話のみ内容をお伝えします。 

■ クラウド電話「MOT/TEL（モッテル）」と連携 

「MOT/TEL（モッテル）」は、インターネット回線を利用したクラウド型電話サービスです。スマートフォンでお店の番号を使った発着信が可能でスマホでどこでも電話対応が可能になり、電話対応の効率化を実現するツールです。

「オフィスのでんわばん」と組み合わせることで、受電後の折り返し連絡もスマホからお店の番号で発信可能。個人番号を使う必要がなく、セキュリティ面でも安心です。 

サービス詳細：https://www.mot-net.com/mottel 

■会社概要 

□株式会社バルテック     

事業内容：ICT機器及びソフトウェアの開発・製造・管理     
設立：　1993年3月23日     
所在地：〒163-1103　東京都新宿区西新宿6-22-1　新宿スクエアタワー3階     
URL：https://www.webjapan.co.jp/    

提供サービス：   
クラウド電話「MOT/TEL（モッテル）」  
電話代行サービス「オフィスのでんわばん」  
AIカメラシステム「VASS」  
ウェアラブルカメラ「MOTウェアラブルカメラ」