ビジネスパーソン*は平均約320時間/年も議事録作成に費やしている！議事録の作成業務における現場の負担とDXの浸透を調査

キヤノンMJ

2023年2月21日 10時00分

キヤノンマーケティングジャパン株式会社（代表取締役社長：足立正親、以下キヤノンMJ）は、議事録の作成経験がある全国のビジネスパーソン*を対象に、「議事録／発言録の作成業務」における負担や、議事録DXを可能にするAIサポートツール・アプリの浸透度合いを調査しました。
*調査対象1000サンプルのうち、「この1年以内に自身で作成したことがある」と回答した735サンプルを母数とする。

●議事録作成業務の調査サマリ

・議事録／発言録の作成に負担を感じている方は67%
・オンライン会議が増え、議事録作成の負担はますます大きくなってきている
・ 70％の方が、議事録／発言録の作成の業務に際してAIサポートツール・アプリの使用を希望している
・しかし、実際に議事録作成業務におけるDXが進んでいる現場はわずか1.4％
・コスト削減や業務効率化を推進する「守りのDX」が求められている

●調査概要
調査方法：インターネット調査
調査対象：
全国20〜59歳までのビジネスパーソン（経営者・自営業者・専門職・正社員等　※派遣社員、パート、アルバイトを除く）かつ勤め先で議事録作成業務のある人
有効回答数：1,000名
調査期間：2022年12月16日～12月20日
アンケート項目：（抜粋）
・「議事録/発言録の作成業務」について、直近１年以内にどのくらいの頻度で行いますか。
・DXを実現することで期待する効果や成果について、自身の考えとして、あてはまるものをお選びください。
・現在の勤め先で週に何回程度、会議（打合せ、ミーティング）に参加されますか。
・議事録/発言録の作成業務に週に何時間かけていますか。
・議事録/発言録の作成業務は、どの程度のものが求められますか。
・発言内容を自動でテキスト化してくれるレコーダーなど議事録業務をサポートするツールやアプリを使いたいと思いますか。
・もし仮に、議事録/発言録の作成業務を効率化することができたら、空いた時間をどのようにお使いになると思いますか。
・過去２～３年と比較して、オンライン（WEB）会議の頻度は増加しましたか。オンライン（WEB）会議の頻度が増加した場合に議事録/発言録の作成業務負担はどのように変化しましたか。

●調査結果
１）議事録／発言録の作成に負担を感じている方は67%
週1回以上会議に参加している人は55.3％、議事録/発言録の作成業務に負担を感じている人は67.2％にのぼります。ワークスタイルの変化によって普及したオンライン会議によって負担が大きくなったと回答した人は18％でした。
テレワークによって移動時間の削減・資料のデジタル化などが進んだ一方、オンライン会議の議事録／発言録の作成においてはデジタル化が進んでおらず、業務効率化への期待が高まっていると考えられます。

また、週1日以上議事録／発言録の作成業務がある割合を年代別に比較すると、20代が最も多く、若手社員が作成業務を担っていることがわかります。

議事録／発言録の作成にかける1週間あたりの平均時間は6.13時間、年間で換算すると319.6時間にのぼります（6.13時間×年間週数52.14）。年代別では20代が1週間あたり8.46時間を費やしています。

また、議事録／発言録の作成業務の効率化による空いた時間の使い方をたずねたところ、「会議に集中する（37％）」、「会議で発言する機会が増える（21.8％）」、「他の作業を進める（50.9％）」、「残業時間を削減する（32.3％）」などが挙がりました。

２）70％の方が、議事録／発言録の作成の業務に際してAIサポートツール・アプリの使用を希望しているが、DXが進んでいる現場はわずか1.4％
議事録／発言録に対して「作成は必要」「エビデンスとして有効」と回答した人は、いずれも7割超。その一方で「通常業務に支障が出る（60％）」、「作成業務が残業につながる（62.3％）」、「作成業務を担当すると発言機会を損なう（62.2％）」、「作成業務の負担が大きい（68.8％）」など、業務改善への課題感が見てとれます。また「会議をしながらの作成が理想」「作成はAIに任せてもいい」など、DXによる作成業務の効率化への期待も感じられます。

議事録／発言録の作成業務において、サポートツールやアプリの使用意向を聞いてみると、72.6％の人が使用したいと回答しています。しかしながら、使用したいと回答した方のうち、既に利用している方は、わずか1.4％と需要と実態に大きな乖離が発生していることがわかりました。

３）コスト削減や業務効率化を推進する「守りのDX」が求められている
DXを実現することで期待する効果や成果についてたずねてみると、67.9％がコスト削減や業務効率化などの「守りのDX」に期待していました。新規顧客の獲得や新規事業の創出等の「攻めのDX」だけでなく、「守りのDX」も両輪で推進し、企業の生産性を向上させることが重要だと考えられます。

４）AIライティングレコーダーで議事録革命！「VOITER（ボイター）」のご紹介

「VOITER（ボイター）」は、議事録／発言録作成業務を強力にサポートする、iFLYTEK社が開発・製造するボイスレコーダーです。「VOITER」は、音声の録音と同時に、AIによるリアルタイム文字起こしを自動で行います。録音と文字起こしを「VOITER」に任せることで、会議中に発言機会を失うことなく、また会議後の議事録作成業務の時間を削減します。
「VOITER」は、雑音環境での音声認識技術を競う国際コンテスト「CHiME」で2016～2020年（隔年開催）で3回連続世界No.1を受賞したiFLYTEK社の高い音声認識技術と、それを支える高度なノイズ処理テクノロジーを搭載しています。
認識した音声を自動テキスト化した際に間違えた言葉は、AIが文脈を判断して自動修正することで、より正確な文字起こしを実現します。
負担の大きい議事録の作成業務はAIに任せてみませんか。「VOITER」は、業務の効率化、生産性の向上に寄与します。

■iFLYTEK社製品「VOITER」ラインアップ