アフターコロナも会議室の無駄遣いをストップ！ スマートオフィスソリューション「Nimway」 新たに「会議室の空予約対策機能」を提供開始

- 開発の背景やこだわりも！サービス企画者のコメントを公開 -

　ソニーネットワークコミュニケーションズ株式会社の提供するスマートオフィスソリューション「Nimway（ニムウェイ）」は、このたびサービスのアップデートを行い、会議室の無駄遣いを防ぐ空予約対策機能「Nimway Space Releaser（ニムウェイ スペースリリーサー）」を提供開始したことをお知らせします。
　新機能「Nimway Space Releaser（以下Space Releaser）」によって、アフターコロナのオフィス再開やフリーアドレスへの移行によって増加が予想される会議室やワークスペースの「空予約」など、これからのオフィスの会議室・ワークスペース管理に関する本質的な課題解消をサポートします。
 

＜サマリー＞
・ 「Nimway」の新機能「Space Releaser」は、アフターコロナに発生しうる会議室やワークスペースの
　無駄遣いを防ぐ「会議室空予約対策機能」
・ 強制的な会議室の予約解除ではなく「予約者自らが自発的にキャンセルをする」よう促すことで、
　利用者に会議室利用への意識や行動を改善し、会議室・ワークスペース管理の本質的な課題解消や予防を目指す
・ 「空予約に課題感を持っている」、「今後出社率が増えた場合に備えて会議室・ワークスペースの利用効率化
　を目指したい」という企業に最適

■「Space Releaser」概要
「Nimway」は、会議室の予約利用の効率化という課題に対して、従来、センサーデータの強みを活かした予約率と利用率の比較による空予約率の‟現状分析“や、リアルタイムの「予約済み・空き状態」の表示による‟可視化“ と会議室利用開始時のチェックインがない場合に自動的に予約をリリースする‟チェックイン・自動リリース機能“という二つの対策方法を提供してきました。

新機能「Space Releaser」は、会議室やワークスペースの無駄遣いを減らし、利用効率化を支援するための機能です。会議室の利用状況をモニタリングして、会議が早く終了して予約時間内に途中退出をしたり、急なキャンセルなどにより使用されていない可能性が高い会議室を特定し、「Nimway」アプリから自動的に予約者に会議室の開放を依頼する通知を出したりすることができます。
予約者は通知から簡単に会議室の予約を開放することができるので、ユーザーへの負担なく、会議室をより効率的に活用することができるようになります。

 

本機能は「Nimway」を契約中の場合は、無償で提供することが可能です。「自動リリース機能」とも組み合わせて利用が可能です。また、センサーによって各スペースの詳細な利用状況を把握するため、会議室だけでなくデスクなどのワークスペースにも使用することができます。

■「Space Releaser」の特徴
「Space Releaser」の特徴は、強制的に会議室の予約を解除するのではなく、予約者へ会議室の開放を促す通知を出すことによって、「他の人が利用できるように予約者自らが自発的にキャンセルをする」、という点にあります。
予約者が「Nimway」から届く通知を目にすることで不必要な予約をしていたことを自覚しやすくなること、そして自発的にキャンセルという行動を起こすことによって、今後の行動や意識の改善を期待することもできます。

■サービス企画チームからのコメントを公開
「Space Releaser」開発に携わる、事業開発部 事業開発1課 Nimwayサービス企画 リーダーの井町 友香から、「Space Releaser」開発の背景やこだわりに関するコメントを公開します。


　　　　　　　　　　　　事業開発部 事業開発1課 Nimwayサービス企画 リーダー
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　井町 友香

Q１.「Space Releaser」開発に至った背景を教えてください
A.
ワークスペースや会議室が予約されているのに未使用な状態、いわゆる「空予約」の問題に悩まれている企業様はグローバルでも従来から多く見られ、コロナウィルスの感染状況が落ち着いて出社率が増えオフィス稼働率が上がるとともに、この課題に直面するお客様はより増加すると予想されます。
日本で「Nimway」を導入されるお客様も、この問題への対策のために会議室にチェックインしない場合に会議室を強制的にキャンセルする「自動リリース（予約解除）機能」の利用を検討されることは非常に多いです。

しかし、この自動リリース機能は、「会議室が予約されているのに使われていない」を短期間で最小化するための効率的な方法である一方、従業員の本質的な会議室利用方法の改善には繋がりにくいという面があります。

本質的な改善に繋がっていない例： 
● 自動的に予約解除されるため、空予約をしていた場合でも予約者に「会議室を無駄遣いしてしまった」という
　意識が生まれにくい
● 自動リリース機能により、分析時の数値上では予約時未使用率が改善されていたり、突発的な会議に利用でき
　る場所が増えていたりするように見えても、会議を設定する利用者の体感では会議室の不足が改善されていない
　可能性がある
● ルールを守って会議室を利用している従業員にも、「必ず時間通りにチェックインをしなければならない」と
　いうストレスや手間を与えてしまう

会議室予約・利用率がひっ迫している場合には、強制的な会議室の自動リリースという特効薬により短期間で効果を得ることがより重要となるケースもあります。

「Space Releaser」では、利用者や管理者の負担を最小限にしながら本質的な課題の改善や予防を目指すという選択肢もご提供できないかという思いで、この機能の開発・リリースに至りました。

Q２.「Space Releaser」はどのような企業にお勧めですか？
A.
現状はまだ深刻な会議室不足は起こっておらず、「なんとなく空予約に課題感を持っている」、「今後出社率が増えた場合に備えて空予約対策を行いたい」、といった状態の企業にお勧めです。
また、「初めて空予約の対策を行う」という企業には、現状の分析や可視化、リリース依頼通知機能から段階的に対策を始めていただくのがよいと思います。

会議室不足の声が大きくても、分析データを見てみるとそれほど深刻な状態ではなかった、というケースも実際にあります。
また、空予約の実態をデータにより可視化することで、自動キャンセル等のより強い対策を実施する際のエビデンスにも利用でき、従業員の納得を得られやすいメリットもあります。

「空予約防止＝自動リリース」というイメージを持たれている企業も多いですが、会議室利用時の従業員体験にできるだけ影響を与えず、少し長い目で本質的な改善や予防を目指していくことも選択肢の一つとして知っていただければ嬉しく思います。

「Nimway」は、ワークスペースの管理・予約およびデータ分析をご提供することで、オフィスに関するあらゆる課題を解決し、With/After コロナ時代の多様かつ新しい働き方を今後もサポートしてまいります。

 

◆導入に関するお問い合わせ 「Nimway」公式サイト」： https://nimway.sonynetwork.co.jp

 

※「Nimway」は、当社のグループ会社である Sony Network Communications Europe B.V.が欧州に開発拠点を置きながらグローバルに展開するサービスです。当社は、Nimway事業の日本国内のお客様向けのサービス企画や販売などを担っております。

※サービス等の詳細については公式サイト（ https://nimway.sonynetwork.co.jp ）を参照ください。
※記載されている会社名および商品名、サービス名は各社の商標または登録商標です。


　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　以上