TIS、千代田化工建設にクラウド型経費精算システム「Spendia」を導入

～グループ全体の紙に依存した経費申請・精算業務からの脱却を支援～

TISインテックグループのTIS株式会社（本社：東京都新宿区、代表取締役社長：岡本　安史、以下：TIS）は、経営管理サービス群「ACTIONARISE」のクラウド型経費精算システム「Spendia（スペンディア）」を、千代田化工建設株式会社（本社：神奈川県横浜市、代表取締役社長：太田　光治、以下：千代田化工建設）に導入したことを発表します。

クラウド型経費精算システム「Spendia」はTISが経費精算システムを20年以上提供してきた知見をもとに、日本の制度や商習慣に合わせて開発した経費精算クラウドサービスです。SaaSでありながら、大企業が抱える特有要件にも対応できる豊富な機能と柔軟性をもち、スマホアプリで経費精算を完了できる利便性が特長です。

背景

千代田化工建設は、石油・ガス、化学など国内外でさまざまなプラント建設を手がける総合エンジニアリング企業で、グループ従業員数は総勢3,000名以上にのぼります。世界およそ60の国または地域でのプロジェクト実績をもち、インフラ構築に関する高い技術力を有しています。

グループ各社の経費申請・精算業務は、本社では人事系パッケージ製品を利用する一方、子会社ではExcelで申請伝票を起票後、会計システムに連携されるなど、それぞれ異なる仕組みで運用されていました。中でもグループ各社で共通の課題となっていたのが、経費申請・精算における紙への依存です。毎月、各部門の担当者が紙の領収書を台紙に貼り付けて提出し、経理担当者はその申請内容と領収書を目視で照合しており、この作業が大きな負担となっていました。

エンジニアリング業では顧客企業やプラント建設現場への出張にかかる旅費申請が多く、紙の領収書に依存する作業の解消、効率化を検討した結果、2021年にグループの経費精算ツールを電子帳簿保存法に対応した経費精算クラウドサービスに統一する方針を決定しました。この方針の中で千代田化工建設は、領収書と申請伝票のペーパーレス化、スマートフォンからの申請・承認の実施、グループの経費精算ツールの統一を計画に掲げています。

選定理由

TISとクラウド型経費精算システム「Spendia」は、以下の理由から選定されました。

• 各種設定の自由度の高さ、カスタマイズの柔軟性

複数の社内プロジェクトに経費を按分できる点を高く評価。千代田化工建設では複数案件を兼任する社員が多く、経費の費用負担先を按分して申請するルールとなっているが、従来の運用では、あらかじめ管理者から指示された按分率に従い、社員が伝票を見ながら手計算して3通の申請を起票する手間がかかっていた。「Spendia」なら画面に按分率を入力するだけで各プロジェクトへ経費が自動的に按分されるため、社員の業務負担軽減につながると判断。

• 申請件数に左右されないユーザーID数による課金体系

千代田化工建設では交通費や備品購入の申請伝票件数が非常に多いことから、申請件数ではなくユーザーID数に基づいた料金体系である「Spendia」が運用コスト面でも最適と判断。さらに、千代田化工建設では社員全員に経費支払用のコーポレートカードを支給していることから、カード会社の明細データが自動連携できる「Spendia」を評価。

導入

「Spendia」導入を決めた当時、千代田化工建設では旅費規定の見直しを控えていたことから、まずはグループ3社に同時展開し、その後に親会社である千代田化工建設に導入する計画を立案しました。要件定義に際してはグループ各社の経理・人事担当者を集めた合同チームを結成し、第1段階として全社共通の要件を定めてグループ共通のテンプレートを確定させ、第2段階では各社独自の規定やルールに合わせた個別設定を実施しました。

プラント建設プロジェクトでは担当者の権限が複雑に分散していることから、組織の役職をもとにした承認者を自動選定する方法で承認ワークフローを設定することは困難と判断し、社内で運用している承認者管理システムから承認者情報を取得するためのインタフェース開発に取り組み、APIで「Spendia」と連携しました。さらに千代田化工建設への導入時には、海外顧客企業に提出する証憑PDFの費目名等を英語表記にする独自カスタマイズを実施し、クラウドサービスでありながら、業界の特殊事象にあわせた自由度の高い柔軟な対応を実現しています。

国内グループ会社での「Spendia」の利用は、2024年4月から本格的に始まりました。

効果

今回のクラウド型経費精算システム「Spendia」導入による効果は以下の通りです。

• 経理業務の負担軽減

台紙に貼り付けられた領収書と伝票画面を目視で確認する作業負担が大きく軽減。「Spendia」導入により、同じ伝票画面に紙の領収書をスキャンした画像、ECサイトの電子領収書、コーポレートカードの明細の紐付けが可能

• 経費精算に関する問い合わせの減少

直感的に使える操作性の高さが社員から好評となり、操作方法に関する問い合わせはほとんどなくなり、経費精算に関する社内問い合わせの対応負担軽減

• 場所や時間を選ばない利便性

パソコンやスマートフォンで場所や時間を選ばず経費精算が行えるようになり、出張が多い社員の利便性向上に貢献。また、コーポレートカードの自動連携により、クレジットカードの売上票の提出やカード明細のダウンロードが不要となり、カード事業者から「Spendia」へ自動連携される明細情報をベースとして経費申請できるため、社員の登録申請負荷を軽減

千代田化工建設コメント

当社グループは海外出張・赴任する社員が多く、海外からでも安全にSpendiaを利用できるよう、会社貸与のPCでもBYODのスマホでも、シングルサインオンでアクセスできる構成を採用しています。IDとパスワードによる認証よりもセキュリティを強度なものにすることで、経費明細に含まれる顧客情報が外部に漏えいしないよう留意しました。これまでのオンプレミスの人事パッケージでは、ハードウェアのメンテナンスや定期的なリプレースが課題でした。クラウド移行によりインフラ面が全部TISにお任せになり、インボイス制度のような法改正への対応も、開発不要で対応できるのは大きなメリットです。

今後もグループ全体で業務効率化に向けたDXを構想中です。TISインテックグループはソリューションの領域がとても広いので、新たな挑戦にぜひ協力いただければと思います。

千代田化工建設株式会社　人事部　

労務セクション　セクションリーダー　荒井　秀明氏

千代田化工建設株式会社　人事・DX本部　ITマネジメント部

コーポレートICTセクション　コーポレートアプリチーム　手塚　亜紗子氏　

本件の詳細は以下URLをご参照ください。

https://www.tis.jp/casestudy/casestudy_175.html

クラウド型経費精算システム「Spendia」について

経費精算システムを20年以上提供してきた知見をもとに、TISが日本の制度や商習慣に合わせて開発した経費精算クラウドサービスです。SaaSでありながら各企業ならではの要件にも対応できる豊富な機能と柔軟性をもち、スマホアプリで経費精算を完了できる利便性が特長です。

詳細は以下をご参照ください。

https://www.tis.jp/service_solution/spendia/

経営管理サービス群「ACTIONARISE」について

TISの「ACTIONARISE」は、データで企業の成長と競争力の強化を実現する経営管理サービス群です。経営に必要なデータの生成から適切な収集・整理、データに基づく経営判断とアクションの定着まで、スピーディかつ確実なデータドリブン経営への変革を支援します。

詳細は以下をご参照ください。

https://www.tis.jp/branding/actionarise/

千代田化工建設について（https://www.chiyodacorp.com/jp/）

千代田化工建設は、1948年の創業以来、およそ60の国と地域におけるさまざまなプラント建設を通じて、グローバルな課題解決に貢献してきた総合エンジニアリング会社です。当社のパーパスである「社会の“かなえたい”を共創（エンジニアリング）する」に基づき、培ってきた技術力とプロジェクト遂行力を通じて、人びとの生活を支えるエネルギー分野だけでなく、脱炭素分野やライフサイエンス分野、宇宙分野などの多くの事業領域において、お客様とパートナーと協力しながら、人と地球の持続的で豊かな未来の創造に貢献しています。

TIS株式会社について（https://www.tis.co.jp/）

TISインテックグループのTISは、金融、産業、公共、流通サービス分野など多様な業種3,000社以上のビジネスパートナーとして、お客さまのあらゆる経営課題に向き合い、「成長戦略を支えるためのIT」を提供しています。50年以上にわたり培ってきた業界知識やIT構築力で、日本・ASEAN地域の社会・お客さまと共創するITサービスを提供し、豊かな社会の実現を目指しています。

TISインテックグループについて

TISインテックグループは、国内外グループ2万人を超える社員が『ITで、社会の願い叶えよう。』を合言葉に、「金融包摂」「都市集中・地方衰退」「低・脱炭素化」「健康問題」を中心としたさまざまな社会課題の解決に向けてITサービスを提供しています。デジタル技術を駆使したムーバーとして新たな価値を創造し、人々の幸せと持続可能な豊かな社会の実現に貢献します。

※ 記載されている会社名、製品名は、各社の登録商標または商標です。

※ 記載されている情報は、発表日現在のものです。最新の情報とは異なる場合がありますのでご了承ください。

◆本サービスに関するお問い合わせ先

TIS株式会社　デジタルイノベーション事業本部

デジタルイノベーション営業統括部　デジタルイノベーションマーケティング部

E-mail：[e-mail]