3割強の企業が「社員の退職・異動時のデータ管理・削除に関する明確なルールやガイドライン」を設けていない！株式会社創朋が「企業の人事異動・退職時におけるデータ管理の実態調査」を実施！

株式会社創朋（本社：東京都千代田区、代表取締役社長：樫原 陽一郎）は、企業の情報システム管理者およびIT担当者を対象に「企業の人事異動・退職時におけるデータ管理の実態調査」を実施しました。この調査結果から、企業の人事異動・退職時におけるデータ管理の実態などが明らかになりました。

 ＜背景＞

近年、企業における情報管理の重要性がますます高まっています。特に、退職者や異動者が業務で扱っていたデータや利用していた端末の適切な処理は、企業の機密情報を守るうえで欠かせない課題の一つです。しかし、実際には適切なデータ削除が行われておらず、意図せぬ情報漏洩リスクを抱えているケースも少なくありません。また、4月の新年度を控え、多くの企業では人事異動や退職が増加する時期を迎えます。このタイミングで適切なデータ整理を行わなければ、企業の機密情報が意図せず流出する可能性もあります。では、企業はどのように退職・異動に伴うデータ管理を行っているのでしょうか。そこで今回、株式会社創朋は、企業の情報システム管理者およびIT担当者を対象に、企業における「人事異動・退職時のデータ管理」に関する実態調査を実施しました。

＜調査サマリー＞

・企業の情報システム管理者およびIT担当者の9割以上が近年、企業における情報管理の重要性が高まっていると感じている

・企業の情報システム管理者およびIT担当者の約95％が、退職・異動時の業務データや端末の管理が不十分な場合、情報漏洩リスクがあると考えている

・7割弱の企業は退職・異動時のデータ管理・削除に関する明確なルールやガイドラインを設けているものの、3割強の企業はそうしたルールやガイドラインを設けていない

・約2割の企業が、過去、退職・異動時のデータ削除が不十分だったことで、情報漏洩やセキュリティ事故につながったケースを経験している

・退職・異動時に、従業員が使用していたPCやストレージのデータなどの削除方法で最も多いのは「フォーマット（初期化）」すること

・退職・異動時のデータ管理・削除に関する明確なルールやガイドラインを設けていない企業が、従業員が使用していたPCやストレージのデータの削除方法として最も多く使っている方法は「フォーマット（初期化）」すること

 ＜調査概要＞

調査期間：2025年2月4日～2月7日

調査方法：インターネット調査

調査対象： 企業の情報システム管理者およびIT担当者（20代～50代の男女）

調査人数：332名

モニター提供元：RCリサーチデータ

 

企業の情報システム管理者およびIT担当者の9割以上が近年、企業における情報管理の重要性が高まっていると感じている

まず、「近年、企業における情報管理の重要性が高まっていると感じるか」を尋ねる設問への回答では、1位が「非常にそう感じる」で51.5％、2位が「ある程度そう感じる」で41.0％という結果になりました。1位と2位の回答を合計すると回答率90％を超える形となり、この結果から、企業の情報システム管理者およびIT担当者の9割以上が近年、企業における情報管理の重要性が高まっていると感じていることが明らかになりました。

企業の情報システム管理者およびIT担当者の約95％が、退職・異動時の業務データや端末の管理が不十分な場合、情報漏洩リスクがあると考えている

次に、「退職・異動時の業務データや端末の管理が不十分な場合、情報漏洩リスクがあると考えるか」を問う設問への回答では、1位が「ある程度リスクがあると考える」で54.2％、2位が「非常にリスクが高いと考える」で40.7%という結果になりました。1位と2位の回答を合計すると回答率約95％となり、この結果から、企業の情報システム管理者およびIT担当者の約95％が、退職・異動時の業務データや端末の管理が不十分な場合、情報漏洩リスクがあると考えていることがわかりました。

7割弱の企業は退職・異動時のデータ管理・削除に関する明確なルールやガイドラインを設けているものの、3割強の企業はそうしたルールやガイドラインを設けていない

続いて、「退職・異動時のデータ管理・削除に関する明確なルールやガイドラインを設けているか」を尋ねる設問への回答は、「設けている」が67.2％、「設けていない」が32.8％という結果になりました。この結果から、7割弱の企業は退職・異動時のデータ管理・削除に関する明確なルールやガイドラインを設けているものの、3割強の企業はそうしたルールやガイドラインを設けていないことが判明しました。

約2割の企業が、過去、退職・異動時のデータ削除が不十分だったことで、情報漏洩やセキュリティ事故につながったケースを経験している

また「過去に、退職・異動時のデータ削除が不十分だったことで、情報漏洩やセキュリティ事故につながったケースはあるか」を尋ねる設問の回答では、「ない」が83.1％、「ある」が16.9％という結果になりました。驚くべきことに約2割の企業で、退職・異動時のデータ削除が不十分だったことで、情報漏洩やセキュリティ事故につながったケースを経験している、ということがわかりました。

退職・異動時に、従業員が使用していたPCやストレージのデータなどの削除方法で最も多いのは「フォーマット（初期化）」すること

続いて、退職・異動時のデータ管理・削除に関する明確なルールやガイドラインを設けていると回答された方に「退職・異動時に、従業員が使用していたPCやストレージのデータなどをどのように削除しているか」を問う設問の回答では、1位が「フォーマット（初期化）している」で41.2％、2位が「専門のデータ消去装置を使用して削除している」で30.5％、3位が「物理破壊（HDD/SDDの破壊）を行っている」で13.0％となりました。この結果から、データの削除に関しては「フォーマット（初期化している）」ケースが多いことが明らかになりました。

退職・異動時のデータ管理・削除に関する明確なルールやガイドラインを設けていない企業が、従業員が使用していたPCやストレージのデータの削除方法として最も多く使っている方法は「フォーマット（初期化）」すること

調査の最後、退職・異動時のデータ管理・削除に関する明確なルールやガイドラインを設けていないと回答された方に「退職・異動時に、従業員が使用していたPCやストレージのデータなどをどのように削除しているか」を尋ねる設問への回答では、1位が「フォーマット（初期化）している」で35.8％、2位が「特に何もしていない」で28.4％、3位が「手動で不要ファイルを削除している」で12.8％となりました。この結果から、自分で手を動かす範疇でできる方法でデータの削除を行っている人が多いことがわかりました。

まとめ

今回の調査により、企業の情報システム管理者およびIT担当者の9割以上が近年、企業における情報管理の重要性が高まっていると感じており、企業の情報システム管理者およびIT担当者の約95％が、退職・異動時の業務データや端末の管理が不十分な場合、情報漏洩リスクがあると考えていることが判明しました。尚、7割弱の企業では退職・異動時のデータ管理・削除に関する明確なルールやガイドラインを設けているものの、3割強の企業ではそうしたルールやガイドラインを設けておらず、企業の約2割が、過去、退職・異動時のデータ削除が不十分だったことで、情報漏洩やセキュリティ事故につながったケースを経験していることが明らかになりました。また、退職・異動時のデータ管理・削除に関する明確なルールやガイドラインを設けている企業が、退職・異動時に、従業員が使用していたPCやストレージのデータなどの削除方法として多く使っている方法は、「フォーマット（初期化）」や「専門のデータ消去装置の使用」であり、退職・異動時のデータ管理・削除に関する明確なルールやガイドラインを設けていない企業が、従業員が使用していたPCやストレージのデータの削除方法として多く使っている方法は「フォーマット（初期化）」や「手動でのファイルの削除」などの自分で手を動かす範疇でできる方法であることがわかりました。

「フォーマット（初期化）」や「手動でのファイルの削除」といったデータ消去方法は、市販の「ファイル復元ソフト」で簡単にデータが復元されてしまいます。株式会社創朋は「HDD/SSD物理破壊装置・データ消去装置レンタルサービス」を提供し、企業の情報管理を強力にサポートします。破壊したい記録媒体の種類や量に応じて最適な物理破壊装置やデータ消去装置をレンタルで提供し、安全かつ確実なデータ消去を実現します。

調査実施会社

株式会社創朋

所在地：〒101-0021 東京都千代田区外神田6丁目6番1号 斎藤ビル3F
代表者：代表取締役社長：樫原 陽一郎
事業内容：HDD/SSD物理破壊機・データ消去機の開発・製造・販売、デュプリケータ輸入・製造・販売、データ破壊・データ消去・機器貸出サービス
URL：https://soho-jp.com/

株式会社創朋の「HDD/SSD物理破壊装置・データ消去装置レンタルサービス」では、物理破壊装置やデータ消去装置、デュプリケータなど当社製品の中から、記録媒体の種類、作業時間などの条件に最適な機種をレンタルでご提供しています。詳細は以下のURLをご覧ください。

HDD/SSD物理破壊装置・データ消去装置レンタルサービス
 URL： https://soho-jp.com/service/rental/